2.50.00 Geautoriseerde marktdeelnemer

2 Het aanvragen van een AEO-certificaat

2.1 Aan wie kan een AEO-status worden verleend?

De AEO-status kan worden verleend aan een aanvrager die aan de volgende eigenschappen voldoet:

• het moet gaan om een persoon die ondernemer is; een persoon is een natuurlijk persoon of een rechtspersoon of een vereniging van personen. Een privé persoon die geen ondernemer is kan dus geen AEO-status krijgen. Zie voor het begrip persoon ook onderdeel 1.00.00, paragraaf 2.2.12 van dit Handboek.
  (artikel 4, punt 1 en 5bis, lid 1 CDW)

  Bij concerns en filialen moet u rekening houden met het volgende:

  • Een concern bestaat uit meerdere rechtspersonen, met een moedermaatschappij die (een deel van) de aandelen houdt van een of meerdere "dochters" (werkmaatschappijen). Vaak is sprake van activiteiten in meerdere landen. Als een moedermaatschappij voor een of meerdere dochters ("subsidiaries") de AEO status wil, dan zal iedere dochtermaatschappij een aanvraag moeten indienen.

  • Een "filiaal" is niet een zelfstandige juridische entiteit, maar bijvoorbeeld een kantoor, een locatie of een terrein en vormt dus een deel van het bezit van een (rechts)persoon. Het is dan ook alleen de (rechts)persoon die de aanvraag kan indienen en houder kan worden van de AEO-status.

• deze ondernemer moet zich bezighouden met activiteiten waarop de douanewetgeving betrekking heeft.
  ( artikel 1, punt 12 TVo. CDW)

  Op grond van deze definitie kan een ondernemer die zich niet met douaneactiviteiten bezighoudt en die grondstoffen levert die zich reeds in het vrije verkeer bevinden aan een in de Unie gevestigde fabrikant niet in aanmerking komen voor de AEO-status.

  Een vervoersbedrijf dat uitsluitend goederen vervoert binnen het douanegebied van de Unie en geen betrokkenheid heeft bij de toepassing van de douanewetgeving kan evenmin voor de AEO-status in aanmerking komen. Zie voor het begrip douanewetgeving ook onderdeel 1.00.00 paragraaf 1.2.1 van het dit Handboek.

  Het hoeft overigens niet altijd te gaan om ondernemers die zich uitsluitend rechtstreeks bezighouden met activiteiten waarop de douanewetgeving betrekking heeft. Zo kan een fabrikant die goederen voor de export produceert de AEO-status aanvragen zelfs als de exportformaliteiten door een ander worden vervuld.

  Het begrip bezighouden met activiteiten waarop de douanewetgeving betrekking heeft moet ruim worden uitgelegd. Ondernemers die zich bezighouden met goederen die onder douanetoezicht staan of met de verwerking van gegevens over zulke goederen kunnen ook het AEO-veiligheidscertificaat aanvragen.

• de ondernemer moet in het douanegebied van de Unie gevestigd zijn. Dat betekent dat de ondernemer, wanneer het een natuurlijk persoon betreft, zijn normale verblijfplaats in de Unie moet hebben. Betreft het een rechtspersoon of vereniging, dan moet deze haar statutaire zetel, hoofdbestuur of vaste inrichting in de Unie hebben.

  Wanneer een buiten de Unie gevestigd bedrijf in Nederland dus een vestiging (vaste inrichting) heeft, kan zij worden aangemerkt als een "in het douanegebied van de Unie gevestigde ondernemer" en kan dit bedrijf dus een verzoek voor de status van AEO indienen.Zie over het begrip "douanegebied van de Unie" ook onderdeel 1.00.00, paragraaf 2.2.1 van het Handboek Douane.
  (artikel 1, onderdeel 2 en artikel 3 en 5bis, lid 1 CDW)

  Er zijn twee uitzonderingen op de hoofdregel dat de aanvrager in de Unie gevestigd moet zijn. Een aanvrager hoeft niet in het douanegebied van de Unie te zijn gevestigd:

  1. wanneer een internationale overeenkomst tussen de Unie en het derde land waar de marktdeelnemer is gevestigd, in de wederzijdse erkenning van AEO certificaten voorziet en bepalingen bevat inzake administratieve regelingen voor het verrichten van passende controles namens de douaneautoriteiten van de lidstaat, als deze hierom verzoeken; Er zijn inmiddels overeenkomsten afgesloten met de Verenigde Staten, Japan en China. Voor China moeten bilateraal nog afspraken worden gemaakt over welke faciliteiten wederzijds worden verleend en de wijze waarop de gecertificeerde bedrijven kunnen worden geïndentificeerd als douaneaangiften. Dergelijke overeenkomsten noemen we Mutual Recognition Agreements.
     (zie verder onder hoofdstuk 6)

  2. wanneer de aanvraag voor het toekennen van het AEO-certificaat "veiligheid" (Let op!: dit geldt dus niet voor een AEO-combicertificaat) wordt ingediend door een niet in de Unie gevestigde luchtvaart- of scheepvaartmaatschappij, die aldaar een regionaal kantoor heeft en reeds in aanmerking komt voor de vereenvoudigingen genoemd in de artikelen 324sexies (het achteraf opstellen van een manifest waarmee de EU-status van goederen kan worden aangetoond), de vereenvoudigde procedures-niveau 2 voor de luchtvaart ( artikel 445 TVo. CDW) en de vereenvoudigde procedure niveau 2 voor de scheepvaart artikel ( 448 TVo. CDW). In dit bijzondere geval gelden er nog aanvullende bepalingen met betrekking tot de afgifte van het AEO-certificaat.(zie verder onder 3.5)

( artikel 14octies TVo. CDW)

Naar boven

2.2 Waar moet de aanvraag worden ingediend?

Een AEO-certificaat moet door de ondernemer worden aangevraagd. Voor de vraag in welke lidstaat de AEO-status moet worden aangevraagd zijn een aantal zaken van belang, te weten:

• waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt bijgehouden of waar deze hoofdboekhouding in het computersysteem van de aanvrager elektronisch (dat wil zeggen met behulp van informatietechnologie en computernetwerken) voor de Douane toegankelijk is. Onder hoofdboekhouding wordt verstaan: de dossiers en bescheiden aan de hand waarvan de douaneautoriteiten kunnen verifiëren en controleren, of aan de voorwaarden en criteria ter verkrijging van het AEO-certificaat is voldaan;

• de plaats waar tenminste een deel van de door het AEO-certificaat te dekken activiteiten wordt uitgeoefend;

• waar de algemene logistieke beheersactiviteiten van de aanvrager plaatsvinden.

Hoofdregel

Het AEO-certificaat wordt aangevraagd:

• in de lidstaat waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden en waar tenminste een deel van de activiteiten wordt uitgevoerd of

• in de lidstaat waar de hoofdboekhouding in het computersysteem van de aanvrager toegankelijk is, waar tenminste een deel van de activiteiten wordt uitgevoerd en de algemene logistieke beheersactiviteiten plaatsvinden.

(artikel 14quinquies, lid 1 onderdeel a en b TVo. CDW)

Wanneer de plaats voor het indienen van de aanvraag niet volgens de hoofdregel kan worden vastgesteld, gelden in afwijking van de hoofdregel de volgende criteria:

Het AEO-certificaat wordt aangevraagd:

• In de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt bijgehouden;

• In de lidstaat waar de hoofdboekhouding in het computersysteem van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregeling elektronisch toegankelijk is voor de Douane en waar de algemene logistieke beheersactiviteiten van de aanvrager plaatsvinden.

(artikel 14quinquies, lid 2 Tvo CDW)

Bevinden de (toegankelijke) hoofdboekhouding, de door het AEO-certificaat te dekken activiteiten en eventueel de logistieke beheersactiviteiten zich in één lidstaat, dan is deze lidstaat bevoegd. Het kan echter ook zijn dat bijvoorbeeld de boekhouding in verschillende lidstaten wordt bijgehouden of activiteiten plaatsvinden in meerdere lidstaten. In dat geval is een speciale procedure van toepassing bij de aanvraag en toetsing van het certificaat, de raadplegingsprocedure. Zie hiervoor paragraaf 4.2. (artikel 14quinquies, leden 3, 4 en 5 TVo. CDW)

Wanneer de aanvraag één rechtspersoon betreft met (douane)activiteiten in één lidstaat, is de vraag wie de aanvraag waar moet indienen snel beantwoord. Bij, concerns, die binnen meerdere lidstaten opereren, kan dit nogal eens tot complexe afwegingen leiden.

Enkele voorbeelden:

• A (moeder) is gevestigd in Duitsland, dochter B1 is gevestigd in België en dochter B2 in Oostenrijk. A heeft geen douanegerelateerde activiteiten, maar haar dochters wel. A wil graag de AEO status voor alle douanegerelateerde activiteiten die door haar dochters worden verricht. Zowel de douanegerelateerde hoofdboekhouding en de douanegerelateerde activiteiten vinden plaats in de lidstaten waar de dochters statutair gevestigd zijn. Iedere dochter moet een aanvraag op eigen naam indienen. B1 moet deze indienen in België, B2 in Oostenrijk.

• Bedrijf C heeft haar hoofdvestiging in België, de hoofdboekhouding bevindt zich ook in België. C heeft echter een filiaal W (dus zonder eigen rechtspersoonlijkheid) in Frankrijk. W is een douane-entrepot dat dient voor alle invoergerelateerde activiteiten van C. Het entrepot voert de hoofdboekhouding in verband met de betrokken douaneregeling. C moet de aanvraag indienen in Frankrijk.

• Bedrijf A is statutair gevestigd in Frankrijk. Het hoofdkantoor bevindt zich in Parijs. Het is het gezamenlijke service centrum voor de distributeurs, verkoopkantoren, winkelketens en magazijnen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EMEA). Ook het bestuur en de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Echter, hier worden geen douanegerelateerde activiteiten verricht. A heeft een filiaal in België. Dit is het distributiecentrum voor de hele EMEA regio. Alle douanegerelateerde activiteiten vinden in België plaats waar ook de desbetreffende boekhouding wordt bijgehouden. Daar worden ook alle documenten in verband met douaneregelingen bewaard. A heeft diverse douanevergunningen die betrekking hebben op de filiaalactiviteiten entrepot type D, entrepot type C, Toegelaten Afzender en Toegelaten Geadresseerde, erkende Exporteur en Toegelaten exporteur zelfafgifte T2L. Om de bevoegde lidstaat aan te wijzen, moet gekeken worden naar de plaats waar de hoofdboekhouding met betrekking tot de douanegerelateerde activiteiten wordt gehouden, en dus niet de financiële hoofdboekhouding. In dit geval moet, hoewel A geregistreerd is in Frankrijk, de aanvraag in België worden ingediend.

• Het komt regelmatig voor dat een bedrijf de douanegerelateerde administratie uitbesteedt aan een entiteit in een andere lidstaat of zelfs in een derde land. In deze gevallen stelt het bedrijf de Douane van de lidstaat van vestiging in staat om elektronisch toegang te hebben tot de administratie die in die andere lidstaat of dat derde land wordt gevoerd. In deze situatie moet de aanvraag ingediend worden in de lidstaat waar het bedrijf de toegang waarborgt, waar de algemene logistieke beheersactiviteiten van de aanvrager plaatsvinden en waar tenminste een deel van de door het AEO-certificaat te dekken activiteiten wordt uitgeoefend. Vinden de douanegerelateerde activiteiten echter in een andere lidstaat plaats, dan moet de aanvraag toch ingediend worden in de lidstaat waar de Douane toegang heeft tot de douanegerelateerde boekhouding en waar de algemene logistieke beheersactiviteiten plaatsvinden.

• Een in Zweden gevestigd bedrijf doet al zijn zaken in Zweden, maar de boekhouding is uitbesteed naar een bedrijf in Estland. Het zorgt ervoor dat de Zweedse Douane toegang heeft tot zijn dossiers volgens de Zweedse wetgeving. De aanvraag moet in Zweden worden ingediend.

• Een in het Verenigd Koninkrijk gevestigd bedrijf heeft zijn boekhouding naar een bedrijf in Ierland uitbesteed en zorgt ervoor dat de Douane van het Verenigd Koninkrijk elektronisch toegang heeft tot zijn dossiers volgens de wetgeving van dat land. Het importeert goederen uit Azië via Italië, maar het algemene logistieke beheer vindt nog steeds in het Verenigd Koninkrijk plaats. De aanvraag moet worden ingediend in het Verenigd Koninkrijk.

Let op!

De vraag waar de aanvraag moet worden ingediend is van belang, want een aanvraag die op een onjuiste plaats wordt ingediend moet worden afgewezen (zie paragraaf 4.1).

Naar boven

2.3 De aanvraag

De aanvraag bestaat uit:

• het aanvraagformulier van bijlage 1quater van de TVo. CDW;

• de namens de aanvrager ondertekende Verklaring bij de aanvraag AEO-status. Deze verklaring moet worden ondertekend door de directeur/bestuurder;

• het namens de aanvrager ingevulde formulier Samenvatting AEO-self-assessment.

De lidstaten doen de Europese Commissie een lijst van autoriteiten toekomen waarbij de aanvragen kunnen worden ingediend, en eventuele wijzigingen van die lijst. De Europese Commissie doet deze gegevens aan de andere lidstaten toekomen of maakt deze op het internet bekend. Deze autoriteiten zijn ook de autoriteiten van afgifte van de AEO-certificaten (zie hiervoor onder hoofdstuk 4). (artikel 14sexies TVo. CDW)

In Nederland moet de aanvraag worden ingediend bij het Landelijk Centrum AEO (LCAEO) dat is gevestigd in Rotterdam.

Het adres is:
Belastingdienst/Douane Rotterdam Rijnmond
Landelijk Centrum AEO
Postbus 3070
6401 DN Heerlen

Bij concerns geldt nog het volgende:
Iedere (dochter)maatschappij moet een complete aanvraag indienen. Echter, wanneer alle dochtermaatschappijen dezelfde standaarden en procedures toepassen voor hun douanegerelateerde activiteiten, mag de moedermaatschappij de Samenvatting AEO-self-assessment ten behoeve van alle dochtermaatschappijen die een aanvraag hebben ingediend invullen. Dit geldt in ieder geval wanneer zowel de moedermaatschappij als de dochtermaatschappijen in Nederland zijn gevestigd. Is één van de aanvragers niet in Nederland gevestigd zal per geval bekeken worden of deze vereenvoudiging kan worden toegepast.