2.50.00 Geautoriseerde marktdeelnemer

4 Procedure van afgifte van een AEO-certificaat

De aanvraag wordt behandeld door het Landelijk Centrum AEO (LCAEO). De aanvraag doorloopt daarbij een aantal stappen.

Eerst wordt door het LCAEO beoordeeld of de aanvraag volledig is. Dit is van belang omdat pas als alle informatie is ontvangen, de termijnen gaan lopen. Als de aanvraag niet compleet is, verzoekt het LCAEO de aanvrager binnen 30 dagen na ontvangst van de aanvraag onder opgave van redenen voor haar verzoek, alsnog de relevante gegevens te verstrekken. Als de aanvraag niet binnen de gestelde termijn alsnog compleet wordt gemaakt, wijst het LCAEO de aanvraag af (zie paragraaf 4.5).
(artikel 14quater, lid 2 TVo. CDW)

Wanneer het LCAEO alle gegevens ontvangen heeft die zij voor het aanvaarden van de aanvraag nodig heeft deelt zij de aanvrager mee dat de aanvraag is aanvaard en op welke datum de termijnen zijn ingegaan. Dit is de dag waarop het LCAEO alle informatie ontvangt.

Vervolgens start de procedure voor het afgeven het AEO-certificaat. Daarbij wordt de aanvraag eerst gemeld aan de douaneautoriteiten van de andere lidstaten (zie paragraaf 4.1). Als er een onderzoek in andere lidstaten moet plaatsvinden, dan moet de Douane de douaneautoriteiten van andere lidstaten raadplegen (zie paragraaf 4.2). Daarna onderzoekt de Douane zelf of aan de criteria voor afgifte van het AEO-certificaat wordt voldaan (zie paragraaf 4.3). Dit leidt tot afgifte van het certificaat of afwijzing van de aanvraag (zie paragraaf 4.4). Deze beslissing wordt aan de autoriteiten van de lidstaten meegedeeld (zie paragraaf 4.5).

Naar boven

4.1 Meldingsprocedure

Nadat de aanvraag volledig is, deelt de douaneautoriteit van afgifte (dit is in Nederland het LCAEO) de aanvraag binnen vijf werkdagen mee aan de douaneautoriteiten van alle andere lidstaten met behulp van het elektronische informatie- en communicatiesysteem dat in overleg tussen de Europese Commissie en de douaneautoriteiten is opgezet.

Wanneer de douaneautoriteiten van een andere lidstaat relevante gegevens hebben die een beletsel kunnen vormen voor de afgifte van het certificaat, delen zij deze binnen 35 kalenderdagen vanaf de hiervoor genoemde mededeling aan de douaneautoriteit van afgifte mede, met behulp van hetzelfde communicatiesysteem.
(artikel 14terdecies TVo. CDW

Naar boven

4.2 Raadplegingsprocedure

Als een of meer van de criteria om in aanmerking te komen voor de AEO-status niet kunnen worden onderzocht door de douaneautoriteiten van afgifte wegens een gebrek aan informatie of de onmogelijkheid deze te controleren, is raadpleging tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten vereist.

In deze gevallen voeren de douaneautoriteiten van de lidstaten de raadpleging uit binnen 60 kalenderdagen na de mededeling van de informatie door de douaneautoriteit van afgifte.

Op deze manier kan de douaneautoriteit van afgifte binnen de hiervoor gestelde termijn (zie paragraaf 4.4) het certificaat afgeven of de aanvraag afwijzen.

Als de geraadpleegde autoriteit niet binnen 60 kalenderdagen antwoordt, kan de raadplegende autoriteit aannemen, dat voldaan is aan de criteria waarvoor de raadpleging is geschied. De termijn kan worden verlengd, als de aanvrager aanpassingen uitvoert om aan die criteria te voldoen, en deze aan de geraadpleegde en de raadplegende autoriteit meedeelt.

Wanneer de geraadpleegde douaneautoriteit na het hierna te noemen onderzoek vaststelt dat de aanvrager niet aan een of meer criteria voldoet, deelt zij dit, met de bewijsstukken, mede aan de douaneautoriteit van afgifte, die de aanvraag dan afwijst. Dit laatste kan echter alleen nadat de douaneautoriteit van afgifte de bevindingen aan de aanvrager meedeelt en deze in de gelegenheid heeft gesteld binnen 30 kalenderdagen te reageren. In dit geval wordt de onderzoekstermijn (zie paragraaf 5.2) geschorst.
(artikel 14quaterdecies, artikel 14sexdecies, de leden 4, 5 en 6 TVo. CDW)

Naar boven

4.3 Eigen onderzoek

4.3.1 Algemeen

De douaneautoriteit van afgifte onderzoekt of wordt voldaan aan de vastgestelde criteria voor de afgifte van het certificaat. Het onderzoek naar de vraag of de veiligheidsnormen van de aanvrager passend worden geacht (voor het AEO -certificaat veiligheid en het AEO-combicertificaat) gebeurt voor alle bedrijfsruimten die voor de douanegerelateerde activiteiten van de aanvrager van belang zijn.

Wanneer, in het geval van een groot aantal bedrijfsruimten, de termijn voor de afgifte van het certificaat niet lang genoeg is om alle betrokken bedrijfsruimten te onderzoeken, maar de douaneautoriteit er niet aan twijfelt dat de aanvrager in al zijn bedrijfsruimten de voor het bedrijf geldende veiligheidsnormen toepast, kan zij besluiten slechts een representatief deel van die bedrijfsruimten te onderzoeken.

De douaneautoriteiten stellen een verslag op over het onderzoek en de uitslag ervan.

Met betrekking tot de vraag of de aanvrager voldoet aan de eisen die betrekking hebben op:

• een deugdelijke handels- of vervoersadministratie

• financiële solvabiliteit en

• passende veiligheidsnormen

kan de douaneautoriteit van afgifte door een deskundige verstrekte conclusies aanvaarden met betrekking tot de bij die eisen vastgestelde voorwaarden en criteria. De deskundige mag geen banden hebben met de aanvrager.
(artikel 14quindecies TVo. CDW)

Naar boven

4.3.2 Uitgangspunten bij toetsing en afgifte

Bij toetsing en afgifte in het kader van het AEO-concept in Nederland gebruikt de Douane de volgende kernelementen:

• Het uitgangspunt van de Douane - horizontaal toezicht op de hele logistieke keten - is gebaseerd op georganiseerd vertrouwen.

• De Douane maakt maximaal gebruik van alle waarborgen die het bedrijfsleven al biedt, waaronder bestaande veiligheidssystemen.

Bij horizontaal toezicht geldt het uitgangspunt dat de Douane start op basis van vertrouwen, en niet op basis van wantrouwen. Dat is geen blind vertrouwen maar vertrouwen dat gebaseerd is op ervaringen uit het verleden (hoe staat het bedrijf bij de Douane bekend) en de eigen verantwoordelijkheid van het bedrijf.

Die verantwoordelijkheid betekent dat het bedrijf zelf alle waarborgen en veiligheidsprocedures bewaakt en dat niet wordt gewacht op de Douane tot een controle plaatsvindt. De beoordeling door de Douane van de bestaande waarborgen, veiligheidssystemen en van een aantal formele aspecten zoals die in de Communautaire wetgeving zijn opgenomen, biedt de Douane houvast om het bedrijf al dan niet het vertrouwen te geven. Vandaar georganiseerd vertrouwen.

De Douane wil op een slimme manier aansluiten bij de waarborgen die deelnemers in de keten zelf al hebben genomen (bijvoorbeeld ISPS-, TAPA- en ISO-certificeringen maar ook C-TPAT normen of SAS 70 accountantsverklaringen). Zo verhoogt de Douane de effectiviteit van zijn controles flink, terwijl de lasten voor het bedrijfsleven niet hoger worden.

Die verantwoordelijkheid betekent ook dat niet wordt gewacht tot een controle van de Douane plaatsvindt.

In het veiligheidsdenken van de Europese Commissie speelt de hele logistieke keten een belangrijke rol. In die keten bestaan drie belangrijke controlemomenten:

• aan het begin van de keten (export)

• aan het eind van de keten (import)

• bij de EU-grensoverschrijding

In het AEO-concept gaat het om de waarborgen die in de hele logistieke keten zijn getroffen om het goederenverkeer veilig te laten zijn. In het AEO-concept is het uitgangspunt een evaluatie van de waarborgen en veiligheidsprocedures in algemene zin. Uitgangspunt is niet langer controle van individuele goederentransacties.

Het AEO-concept is een systeemgebaseerde benadering. Daarbij geldt dat de Douane uitgaat van beveiliging van de hele supply-chain. Op die manier wordt van producent tot afnemer geprobeerd de goederenstroom onder controle te hebben, waarbij buiten de Unie andere systemen van toepassing zijn, die vergelijkbaar zijn met het AEO-concept. Die vergelijkbaarheid is mogelijk dankzij een standaard ontwikkeld door de Wereld Douane-organisatie (WDO).

Naar boven

4.3.3 AEO-self-assessment

De procedure voor het krijgen van een AEO-certificaat start met het doen van een AEO-self-assessment. Met het AEO-self-assessment kunnen bedrijven zelfonderzoek doen naar hoe de Douane oordeelt over de kwaliteit van het handelen van het bedrijf. De nummering van de onderdelen van het formulier "samenvatting self-assessment" is gebaseerd op de nummering van diezelfde aspecten in de Gids "Gecertificeerde bedrijven (bedrijven met een AEO-certificaat" (TAXUD/2006/1450)(verder: Guidelines).

In de Guidelines kan de aanvrager meer informatie en meer details vinden over de genoemde aspecten. De Guidelines bevatten ook een schema waarin wordt weergegeven welke onderwerpen van belang zijn rekening houdend met de rol in de toeleveringsketen. Op basis van dit schema kan men bepalen welke onderdelen van de Guidelines relevant zijn voor het bedrijf. Aldus moet de aanvrager een volledig self-assessment uitvoeren. Uiteindelijk legt men de beoordeling vast in de samenvatting AEO-self-assessment.

De opbouw van de samenvatting is in overeenstemming met de Guidelines. Alle afdelingen en onderafdelingen van de Guidelines zijn vermeld en voor de meeste onderafdelingen zijn ook de belangrijkste aandachtspunten opgenomen. Niet alle in de Guidelines genoemde aandachtspunten zijn in de samenvatting vermeld. Dat sommige aandachtspunten uit de Guidelines niet in het formulier genoemd zijn, betekent overigens niet dat deze niet van belang kunnen zijn. Er is een keuze gemaakt zodat de Douane zich een goed beeld kan vormen over de mate waarin voldaan wordt aan de criteria. Het is voor de aanvrager dus belangrijk om voor uitgebreidere informatie en meer details de Guidelines te raadplegen. Niet genoemde zaken die de aanvrager wel van belang acht om te vermelden, kunnen bij de rubriek "overige" vermeld worden. Andersom kunnen ook zaken in de samenvatting opgenomen zijn die voor de specifieke situatie van de aanvrager niet van toepassing zijn. Als dat het geval is kan men bij het betreffende onderwerp vermelden dat dit voor de aanvrager niet van toepassing is.

Het is dus niet de bedoeling dat het volledige AEO-self-assessment wordt meegestuurd met de aanvraag. Als de Douane dat nodig acht voor de beoordeling van de aanvraag, zal de Douane zelf nadere gegevens of het volledige AEO-self-assessment opvragen.

Bij de vorming van het oordeel over de getroffen beheersmaatregelen worden scores van 0 tot en met 5 gebruikt. De betekenis van deze scores is de volgende:

1. 0 = geen beheersmaatregelen toegepast.

2. 1 = de interne beheersing van bedrijfsprocessen is ad hoc en ongeorganiseerd.

3. 2 = de interne beheersing van bedrijfsprocessen kent een vast patroon.

4. 3 = de interne beheersing van bedrijfsprocessen is beschreven en bekend.

5. 4 = bedrijfsprocessen worden intern gecontroleerd en geëvalueerd.

6. 5 = interne beheersmaatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en worden voortdurend geëvalueerd.

De normen waaraan een bedrijf moet voldoen om een AEO-status te krijgen zijn 'open normen', dus niet tot in detail vastgesteld. Op deze manier is het mogelijk dat het bedrijfsleven zonder aanpassing, of met kleine aanpassingen, van administratie en werkwijze een AEO-status krijgt. Zo levert de Douane maatwerk in het AEO-concept.

Nadat het AEO-self-assessment is uitgevoerd kan het formulier samenvatting AEO-self-assesment dus worden ingevuld. Dit formulier is 1 van de 3 onderdelen van een aanvraag AEO-status.

De 5 stappen van AEO-self-assessment zijn:

• Stap 1 - Welk AEO certificaat wil het bedrijf aanvragen?

  • AEO Douanevereenvoudigingen.

  • AEO Veiligheid.

  • Een gecombineerd certificaat Douanevereenvoudigingen/Veiligheid.

• Stap 2 - Verzamelen van informatie
  Het verzamelen van informatie gebaseerd op de rol in de supply chain.

  • Vaststellen of status AEO reëel is op basis van de formele eisen

  • Informatie verzamelen en registreren door middel van:

    • Dossier aanleggen.

    • Beschrijvingen en documenten kopiëren.

    • Bestaande certificeringen binnen het bedrijf verzamelen.

    • Stakeholder-analyse (welke rol speelt het bedrijf binnen de supply chain).

• Stap 3 - Bepalen van de risicogebieden
  Het bepalen van de risicogebieden op basis van de Guidelines, deel 2: de criteria (TAXUD/2006/1450;29-6-2007) en de bedrijfsspecifieke situatie.

  • De Guidelines zijn uitgangspunt voor het bepalen van de potentiële risico's.

  • Op basis van aard van bedrijf en activiteiten vaststellen welke secties uit de Guidelines van belang zijn.

  • Bepaal volledigheid van geïdentificeerde set van risico's en vul eventueel aan met risico's die verband houden met bedrijfsspecifieke situatie.

  • Zorgen voor draagvlak bij management.

• Stap 4 - Bepalen van de (aanvullende) maatregelen
  Het bepalen van de (aanvullende) maatregelen voor de risicobeheersing en identificatie van de resterende risico's.

  • Beoordeling van de risico's en de al getroffen maatregelen.

  • Bepalen van de (eventueel) te nemen acties.

  • Bestaan en werking vaststellen van de maatregelen en procedures om te bepalen of de geïdentificeerde relevante risico's voldoende worden beheerst.

  • Motivatie resterende risico's (die niet worden afgedekt).

• Stap 5 - Aanvraag AEO en onderhoud
  Het indienen van de aanvraag van de AEO status en periodieke evaluatie.

  • Aanvraag AEO indienen.

  • Behoud van status, wijzigingen doorgeven en regelmatig vaststellen of nog aan de voorwaarden van AEO wordt voldaan.

Naar boven

4.3.4 Toetsing AEO-criteria

De Douane toetst de AEO-aanvraag op verschillende manieren toetsen. Dit zijn bijvoorbeeld:

• toetsen aan bij de Douane al bekende informatie, bijvoorbeeld eerdere aanvragen van douanevergunningen, eerdere resultaten van controles en in het verleden door anderen dan de Douane aan de aanvrager toegekende certificaten (bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid)

• het opvragen van informatie

• een bedrijfsbezoek en/of een initieel onderzoek

Naar boven

4.4 Afgifte van het certificaat na het onderzoek

De douaneautoriteit van afgifte geeft het AEO-certificaat af na het onderzoek. Het model is opgenomen in bijlage 1quinquies van de TVo. CDW.

Het certificaat wordt binnen 120 kalenderdagen nadat de Douane alle informatie heeft ontvangen op grond waarvan zij de aanvraag kan aanvaarden afgegeven.

Wanneer de douaneautoriteit zich onmogelijk aan de genoemde termijn kan houden, kan deze termijn met 60 dagen worden verlengd. In dat geval deelt de douaneautoriteit de aanvrager de reden van de verlenging mee, voordat de termijn is verstreken.

De termijn van 120 kalenderdagen kan ook worden verlengd, als de aanvrager tijdens het onderzoek van de criteria aanpassingen verricht om aan die criteria te voldoen en deze aan de bevoegde autoriteit meedeelt.

Het certificaat wordt bij een voor bezwaar vatbare beschikking verleend.

Bij het afgeven van het certificaat is een aparte beschikking niet nodig; het certificaat ís de beschikking. Wel zal de bezwaarclausule separaat moeten worden bijgevoegd, want daar voorziet het certificaat niet in.

De douaneautoriteit van afgifte deelt de douaneautoriteiten van de andere lidstaten binnen vijf werkdagen mee, dat een AEO-certificaat is afgegeven met behulp van het in paragraaf 4.6.3 bedoelde communicatiesysteem.
(artikel 14septdecies TVo. CDW)

Naar boven

4.5 Afwijzing aanvraag na onderzoek

Zoals in paragraaf 4.2 is beschreven, kunnen de douaneautoriteiten van een andere lidstaat de douaneautoriteit van afgifte relevante gegevens verstrekken die een beletsel kunnen vormen voor afgifte van het certificaat. Ook kunnen douaneautoriteiten van een andere lidstaat in het kader van de raadplegingsprocedure meedelen dat de aanvrager niet aan een of meer criteria voldoet. Tenslotte kan de douaneautoriteit van afgifte zelf vaststellen dat niet voldaan wordt aan een van de vastgestelde criteria voor afgifte van het certificaat.

De douaneautoriteit van afgifte kan in al die gevallen van oordeel zijn dat de aanvraag waarschijnlijk moet worden afgewezen. Is dat het geval, dan deelt de douaneautoriteit van afgifte de aanvrager mede dat de bevindingen waarschijnlijk tot een afwijzing van de aanvraag zullen leiden. Deze mededeling is geen besluit en dus niet voor bezwaar vatbaar. De aanvrager moet bij de mededeling tevens in de gelegenheid worden gesteld om binnen 30 kalenderdagen te reageren. De hiervoor genoemde termijn van 90 kalenderdagen wordt in dat geval dienovereenkomstig geschorst.

De afwijzing van de aanvraag leidt niet tot de automatische intrekking van de bestaande vergunningen die op grond van de douanewetgeving zijn afgegeven.

Wanneer de aanvraag wordt afgewezen, deelt de douaneautoriteit de aanvrager de redenen hiervan mede. Het besluit tot afwijzing wordt binnen de hiervóór genoemde termijnen aan de aanvrager medegedeeld.
(artikel 14sexdecies TVo. CDW)

De afwijzing geschiedt bij een voor bezwaar vatbare beschikking. Zie voor het onderwerp beschikkingen ook het onderdeel 3.00.00 van dit Handboek.

Wanneer bij de aanvraag ook andere lidstaten zijn geraadpleegd, deelt de douaneautoriteit van afwijzing de douaneautoriteiten van de andere lidstaten binnen vijf werkdagen mee, dat een AEO-certificaat is afgewezen met behulp van het in paragraaf 4.6.3 bedoelde communicatiesysteem.
(artikel 14septdecies TVo. CDW)

Naar boven

4.6 Uitwisseling van informatie

4.6.1 Algemeen

De status van geautoriseerde marktdeelnemer neemt een belangrijke plaats in bij de veiligheidswijziging van het CDW en de TVo. CDW. De AEO-houder geniet bepaalde faciliteiten en de goederenstroom binnen een veilige toeleveringsketen wordt niet, althans minder risicovol geacht. Het is daarom van groot belang dat de douaneautoriteiten van alle lidstaten goed op de hoogte zijn van de AEO-status van een marktdeelnemer. Ook in het proces van behandeling van aanvragen, van de schorsing van certificaten en de intrekking van de status is het van belang dat goed gecommuniceerd wordt tussen de autoriteiten van de lidstaten.

Alle relevante informatie waarover de douaneautoriteit van afgifte beschikt, wordt ter beschikking gesteld van de douaneautoriteiten van de andere lidstaten waar de geautoriseerde marktdeelnemer douanegerelateerde activiteiten uitoefent.

Als een douaneautoriteit een specifieke vergunning intrekt die op grond van een AEO-certificaat is afgegeven voor het gebruik van een van de douanevereenvoudigingen die in 1.3.1 zijn genoemd, deelt zij dit aan de douaneautoriteit die het AEO-certificaat heeft afgegeven mede.
(artikel 14quatervicies, lid 2 en 3 TVo. CDW)

Naar boven

4.6.2 Informatieplicht van de AEO

De AEO-houder stelt de douaneautoriteit van afgifte in kennis van elk feit dat zich na de toekenning van het certificaat voordoet en dat gevolgen kan hebben voor de handhaving of de inhoud daarvan.
(artikel 14quatervicies, lid 1 TVo. CDW)