21.00.00 Vrije Zones en Vrije Entrepots
4 Voorraadadministratie
4.1 Algemeen
In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de door de beheerder en de belanghebbende(n) te voeren voorraadadministratie.
Naar boven4.2 Gemeenschappelijke bepalingen voor vrije zone en vrij entrepot
Elke beheerder en belanghebbende moet een door de Douane goedgekeurde voorraadadministratie voeren. De voorraadadministratie
moet de Douane in staat stellen om de goederen te identificeren en de bewegingen ervan te volgen. Zowel bij in- en uitslag,
maar ook tijdens de opslag, moeten de goederen zodanig identificeerbaar zijn dat de Douane de goederen kan controleren. Zodra
de goederen de bedrijfsruimte van de beheerder of belanghebbende binnenkomen of uitgaan, moet dit in de voorraadadministratie
worden verantwoord.
(artikel 176 CDW; artikel 4:13 Algemene douaneregeling)
Omdat voor de vrije zone de bepalingen inzake het stelsel van douane-entrepots worden toegepast, verschillen de aan de voorraadadministratie te stellen eisen en de in de voorraadadministratie op te nemen gegevens van de eisen en gegevens van de voorraadadministratie van een vrij entrepot. Ook de onderlinge verschillen in de wijze van toezicht, de ambtelijke versluiting, ligging, bouw, inrichting en afscheiding van andere percelen zijn medebepalend. In de volgende paragrafen wordt nader ingegaan op de in de voorraadadministratie van een vrije zone en vrije entrepots op te nemen gegevens.
Naar boven4.3 Voorraadadministratie van een vrije zone
In een vrije zone is het douanetoezicht gebaseerd op de formaliteiten die gelden voor de douaneregeling douane-entrepot. Uit
de bepalingen van de douaneregeling douane-entrepots vloeit voort dat de beheerder
-
alle verplichtingen moet nakomen die uit de opslag van de goederen voortvloeien
-
er voor moet zorgen dat de goederen tijdens hun verblijf in de vrije zone niet aan het douanetoezicht worden onttrokken
-
een voorraadadministratie moet bijhouden, waaruit te allen tijde moet zijn af te lezen welke goederen zich onder het regime van de vrije zone bevinden.
(artikelen 101 en 105 CDW; artikelen 515 en 528 TVo.CDW)
Vanwege het publieke karakter van een vrije zone zijn de belanghebbenden altijd verantwoordelijk voor het nakomen van de verplichtingen
die uit de opslag van de goederen voortvloeien. Bovendien is in de vergunning tot beheer van de vrije zone opgenomen dat de
zorg dat de goederen tijdens hun verblijf in de vrije zone niet aan het douanetoezicht worden onttrokken eveneens op de belanghebbenden
berust.
(artikelen 102 en 103 CDW; artikel 4:14 Algemene douaneregeling)
Ondanks de overgedragen rechten en plichten houdt de beheerder van de vrije zone de verplichting om een voorraadadministratie te voeren waaruit te allen tijde moet zijn af te lezen welke goederen zich onder het regime van de vrije zone bevinden. Formeelrechtelijk vloeit de verplichting tot het voeren van een voorraadadministratie voort uit de wettelijke bepalingen voor de douaneregeling douane-entrepot en heeft deze uitsluitend betrekking op het mogen beheren van een vrije zone. De verplichting staat dus volledig los van het mogen verrichten van activiteiten in de vrije zone.
De voorraadadministratie die voor het beheer van een vrije zone moet worden gevoerd, moet de volgende gegevens bevatten:
-
de gegevens die volgens bijlage 37 TVo.CDW ten minste in de aangifte tot plaatsing in de vrije zone moeten voorkomen
-
de gegevens van de aangiften waarmee de goederen een nadere douanebestemming krijgen
-
de datum en de refertes van andere douanedocumenten en andere documenten die betrekking hebben op de plaatsing in de vrije zone
-
indien van toepassing, de aard van de veredeling, de behandeling of het tijdelijke gebruik
-
indien van toepassing, het opbrengstpercentage of eventueel de wijze om dit te berekenen
-
gegevens die het mogelijk maken de goederen te volgen, waaronder de plaats waar deze zich bevinden, en gegevens over eventuele overbrengingen
-
de handelsomschrijving of technische omschrijving aan de hand waarvan de goederen kunnen worden geïdentificeerd
-
indien van toepassing, de gegevens aan de hand waarvan de beweging van de goederen onder de regeling actieve veredeling met gelijkwaardige goederen kunnen worden gevolgd
(artikel 105 CDW; artikelen 515, 516 en 528 TVo.CDW)
Welbeschouwd zijn deze gegevens voldoende om een vergunning voor gebruik te krijgen en activiteiten te verrichten. De meeste van de genoemde gegevens bevinden zich niet in de administratie van de beheerder maar in de administraties van de belanghebbenden. De voorraadadministratie van de beheerder bevat onvoldoende gegevens om activiteiten te mogen verrichten.
De beheerder van de vrije zone te Schiphol heeft zijn plichten maximaal overgedragen aan de belanghebbenden. Daarnaast heeft
de Douane toegestaan dat de beheerder een aantal gegevens niet behoeft te administreren omdat deze door de belanghebbenden
worden geadministreerd. Hierdoor heeft de beheerder zelf slechts een beperkte administratieverplichting. De voorraadadministratie
van de vrije zone te Schiphol bestaat uit het zogenaamde Documentloos Goederen Volg Systeem (DGVS) van de beheerder en de
voorraadadministraties van de belanghebbenden. DGVS is geen douanesysteem zoals AGS en NCTS, maar een commercieel systeem
dat in nauwe samenwerking met de Douane is ontwikkeld voor de belanghebbenden in de vrije zone. Doordat zij in DGVS alle in-
en uitgaande goederenbewegingen en alle goederenbewegingen tussen de belanghebbenden onderling vastleggen, geeft DGVS het
voorraadverloop binnen de vrije zone weer. De (detail)gegevens van de goederen liggen vast in de administraties van de belanghebbenden.
Deze vormen de kern van de voorraadadministratie. Het douanetoezicht in de vrije zone is primair geborgd door de inkijkfunctie
van de Douane in DGVS. Daarnaast controleert de Douane periodiek de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de vastleggingen
in de administraties van de belanghebbenden.
(artikelen
515 en
516 TVo.CDW)
De voorraadadministratie moet actueel worden bijgehouden, dat wil zeggen dat in geval van plaatsing goederen direct bij hun plaatsing moeten worden ingeschreven in de administratie. Als door bijzondere omstandigheden de inschrijving niet altijd direct bij de plaatsing mogelijk is, kan de belanghebbende de Douane verzoeken om voor bepaalde uren daarvoor een tijdmarge toe te kennen. Hierbij is te denken aan de situatie dat goederen die buiten kantooruren aankomen pas de eerstvolgende werkdag in het administratiesysteem kunnen worden ingebracht. De Douane kan een tijdmarge toestaan, onder voorwaarde dat tussen het tijdstip van de plaatsing en de feitelijke inschrijving in de administratie de bij de goederen behorende (handels-)bescheiden ter plaatse aanwezig zijn. Desgevraagd moeten deze bescheiden onmiddellijk ter beschikking worden gesteld van de Douane.
4.4 Voorraadadministratie van een vrij entrepot
Net als bij een vrije zone moet de voorraadadministratie van een vrij entrepot zodanig zijn dat de Douane daaruit de goederen
kan identificeren en de goederenbeweging kan nagaan. In tegenstelling tot de vrije zone moet een vrij entrepot worden voorzien
van een omheining en moet het onmiddellijk buiten de omheining gelegen gebied op zodanige wijze zijn ingericht dat de Douane
op doelmatige wijze toezicht kan uitoefenen. Dit gebied mag alleen met toestemming van de Douane worden betreden. Een vrij
entrepot wordt, als daar niet wordt gewerkt, ambtelijk gesloten; een vrije zone wordt niet ambtelijk gesloten.
(
artikel 805 TVo.CDW; artikel 4:15 Algemene douaneregeling)
In de wettelijke bepalingen staat nergens dat de aanvrager van een vergunning tot beheer van een vrij entrepot moet beschikken
over een goedgekeurde voorraadadministratie. Een door de Douane goedgekeurde voorraadadministratie is pas vereist als in het
vrije entrepot activiteiten verricht gaan worden. Dan geldt voor de persoon die de activiteiten wil verrichten dat hij zijn
voorraadadministratie ter goedkeuring moet voorleggen aan de Douane. Dat bij de aanvraag van een vergunning tot beheer toch
ook al naar de voorraadadministratie van de beheerder wordt gekeken, heeft een praktische reden. De praktijk wijst namelijk
uit dat een vrij entrepot over het algemeen uitsluitend door de beheerder zelf wordt gebruikt, zodat de beheerder tevens (de
enige) belanghebbende is. De vergunning tot beheer bevat dus tevens de vergunning voor gebruik. Een belanghebbende die geen
beheerder is, moet zijn voorraadadministratie ter goedkeuring voorleggen aan de Douane voordat hij activiteiten mag verrichten.
Een beheerder hoeft geen voorraadadministratie te voeren tenzij hij, als belanghebbende, activiteiten verricht.
(artikel 176 CDW;
artikel 803 TVo.CDW; artikel 4:13 Algemene douaneregeling)
Als de activiteit van een belanghebbende uitsluitend betrekking heeft op de opslag van goederen mag de voorraadadministratie bestaan uit de kopieën van de vervoersdocumenten die bij binnenkomst in en bij vertrek uit het vrije entrepot hebben gediend. Deze kopieën moeten ononderbroken doorgenummerd zijn gerangschikt.
De strenge fysieke eisen die aan een vrij entrepot worden gesteld en het meer intensieve douanetoezicht hebben tot gevolg dat aan de voorraadadministratie van een vrij entrepot minder strenge eisen worden gesteld dan aan de voorraadadministratie van een vrije zone. In de voorraadadministratie van een belanghebbende moeten in elk geval de volgende gegevens zijn opgenomen:
-
bijzonderheden over merktekens, nummers, aantal en soort van de colli, de hoeveelheid en de gebruikelijke handelsomschrijving van de goederen en, eventueel, de op de containers aangebrachte merktekens
-
gegevens aan de hand waarvan de goederen te allen tijde kunnen worden gecontroleerd, met name de plaats waar zij zich bevinden, de douanebestemming die zij na opslag in het vrije entrepot zullen krijgen en hun binnenkomst in een ander deel van het douanegebied van de Gemeenschap
-
verwijzingen naar het vervoerdocument dat bij binnenkomst en verwijdering van de goederen is gebruikt
-
opgave van de douanestatus en eventuele gegevens over het in artikel 812 bedoelde certificaat ten bewijze van deze status
-
gegevens over gebruikelijke behandelingen
-
in voorkomend geval, een van de in de artikelen 549, 550 of 583 genoemde vermeldingen
-
gegevens over goederen waarover, bij het in het vrije verkeer brengen of bij tijdelijke invoer, geen rechten zouden zijn verschuldigd of waarop geen handelspolitieke maatregelen van toepassing zijn, en waarvan het gebruik of de bestemming moeten worden gecontroleerd
-
aanvullende, voor een summiere aangifte bij uitgang benodigde gegevens, als bedoeld in bijlage 30 bis TVo.CDW, wanneer dit vereist is op grond van artikel 182 quater CDW
( artikel 806 TVo.CDW)
Onder voorwaarde dat het douanetoezicht voldoende gewaarborgd is, kan de Douane toestaan dat een of meer van de vorengenoemde
gegevens niet in de voorraadadministratie wordt opgenomen.
(
artikel 806 TVo.CDW)
Wanneer voor de toepassing van een douaneregeling een administratie moet worden bijgehouden, behoeven de in deze administratie
opgenomen gegevens niet in de voorraadadministratie te worden opgenomen.
(
artikel 806 TVo.CDW)
Als de vergunninghouder wijzigingen wil aanbrengen in de administratie, de administratieve organisatie of de maatregelen van interne beheersing of controle, die de wijze waarop de douanecontrole is ingericht kunnen beïnvloeden, moet de wijziging vooraf ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Douane.
Naar boven
Privé