30.03.00 Cultuurgoederen

8 Proces klantmanagement en werkzaamheden

Bij klantmanagement (KM) worden op het gebied van cultuurgoederen werkzaamheden verricht.

Naar boven

8.1 Afgifte vergunningen/certificaten (incl. initieel onderzoek)

Bij de afweging om een vergunning te verlenen en bij het beheren van bestaande vergunningen, wordt de manier waarop de Douane toezicht uitoefent op de naleving van VGEM-taken meegenomen.

In de vergunning neemt u geen bepalingen of voorwaarden op die voortkomen uit de VGEM-wetgeving. Wel legt u in de individuele voorwaarden en het behandelplan de waarborgen en voorwaarden vast voor uitoefenen van het toezicht door de Douane. Bij de afgifte van de vergunning vermeldt de aanbiedingsbrief dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

Zo kunt u de vergunninghouder een actieve meldingsplicht opleggen voor goederen waar volgens de bijzondere wetgeving een actie of controle vereist is alvorens de goederen kunnen worden aangegeven voor een douaneregeling. Het kan zijn dat voor de goederen een verbod op binnenbrengen geldt zonder dat deze actie of controle plaatsvindt.

Naar boven

8.1.1 Behandeling aanvraag AEO status

De Douane consulteert, via het Landelijk Centrum AEO (LCAEO), haar partners (denk aan IGJ en NVWA) als bedrijven bij de Douane een aanvraag hebben ingediend in het kader van de vergunning Authorised Economic Operator (AEO) als bedoeld in artikel 38 DWU.

Deze partners leveren de Douane risicosignalen over de betreffende bedrijven. Deze risicosignalen worden geleverd aan het LCAEO. Het LCAEO koppelt aan de partner terug wat met de risicosignalen is gedaan en of de status al dan niet is verleend.

Het kan zijn dat er specifieke afspraken zijn gemaakt met het beleidsministerie. Deze staan dan in de bijlage bij het convenant dat met dat ministerie is afgesloten
Tot dusver zijn hierover geen specifieke afspraken met het ministerie van OCW/IOE gemaakt, waarmee bij de afgifte van een AEO-certificaat rekening moet worden gehouden.

Naar boven

8.2 Cyclisch toezicht

Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is, net als bij de fiscale risico’s, een gedeelde verantwoordelijkheid van respectievelijk HHB, DLTC en KM. Daarbij zal veelal sprake zijn van het beoordelen op risico en formele bepalingen op het gebied van VGEM als ook het leveren van een bijdrage aan de risicovinding.

De klantmanager/compliance-manager is verantwoordelijk voor de cyclische controle (eens in de drie jaar) van de klanten. Hierbij gebruikt men de beschikbare klantgegevens, het klantgedrag, de uitgevoerde controles en controleresultaten.

Onderzocht wordt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Op basis van de constateringen wordt bepaald welke vorm van toezicht en controlediepgang nodig is.

De uitkomsten zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingsactiviteiten die moeten worden verricht in het kader van het cyclisch toezicht

Naar boven

8.2.1 Wijze van cyclisch toezicht

Bij de aanpak van het uit te voeren cyclisch toezicht worden VGEM-vragen en -risico’s meegenomen. In deze aanpak zijn naast vragen op fiscaal gebied ook VGEM-vragen opgenomen. Deze vragen ondersteunen de klantmanager/compliance-manager bij het meten van het naleefniveau van de klant.

Voor de interpretatie van de resultaten verkregen uit de VGEM-tool en de aanpak, kan de klantmanager/compliance-manager een VaCo VGEM van de Kennisinfrastructuur binnen de eigen douaneregio raadplegen. De klantmanager/compliance-manager bepaalt vervolgens hoe de vergunninghouder gecontroleerd moet worden

Als uit het cyclisch toezicht, via de VGEM-tool of op andere wijze blijkt dat het een klant betreft die een goederenpakket heeft waarbij een eventueel VGEM-aspect kan spelen, beoordeelt de klantmanager/compliance-manager welke afdekkingsmaatregelen (wettelijk) noodzakelijk zijn.

Naar boven

8.3 Administratief toezicht

Administratief toezicht op vereenvoudigingen en vergunningen vindt plaats via de administratie van een bedrijf waarbij wordt vastgesteld of aan alle wettelijke bepalingen is voldaan. Indien beschikbaar wordt hierbij gebruik gemaakt van overige informatie zoals bevindingen naar aanleiding van uitgevoerde fysieke controles.

De medewerker die de administratieve controle verricht is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de controleopdracht. Er kan gebruik gemaakt worden van:

• In de controleopdracht verwerkte (VGEM) informatie

• De controlekaart Administratieve Controle (AC)

• Het werkprogramma in de controleapplicatie Audit Tool Douane (ATD)

Naar boven

8.4 Hulpmiddel voor VGEM-werkzaamheden binnen KM

Door het grote aantal VGEM-onderwerpen is het lastig om vast te stellen welke VGEM-onderwerpen van belang zijn in relatie tot een klant, aangifte of goederencode. Om een indicatie te kunnen geven welke VGEM-onderwerpen relevant zijn, zijn tools ontwikkeld. Deze tools ondersteunen de medewerkers KM en DLTC bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s.

De VGEM-tool ondersteunt medewerkers bij het inzichtelijk maken van de VGEM-indicaties die van toepassing zijn bij de diverse goederencodes. De VGEM-tool is niet meer dan een hulpmiddel om VGEM-rakingen in beeld te brengen. Op basis van de informatie die de VGEM-tool oplevert, zal een nadere analyse moeten plaatsvinden.