21.00.00 Vrije Zones en Vrije Entrepots

3 Het verrichten van activiteiten in een vrije zone of een vrij entrepot

3.1 Algemeen

In dit hoofdstuk vindt u een toelichting op het verrichten van activiteiten in een vrije zone of een vrij entrepot.

Naar boven

3.2 Activiteiten

De communautaire wetgeving staat toe dat in een vrije zone of een vrij entrepot activiteiten van industriële of commerciële aard of met het karakter van dienstverrichting plaatsvinden. Dit geldt voor zowel niet-communautaire goederen als communautaire goederen, met uitzondering van communautaire goederen die onder het gemeenschappelijk landbouwbeleid vallen.
(artikel 172 CDW)

Onder activiteiten worden begrepen de opslag, de veredeling, de behandeling, de aan- of verkoop en de gebruikelijke behandelingen van goederen.

Onder veredeling en behandeling vallen alle handelingen die zijn toegestaan in het kader van de douaneregelingen actieve veredeling en behandeling onder douanetoezicht. Onder gebruikelijke behandelingen vallen alle behandelingen die nodig zijn voor de bewaring van de goederen in goede staat, verbetering van de presentatie of handelskwaliteit of ter voorbereiding op distributie en verkoop. Het verrichten van gebruikelijke behandelingen moet vooraf worden gemeld aan de Douane. Zie voor de voorwaarden waaronder gebruikelijke behandelingen kunnen worden verricht, onderdeel 15.50.00, Douane-entrepots, van het Handboek Douane.
(artikel 173 CDW)

Naar boven

3.3 Toestemming om activiteiten te verrichten

3.3.1 Algemeen

Een belanghebbende die activiteiten wil verrichten, moet een voorraadadministratie voeren in een door de Douane goedgekeurde vorm. Ook de inrichting van het gebouw dat voor de activiteiten gebruikt gaat worden is onderworpen aan de goedkeuring door de Douane. Voordat activiteiten kunnen worden verricht, moet de persoon die de activiteiten wil gaan verrichten (de belanghebbende) zijn voorraadadministratie en de inrichting van het gebouw ter goedkeuring voorleggen aan de Douane. Dit gebeurt met een aanvraag voor een vergunning voor gebruik. De aanvraag omvat tenminste:

1. een gedetailleerde beschrijving van de voorraadadministratie die wordt of zal worden bijgehouden

2. de locatie die voor de activiteiten gebruikt gaat worden met vermelding van kadastrale gegevens

3. een bouwtechnische beschrijving van de ruimte(s) met in- en uitgangen

4. de activiteiten die zullen worden verricht

5. de aard en de douanestatus van de goederen waarop de activiteiten betrekking hebben

6. indien van toepassing, de douaneregeling waaronder de activiteiten zullen worden verricht

7. alle andere gegevens op grond waarvan de Douane kan beoordelen of de regels inzake vrije zones en vrije entrepots naar behoren zullen worden nageleefd

Bij de aanvraag moet een situatietekening van het gebouw worden ingeleverd. Een model van het aanvraagformulier voor een vergunning belanghebbende vrije zone is te downloaden op www.douane.nl.
(artikel 176 CDW; artikelen 803 en 804 TVo.CDW; artikel 5:1 Algemeen douanebesluit; artikel 4:13 Algemene douaneregeling)

De Douane beoordeelt of aan de administratieve eisen wordt voldaan en of de belanghebbende de nodige waarborgen biedt betreffende de toepassing van de regels inzake vrije zones en vrije entrepots. Bij een positief oordeel verleent de Douane aan de belanghebbende een vergunning voor gebruik. In de vergunning staan nadere voorwaarden en werkafspraken over zaken zoals de aard van de activiteiten, de plaats waar de voorraadadministratie wordt gevoerd en de tijdstippen en de wijze waarop en het melden van wijzigingen daarvan.
(artikel 176 CDW; artikel 803 TVo. CDW; artikel 5:1 Algemeen douanebesluit)

Naar boven

3.3.2 Activiteiten in een vrije zone

De belanghebbende die in een vrije zone activiteiten wil verrichten, vraagt de vergunning voor gebruik aan bij het douanekantoor waaronder de vrije zone ressorteert. Bij de vrije zone wordt de vergunning voor gebruik aangeduid als vergunning tot deelname. De aanvraag moet de in sub-paragraaf 3.3.1. opgesomde gegevens bevatten en bij de aanvraag moet een door de beheerder van de vrije zone afgegeven verklaring van geen bezwaar zijn gevoegd. De Douane toetst de deugdelijkheid van de administratie, de inrichting van de opslaglocaties, de te verrichten activiteiten, de openstellingstijden, toegankelijkheid en ambtelijke sluiting aan de criteria die gelden voor douane-entrepots. Verwezen wordt naar het onderdeel 15.50.00 van dit Handboek. Als aan de eisen en voorwaarden wordt voldaan, krijgt de belanghebbende een vergunning tot deelname. Een model van de vergunning belanghebbende vrije zone is in het modellenboek opgenomen.
(artikelen 105, 167, 168bis en 176 CDW; artikelen 515, 516, 531, 533, 803, 804 en 806 TVo.CDW; artikel 5:1 Algemeen douanebesluit; artikelen 4:13 en 4:14 Algemene douaneregeling)

Activiteiten moeten vooraf worden gemeld aan de Douane zodat er fysieke douanecontrole op de correcte uitvoering kan plaatsvinden. Van gebruikelijke behandelingen moeten de veranderingen van verpakkingen, gewichten, merken, nummers en dergelijke in de voorraadadministratie worden vastgelegd zodat deze een actuele weergave blijft geven van de feitelijke situatie.
(artikelen 109,172-175 CDW; artikelen 496, letter j, 515 en 516 en bijlage 72 TVo.CDW )

Let op!

Aan de afgifte van een vergunning voor gebruik is de voorwaarde verbonden dat de belanghebbende beschikt over een vergunning domiciliëringsprocedure plaatsing in de vrije zone of deze vergunning gelijktijdig met de vergunning voor gebruik aanvraagt. Zie ook hoofdstuk 7.

Naar boven

3.3.3 Activiteiten in een vrij entrepot

In een vrij entrepot is de beheerder meestal de enige belanghebbende die activiteiten met betrekking tot goederen verricht, ondanks dat een vrij entrepot is bestemd voor de opslag door een ieder. De beheerder hoeft voor het verrichten van activiteiten geen aparte vergunning voor gebruik aan te vragen. Bij zijn aanvraag voor de vergunning tot beheer is zijn voorraadadministratie al beoordeeld. Zijn vergunning tot beheer omvat tevens toestemming om als belanghebbende in het vrije entrepot activiteiten te verrichten.

Als een andere belanghebbende dan de beheerder activiteiten willen verrichten in een vrij entrepot moet hij bij de Douane een vergunning voor gebruik aanvragen. De aanvraag moet de in sub-paragraaf 3.3.1. opgesomde gegevens bevatten en bij de aanvraag moet een door de beheerder van het vrije entrepot afgegeven verklaring van geen bezwaar zijn gevoegd. De douane doet een onderzoek naar de deugdelijkheid van de voorraadadministratie en als deze aan de eisen en voorwaarden voldoet, krijgt de belanghebbende een vergunning voor gebruik.
(artikel 176 CDW; artikelen 799, 803, 804 en 806 TVo.CDW; artikel 5:1 Algemeen douanebesluit)

In beginsel mogen in een vrij entrepot alleen tijdens de kantooruren van de Douane activiteiten worden verricht. In overleg met en met toestemming van de Douane kunnen buiten de kantooruren van de Douane activiteiten worden verricht. De tijden waarop een vrij entrepot buiten die kantooruren toegankelijk is, worden in overleg met de Douane vastgesteld en vastgelegd in de vergunning.
(artikel 167 CDW; artikel 4:15 Algemene douaneregeling)

Activiteiten moeten vooraf worden gemeld aan de Douane zodat er fysieke douanecontrole op de correcte uitvoering kan plaatsvinden. Van gebruikelijke behandelingen moeten de veranderingen van verpakkingen, gewichten, merken, nummers en dergelijke in de voorraadadministratie worden vastgelegd zodat deze een actuele weergave blijft geven van de feitelijke situatie.
(artikelen 109,172-175 CDW; artikelen 806 TVo. CDW en bijlage 72 TVo.CDW )

Ambtelijke werkzaamheden

1. Let bij het openen van een vrij entrepot op of de afsluiting in stand is gebleven. Als dit niet het geval is of als u daaraan twijfelt, moet u dit melden aan uw leidinggevende. Van daaruit zullen dan maatregelen genomen worden. Wacht die af.

2. Zie bij beëindiging van de werkzaamheden in het entrepot er op toe dat sluiten op deugdelijke wijze plaats vindt. Bij aanwezigheid van meer dan één toegang waarbij andere toegangen door middel van binnensloten afsluitbaar zijn, moet u ook letten op de goede toepassing van de binnensloten. Ook hier geldt dat u bij twijfel contact moet opnemen met uw leidinggevende.

Naar boven

3.4 Nadere bepalingen

3.4.1 Douanetoezicht

Vrije zone

De formaliteiten voor het douanetoezicht op de vrije zone zijn in hoofdzaak gebaseerd op het vervullen van de formaliteiten bij de regeling douane-entrepots maar mogen op details daarvan afwijken.

De vrije zone en de daarin aanwezige opslaglocaties van belanghebbenden worden niet ambtelijk gesloten maar administratief gebonden. Dat houdt in dat het douanetoezicht op de goederen in de vrije zone onderworpen is aan een combinatie van fysieke en administratieve controles. Een belanghebbende moet daarom van de aankomst van de goederen die bestemd zijn voor zijn opslagruimte op de voorgeschreven tijd en wijze kennisgeven aan de Douane. Het vereist verder dat voor de goederenbewegingen direct de administratieve verplichtingen moeten worden vervuld.

De Douane moet de gang van zaken in de vrije zone op doelmatige en efficiënte wijze kunnen controleren. Zo moet de Douane onder meer kunnen vaststellen of goederen hun douanebestemming hebben gevolgd dan wel dat goederen ontbreken en er dus een vermis is ontstaan. De basis voor die controles is de voorraadadministratie van de vrije zone, aangevuld met fysieke controles bij inslag en uitslag en met voorraadcontroles.

Vrij entrepot

Voor een vrij entrepot is een ambtelijk afsluitbaar gebouw of een afsluitbare ruimte vereist en ligt het zwaartepunt van het douanetoezicht vooral op fysieke beveiliging. Als een vrij entrepot is geopend, is de Douane aanwezig en vindt er fysiek douanetoezicht plaats. Als in het vrij entrepot niet wordt gewerkt, wordt de ruimte door de Douane afgesloten. Dit gebeurt met sloten die door de Douane zijn verstrekt. Om misbruik te voorkomen moeten de sloten op onregelmatige tijdstippen, maar ten minste 2 keer per jaar, worden verwisseld of vervangen.

Door de fysieke beveiliging en de ambtelijke versluiting van het gebouw of de ruimten kan de voor een vrij entrepot te voeren voorraadadministratie vrij summier zijn. Deze kan bijvoorbeeld slechts bestaan uit kopieën van inslag- en uitslagbescheiden.
(artikelen 168bis en 176 CDW; artikel 805 TVo.CDW)