Inhalt der Expat-Regelung

Die Expat-Regelung (30-%-Regelung) beinhaltet, dass Sie bestimmten Arbeitnehmern, ohne dass Sie einen Nachweis liefern müssen, maximal 30 % des Lohns einschließlich der Vergütung steuerfrei (spezifische Befreiung, siehe Vergütungen, Sachleistungen und Bereitstellungen) der extraterritorialen Kosten auszahlen dürfen. Stattdessen dürfen Sie auch 30/70 des Lohns ohne die Vergütung als steuerfreie Vergütung auszahlen. Dabei müssen Sie die Fachwissensanforderung berücksichtigen. Unter Lohn verstehen wir in diesem Zusammenhang Lohn aus einem gegenwärtigen Dienstverhältnis, für den Sie eine Lohnsteuererklärung einreichen.

Wenn Sie mehr als den Höchstbetrag als Vergütung oder Sachleistung erstatten, dann ist dieser Mehrbetrag lohnsteuerpflichtig.

Wenn die nach vernünftigem Ermessen entstandenen, tatsächlichen Kosten mehr als 30/70 des Lohns betragen, dann können Sie sich auch dafür entscheiden, die tatsächlichen Kosten steuerfrei zu erstatten. Sie müssen dann allerdings Ihre Kosten nachweisen können. Seit 2023 müssen Sie sich jedes Jahr entscheiden, ob Sie die Expat-Regelung anwenden oder die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstatten.

Maximale steuerfreie Erstattung im Jahr 2025

Im Jahr 2025 beträgt die steuerfreie Erstattung höchstens 73.800 €. Ihr Arbeitnehmer erhält die maximale Erstattung bei einem Gehalt von 246.000 € oder mehr und wenn Ihr Arbeitnehmer die Expat-Regelung das ganze Jahr über anwendet. Wenn Ihr Arbeitnehmer die Expat-Regelung nur für einen Teil des Jahres anwendet, ist der Höchstfreibetrag niedriger. Sie berechnen den maximalen Erstattungsbetrag zeitproportional über den Teil des Jahres, in dem Ihr Arbeitnehmer die Expat-Regelung anwendet.

Für einige Arbeitnehmer tritt der maximale Erstattungsbetrag erst zum 1. Januar 2026 ein. Dieses Übergangsrecht gilt unter den folgenden Bedingungen:

• Sie haben für Ihren Arbeitnehmer die Expat-Regelung angewandt im letzten Lohnzeitraum des Jahres 2023.
• Ihr Arbeitnehmer ist nach einer Unterbrechung nach dem 31. Dezember 2023 nicht wieder in ein Beschäftigungsverhältnis eingetreten.
  Für dieses Übergangsrecht gibt es keine Unterbrechung, wenn Ihr Arbeitnehmer innerhalb von 3 Monaten einen neuen Arbeitgeber findet, und beide die Expat-Regelung für die Restlaufzeit anwenden wollen.

Sonstige steuerfreie Vergütungen und Sachleistungen

Wenn Sie die Expat-Regelung in Anspruch nehmen, können Sie außerdem für folgende Kosten steuerfreie Vergüten oder Sachleistungen erbringen (spezifische Befreiung):

• die Umzugskosten und die Kosten für vorübergehende Lagerung und Transport des Hausrats
• die Kosten für eine vorbereitende Reise Ihres Arbeitnehmers zum Unternehmen in den Niederlanden
• Schulgeld für eine internationale Schule oder für eine internationale Abteilung einer Schule
  Das ist der Fall, wenn:
  • die Ausbildung an der betreffenden (Abteilung der) Schule auf einem ausländischen System beruht
  • die Schule oder die Abteilung vor allem für Kinder entsandter Arbeitnehmer bestimmt ist

Für weitere Informationen über die Expat-Regelung können Sie sich an das SteuerTelefon Ausland wenden.

Lohnbuchhaltung und Lohnsteuererklärung

Für Arbeitnehmer, die die Expat-Regelung in Anspruch nehmen, gelten dieselben administrativen Verpflichtungen wie für andere Arbeitnehmer. Wenn Sie die Expat-Regelung anwenden, müssen Sie außerdem die Vergütungen und Sachleistungen berücksichtigen, die Sie neben der Expat-Regelung bezahlt oder erbracht haben, da es nicht gestattet ist, neben der Expat-Regelung auch für die tatsächlichen extraterritorialen Kosten steuerfreie Vergütungen oder Sachleistungen zu erbringen.