110.00.09 Kaderovereenkomst inzake de samenwerking tussen het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en het Ministerie van Financien

3 Bijlage 2 bij de kaderovereenkomst tussen het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en het Ministerie van Financiën inzake administratieve nacontroles (Vo. 4045/89)

Bijlage bij de kaderovereenkomst inzake de samenwerking tussen het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en het Ministerie van Financiën bij de uitvoering van nietfiscale douanetaken ten behoeve van LNV.

Het betreft de samenwerking tussen:

• de Controle Coördinatie Unit (CCU) van de Algemene Inspectie Dienst (AID);

• de Belastingdienst/Douane.

ten aanzien van de administratieve controles achteraf t.b.v. landbouwrestituties, gebaseerd op verordening (EEG) nr. 4045/89.

Naar boven

3.1 Regelgeving

1. Naam wetgeving

   Op de werkzaamheden betreffende de samenwerking zijn de volgende nationale wetgeving en (basis) verordeningen van toepassing:

   • Verordening (EEG) nr. 4045/89;

   • Verordening (EG) nr. 1663/95;

   • Verordening (EEG) nr. 386/90;

   • Verordening (EEG) nr. 595/91;

   • Verordening (EEG) nr. 2913/92;

   • Verordening (EEG) nr. 2454/93;

   • Douanewet;

   • Douanebesluit;

   • Douaneregeling;

   • Regeling In en Uitvoer Landbouwgoederen.

2. Doel wetgeving

   Verordening (EEG) nr. 4045/89
   Het treffen van de nodige maatregelen om zich ervan te vergewissen dat de door het Europees Oriëntatie en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL) gefinancierde verrichtingen daadwerkelijk en op regelmatige wijze hebben plaatsgevonden, om onregelmatigheden te voorkomen en te vervolgen en om de als gevolg van onregelmatigheden of nalatigheden verloren gegane bedragen terug te vorderen.

   Controle van de handelsdocumenten van de ondernemingen die bedragen ontvangen of verschuldigd zijn, hetgeen een zeer doeltreffend middel kan zijn ter controle van de verrichtingen in het kader van de financieringsregeling van de afdeling Garantie van het EOGFL. Deze controle vormt een aanvulling op de andere door de Lidstaten verrichte controles.

   Wederzijdse bijstand tussen de Commissie en de lidstaten en tussen de lidstaten onderling, bestaande uit informatieuitwisseling en operationele samenwerking in de vorm van gezamenlijke controleacties.

   Verordening (EG) nr. 1663/95
   Bij de hervorming van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen die tot stand is gebracht bij Verordening (EG) nr. 1287/95 is voorzien in de vaststelling van uitvoeringsbepalingen aangaande de erkenning van betaalorganen, de verklaring betreffende de jaarrekeningen en de goedkeuring van de jaarrekeningen.

   Verordening (EEG) nr. 386/90
   Het stellen van regels inzake de fysieke controles die moeten worden verricht om na te gaan of de transacties waarvoor uitvoerrestituties en andere bedragen in verband met de uitvoer worden betaald, daadwerkelijk en overeenkomstig de voorschriften plaatsvinden.

   Verordening (EEG) nr. 595/91
   Door middel van een systeem van meldingen (elk kwartaal aan de commissie) van onregelmatigheden, inzicht te verkrijgen in de aard van de bedrieglijke handelwijzen en de financiële gevolgen van de onregelmatigheden zodat de onverschuldigde bedragen worden teruggevorderd.

   Douanewetgeving
   Verordening (EEG) nr. 2913/92; Verordening (EEG) nr. 2454/93; Douanewet; Douanebesluit; Douaneregeling: De bevoegdheden van de Douane betreffende controle op de juistheid, volledigheid en tijdigheid van gegevens van goederen die met restitutie worden uitgevoerd.

   Regeling In en Uitvoer Landbouwgoederen
   De uitvoeringsvoorschriften ter zake van die in en uitvoer van bepaalde landbouwgoederen en koppeling met de Douanewetgeving. Specifiek is hierin onder meer bepaald het gebruik van douanebevoegdheden bij controle van landbouwbepalingen.

3. Soort taak

   Coördinatie en uitvoering van boekhoudkundige nacontroles bij bedrijven.

   Voor de CCU:

   • De beheerstaken en bevoegdheden door de Specifieke Dienst genoemd in artikel 11 van verordening (EEG) nr. 4045/89.

   Voor de Douane:

   • De uitvoering van administratieve controles in het kader van de verordening (EEG) nr. 4045/89;

   • Het uitvoeren van tegencontroles bij derden;

   • Het uitvoeren van controles na uitvoer (CNU’s).

4. Bevoegdheden
   De controles vinden plaats op basis van artikel 48a van de Landbouwwet juncto de Aanwijzing Toezichthouders Landbouwwet (Stcrt. 1998, 25).

Naar boven

3.2 Reikwijdte van deze bijlage

1. taakverdeling tussen de voor het beleidsterrein verantwoordelijke ministeries

   De uitvoering van de taken houdt voor de Douane in:

   • het verrichten van administratieve nacontroles bij exporteurs van landbouwgoederen met aanspraak op restitutie volgens de systematiek van de "AuditPackage" en overeenkomstig de door de Controle Coördinatie Unit gestelde doelstellingen;

   • het uitvoeren van tegencontroles bij exporteurs, toeleveranciers van exporteurs van en handelaren in landbouwgoederen met aanspraak op restitutie;

   • het uitvoeren van Controles na Uitvoer (CNU’s) bij exporteurs van landbouwgoederen met aanspraak op restitutie;

   • het uiterlijk op 1 juli vaststellen van de beschikbare capaciteit voor het verrichten van 4045 controles voor het daarop volgende programmajaar;

   • het leveren van expertise bij de voorbereiding van de administratieve controle;

   • het in overleg toedelen van de door de Douane te controleren bedrijven;

   • het tijdig verstrekken van controleinformatie ten behoeve van de risicoanalyse als basis voor het opstellen van het planningsprogramma;

   • het inzage geven in klantdossiers;

   • het participeren in het opleidingsprogramma;

   • het uitvoeren van de controles volgens de overeengekomen standaards en normen.

   De uitvoering van de taken houdt voor de Controle Coördinatie Unit in:

   De uitoefening van beheerstaken die rechtstreeks voortvloeien uit verordening (EEG) nr. 4045/89 en het scheppen van de noodzakelijke voorwaarden voor het verrichten van een goede nacontrole, te weten:

   • het opstellen van een planningsprogramma,
     het jaarlijks in gezamenlijk overleg selecteren van de bedrijven op het planningsprogramma waarvan de uitvoering van de controle, binnen de omvang van het contract aan de douaneeenheden wordt opgedragen;

   • het samenstellen van risicodossiers voor de geselecteerde ondernemingen;

   • het formuleren van de controledoelstellingen per bedrijf;

   • het vaststellen en ter beschikking stellen van de SectorControledraaiboeken;

   • het opstellen van richtlijnen en leidraden voor de uitvoering van controles;

   • het opstellen van een werkinstructie;

   • het vastleggen van het kennisniveau en opleidingsprofiel van de controlerend ambtenaar;

   • het participeren in het opleidingsprogramma;

   • het opstellen van verantwoordingskaders;

   • het coördineren van tegencontroles;

   • het in overleg met de controlediensten organiseren van seminars ten behoeve van de uitvoering van controles.

2. reikwijdte

   De reikwijdte van deze bijlage heeft betrekking op een juiste, tijdige en volledige uitvoering van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB) in Nederland.

Naar boven

3.3 Uitvoering

1. Wijze van vastlegging controles en de kwaliteits en voortgangsbewaking

   De controles vinden plaats met inachtneming van de ter zake door de CCU gegeven aanwijzingen en worden uitgevoerd volgens de systematiek van de AuditPackage. Dit houdt o.m. in dat de voorbereiding van de controle geschiedt door de CCU en de uitvoering door de eenheden Douane.

   De verslaglegging omtrent de uitgevoerde nacontroles geschiedt onmiddellijk na afloop van de controle aan de CCU doch uiterlijk binnen een maand. De verslaglegging vindt plaats d.m.v. het door de CCU vastgestelde rapportagemodel.

   De kwaliteits en voortgangscontrole op de uitgevoerde administratieve controles berust bij het lijnmanagement van de Douane. De bewaking ten aanzien van de uitvoering van het controleprogramma alsmede ten aanzien van de verslaglegging en de daarbij te realiseren doelstellingen berust bij het hoofd van de CCU. Het hoofd van de CCU rapporteert per kwartaal aan het hoofd van de eenheid van de Douane de voortgang en eventuele knelpunten bij de uitvoering van de controles.

2. Prioriteit

   Prioriteiten bij de uitvoeringsvolgorde wordt in onderlinge afstemming bepaald en zijn mede afhankelijk van de uitkomsten van de risicoanalyse.

   De selectie van bedrijven vindt 1 x per jaar plaats, waarna een lijst wordt opgesteld. Uit deze lijst, het zgn. Planningsprogramma, worden de bedrijven geselecteerd die in aanmerking komen voor een administratieve controle door de Douane. De selectie vindt plaats op basis van het uitgangspunt dat de Douane uitsluitend controles instelt bij exporteurs van landbouwgoederen voor zover er aanspraak op restitutie is gemaakt. Daarbij wordt eveneens rekening gehouden met de beschikbare capaciteit.

   Per boekjaar worden op verzoek van de CCU door de Douane tegencontroles ingesteld. Tegencontroles worden door de Douane uitsluitend ingesteld in het kader van de restitutiemaatregelen.

3. Jaarplandoelstelling

   De controles vinden plaats op basis van een tijdsplanning die loopt van 1 juli tot 30 juni.

   Ieder jaar zal op verzoek van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit uiterlijk op 1 juni in overleg tussen de partijen (t.w. de 4 douanekantoren, het DIC en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit) de gewenste doelstelling omtrent de onderhavige maatregelen voor het volgend controlejaar worden bepaald.

   Deze doelstelling wordt in het besluitvormingsproces over het totaal aan doelstellingen bij de Douane meegewogen.

   Uitgegaan wordt van maximaal:

   • 80 controles, in te stellen bij op basis van verordening (EEG) nr. 4045/89 geselecteerde ondernemingen;

   • 40 tegencontroles, in te stellen bij derden die relaties kennen met geselecteerde onderneming;

   • CNU’s.

   Het merendeel van de controles vindt plaats in het ambtsgebied van Douane Noord en Douane Zuid.

   Aanpassingen kunnen plaatsvinden in overleg met het managementteam van de eenheid.

   Per boekjaar kan een doelgroepactie voor een bepaalde marktsector plaatsvinden. Dit gebeurt op basis van risicoanalyse en dient ter voorbereiding of ter ondersteuning van de activiteiten in het kader van het controleplanningsprogramma.

   Zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op 1 juli van dat jaar wordt door de Douane het resultaat van dit proces aan het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit teruggekoppeld. Hierna wordt gezamenlijk door de partijen de doelstelling en de te verstrekken informatie over de resultaten vastgesteld.

   Het aantal in te stellen controles is voor elk programmajaar afhankelijk van de uitkomst van risicoanalyses en specifieke doelstellingen. Op basis hiervan wordt in onderling overleg voor elk programmajaar het feitelijke aantal controles vastgesteld en verdeeld over de vier regio eenheden Douane. Uitgangspunten hierbij zijn efficiency en effectiviteit. Desgewenst verlenen de Douane eenheden elkaar bijstand bij de uitvoering van de controles.

4. Afhandeling geconstateerde overtredingen / problemen

   Geconstateerde onregelmatigheden worden conform de handleiding "Onregelmatigheidsmeldingen" gerapporteerd. De CCU informeert de eenheden Douane over de wijze van afhandeling van de onregelmatigheden door de betaalorganen. Indien het betaalorgaan niet conform de rapportage tot afhandeling over gaat, draagt de CCU er zorg voor dat de motivatie hiervan bekend wordt gemaakt aan de betrokken eenheid. Zonodig organiseert de CCU een overleg tussen het betaalorgaan en de betrokken eenheid.

   Het LNV draaiboek onregelmatigheden inzake verordening (EEG) nr. 595/91 is van overeenkomstige toepassing.

5. Interpretaties

   Indien er zich bij de uitvoering van de controle interpretatieve vragen voor doen, worden deze schriftelijk aan de CCU voorgelegd. De CCU draagt er zorg voor dat deze vragen aan het Coördinerend Bureau/ directie IZ c.q. betaalorgaan worden voorgelegd.

   Binnen een responstijd van maximaal 60 dagen komt het Coördinerend Bureau met een voorlopige of definitieve zienswijze ten aanzien van door de Douane uit te voeren handelwijze inzake de betreffende controles.

   De Douane draagt er zorg voor dat B/CPP ter zake hiervan eveneens wordt geïnformeerd.

Naar boven

3.4 Samenwerking

1. Signalering knelpunten

   Partijen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het samenwerkingsverband. Eén en ander laat onverlet de verantwoordelijkheden van het Hoofd van de CCU.

   Eventuele problemen met betrekking tot de kwaliteit, juistheid en tijdigheid van de door de Douane uit te voeren of uitgevoerde controles worden door het Hoofd van de CCU voorgelegd aan de voorzitter van het managementteam van de desbetreffende Douane eenheid. Deze draagt zorg voor de oplossing van de problemen, indien noodzakelijk in samenwerking met de voorzitters van de overige douane eenheden.

   De Douane kan dergelijke problemen via de voorzitter van het managementteam voorleggen aan het Hoofd van de CCU. Deze draagt zorg voor de oplossing van de problemen.

2. Terugkoppeling aan de Douane

   In alle gevallen wordt de Belastingdienst/Centrum voor proces en productontwikkeling (B/CPP) door het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit geïnformeerd over voor te nemen wetswijzigingen en over beleidswijzigingen c.q. aanpassingen in de verordening.

3. Risicoanalyse

   De Douane Informatie Afdeling (DIA) van Douane Noord kan ter bevordering van het effectief en efficiënt handhaven van de wetgeving als bedoeld in deze bijlage risicoanalyses uitvoeren. De behoefte aan een risicoanalyse (c.q. bijstelling van een bestaande risicoanalyse) wordt door de DIA Noord in samenwerking met de CCU bepaald, waarna gezamenlijke uitvoering van de risicoanalyse zal plaatsvinden. Hierbij kan zowel gebruik worden gemaakt van informatie die door de betreffende beleidsdirectie van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en de CCU zal worden geleverd als van informatie die de Douane beschikbaar heeft. Dat kan zowel informatie uit geautomatiseerde systemen als andere relevante informatie betreffen.

4. Deskundigheidsbevordering

   Deskundigheidsbevordering vindt plaats via de door de CCU ingestelde "Vaktechnische Kerngroep Vo. 4045/89", hierna te noemen VKG. Deze groep bestaat uit controlespecialisten uit de uitvoerende eenheden van de AID en Douane. Daarnaast participeert de Douane in deze groep met de medewerker van de DIA Noord, en een lid van de kennisgroep Gemeenschappelijk Landbouwbeleid voor de douane technische ondersteuning.

   De VKG levert onder andere een inhoudelijke bijdrage met betrekking tot:

   • De wijze waarop de risicoanalyse door de CCU wordt uitgevoerd en jaarlijks geëvalueerd;

   • De voorbereiding van de controles;

   • De voorbereiding van doelgroepacties;

   • De operationele samenwerking tussen AID inspecties en douane eenheden;

   • De evaluatie van de controleresultaten;

   • De totstandkoming van richtlijnen en sector controledraaiboeken.

   In samenwerking met de Belastingdienst/Centrum voor Kennis en Communicatie (B/CKC), de CCU en de Douane kan een opleiding 4045/89 worden verzorgd. Afhankelijk van de behoefte wordt een opleiding gegeven, waarbij zowel de Douane als de CCU zullen optreden als docent.

5. Douanelaboratorium

   Het douanelaboratorium verstrekt aan medewerkers van de Douane overzichten van monsteronderzoeken en de resultaten daarvan, die op basis van verordening (EEG) nr. 386/90 zijn ingesteld.

6. Helpdeskfunctie

   Niet van toepassing

Naar boven

3.5 Overleg

1. Informatieuitwisseling

   Ten behoeve van een geïntegreerde controle vindt informatie uitwisseling plaats m.b.t. fysieke controles op landbouwgoederen volgens de systematiek van verordening (EEG) nr. 386/90.

   De DIA Noord verstrekt de CCU de uitkomsten van deze fysieke controles. De vorm en periodiciteit komen in onderling overleg tot stand. De aard en inhoud wordt bepaald op basis van de doelstellingen die bij de opzet van een controleprogramma 4045/89 worden vastgesteld. Inhoudelijke afstemming hierover komt tot stand binnen de VKG als bedoeld onder 4d. Indien tijdens het lopende EOGFLboekjaar door de VKG wordt vastgesteld dat het t.b.v. de risicoanalyse gewenst is om CNU's uit te voeren, wordt de DIA Noord verzocht deze te initiëren.

   De DIA Noord stelt de uitkomsten van de CNU's - als elementen voor de risicoanalyse ter beschikking aan de CCU.

   De CCU verstrekt aan de medewerker DIA de evaluaties over de bevindingen van de boekhoudkundige nacontroles.

   De Douane kan aan de medewerkers van de CCU en de AID de informatie verstrekken die noodzakelijk is voor de goede werking van deze bijlage, daartoe is zij ontheven van de geheimhoudingsplicht als bedoeld in artikel 67 van de Algemene wet inzake de Rijksbelastingen.

2. Overleg

   De 4 eenheden benoemen elk een coördinator 4045. Zij zijn het aanspreekpunt voor zowel de CCU als voor de Douane. Tevens bewaken zij de voortgang van de controles en signaleren knelpunten ter zake hiervan aan het management van de Douane en de CCU.

   De CCU en de coördinatoren van de Douane komen elk kwartaal op initiatief van de Douane bijeen voor overleg over planning, realisatie en eventuele bijstellingen.
   In onderling overleg komt de verdeling van het programma tot stand en de nadere invulling van de doelstellingen als bedoeld onder 3 c.
   De coördinatoren stemmen de doelstellingen af met het management van de Douane.

   Het Hoofd van de CCU en de coördinatoren stemmen in onderling overleg de deelname aan internationale seminars af.

   Het overleg van de VKG vindt 1 x per maand plaats. De deelnemers van de Douane participeren afhankelijk van de agendapunten en de wederzijdse behoefte.

3. Contactpersonen

   Uitvoering:

   • Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit:

     • de Directie Landbouw voor communautair toezicht;

     • de CCU als zijnde de Specifieke Dienst.

   • Douane:

     • De coördinator 4045 van elk van de 4 Douane eenheden;

     • DIA Noord ter zake van de risicobeheersing.

   Beleid:

   • Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit:

     • Directie Landbouw voor communautair toezicht;

   • Ministerie van Financiën:

     • Directoraat Generaal der Belastingen, Team Douane en Milieu.

   Evaluatie:

   Ten minste eenmaal per kalenderjaar, uiterlijk voor 1 juli, vindt op verzoek van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit overleg plaats tussen het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, en de Douane. Bij dit overleg zijn naast de betrokken beleidsdirecties ook de CCU, het DIC, B/CPP en de DIA Noord aanwezig.