5.00.00 Overige bepalingen
9 Bewaarplicht
9.1 Algemeen
Iedereen die direct of indirect is betrokken bij transacties die in het kader van het goederenverkeer worden verricht, moet
op grond van artikel 16 CDW alle bescheiden met betrekking tot deze transacties bewaren.
Volgens artikel 16 CDW is de termijn tenminste drie jaar.
Deze termijn is langer als in de geldende bepalingen een ander termijn is vastgesteld. Een dergelijke bepalingen zien we in
artikel 1:32 van de Algemene douanewet. Dit artikel wordt hierna besproken. Als uit een douanecontrole blijkt dat een douaneschuld
moet worden herzien, dan moeten de bescheiden zolang worden bewaard als voor de controle en de herziening nodig is. In dit
laatste geval wordt de minimum termijn van drie jaar verlengd.
(artikel 16 CDW)
Een ieder die in Nederland een bedrijf uitoefent en direct of indirect is betrokken bij transacties in het handelsverkeer,
is verplicht een administratie te voeren waaruit de voor de goederen en het goederenverkeer van belang zijnde rechten en verplichtingen
blijken.
(artikel 1:32 Algemene douanewet)
Zo moeten facturen, nota's, vrachtbrieven en andere gegevensdragers worden bewaard. Deze administratie moet de administratieplichtige
vervolgens zeven jaar bewaren.
De Algemene douanewet verwijst voor deze administratie en de administratieve verplichtingen naar Boek 2 en Boek 3 van het
Burgerlijk Wetboek.
Door deze aansluiting met het Burgerlijk Wetboek kan maximaal worden aangesloten bij de commerciële administratie van de administratieplichtige.
Hierdoor is het voor de inspecteur mogelijk om een administratieve controle uit te voeren en worden de administratieve lasten
voor de administratieplichtige zoveel mogelijk beperkt.
Van belang is de wijze waarop de gegevens worden bewaard.
De administratieplichtige mag de gegevens overbrengen en bewaren op andere gegevensdragers.
Bij het overbrengen op andere gegevensdragers moeten de nodige maatregelen worden getroffen om te zorgen dat:
-
aan de bewaartermijn van zeven jaar wordt voldaan;
-
de gegevens op een zodanige wijze toegankelijk blijven dat controle binnen een redelijke termijn mogelijk is.
De overbrenging moet inhoudelijk zodanig zijn dat:
-
een juiste weergave van de gegevens is gewaarborgd;
-
een volledige weergave van de gegevens is gewaarborgd;
-
de gegevens zeven jaar beschikbaar blijven;
-
de gegevens binnen een redelijke tijd leesbaar zijn.
Let op!
-
De balans en de staat van baten en lasten mogen niet worden overgebracht op een andere gegevensdrager.
-
Van een aantal gegevensdragers hangt de bewijskracht af van de authenticiteit van deze gegevensdragers. Zo kan een afgetekend en gestempeld douanedocument niet worden overgebracht op een andere gegevensdrager, omdat de juiste weergave van de aftekening en de stempel dan immers niet meer gewaarborgd is. De weergave voldoet dan niet aan de hierboven onder a genoemde voorwaarde. Als de bewijskracht van de gegevensdrager afhangt van zijn authenticiteit kunnen de gegevens niet worden overgebracht op een andere gegevensdrager en moeten die gegevens in de oorspronkelijke vorm zeven jaar bewaard worden.
De administratie moet zodanig gevoerd en bewaard worden dat controle daarvan binnen een redelijke termijn mogelijk is. De administratieplichtige verleent de nodige medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de wijze waarop de administratie is gevoerd en is bewaard.
In de onderstaande tabel vindt u wanneer de termijn van zeven jaar voor het bewaren van de administratie begint.
Tabel 3: Begin zevenjaren-termijn voor bewaren administratie
|
Groep |
Soort goederen |
Begin termijn |
|---|---|---|
|
a. |
Goederen die in het vrije verkeer zijn gebracht in andere dan onder c. bedoelde gevallen |
Aan het einde van het jaar waarin de aangiften voor het vrije verkeer is aanvaard |
|
b. |
Goederen die ten uitvoer zijn aangegeven |
Aan het einde van het jaar waarin de aangiften ten uitvoer is aanvaard |
|
c. |
Goederen die in het vrije verkeer zijn gebracht met toepassing van een verlaagd recht bij invoer of van een nulrecht uit hoofde van het gebruik ervan voor bijzondere doeleinden |
Aan het einde van het jaar waarin het douanetoezicht op de goederen wordt opgeheven |
|
d. |
Goederen die onder een andere douaneregeling zijn geplaatst |
Aan het einde van het jaar waarin de desbetreffende douaneregeling is geëindigd |
|
e. |
Goederen die in een vrije zone of in een vrij entrepot zijn binnengebracht |
Aan het einde van het jaar waarin zij de betrokken onderneming verlaten |
(artikel 16 CDW)
Naar boven9.2 Procedures en ambtelijke werkzaamheden
In dit hoofdstuk zijn geen procedures en ambtelijke werkzaamheden opgenomen.
Naar boven9.3 Nadere bepalingen
In dit hoofdstuk zijn geen nadere bepalingen opgenomen.
Naar boven9.4 Uitzonderingen
In dit hoofdstuk zijn geen uitzonderingen opgenomen.
9.5 Strafbepalingen
Het niet bewaren van boeken, bescheiden en andere gegevensdragers is strafbaar. Er geldt een zwaardere straf als er sprake is van zowel opzet als de mogelijkheid dat door het niet bewaren van de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te weinig rechten bij invoer zouden worden geheven.
Het niet, onvolledig of onjuist verstrekken van gegevensdragers is strafbaar.
Ook strafbaar is het niet vertonen, overgeven of voor raadpleging beschikbaar stellen is strafbaar.
Indien men gegevens dragers beschikbaar stelt die vals of vervalst zijn is men eveneens strafbaar.
(artikel 10:5, Algemene douanewet)
Privé