2.50.00 Geautoriseerde marktdeelnemer

3 Criteria voor afgifte van een AEO-certificaat

3.1 Algemeen

Naast de algemene vereisten die gelden voor de aanvraag van het AEO-certificaat (zie hoofdstuk 2) gelden een aantal criteria waaraan een marktdeelnemer moet voldoen voor de toekenning van de AEO-status. Deze zijn (afhankelijk van het soort AEO-certificaat dat wordt aangevraagd):

• een passende staat van dienst op het gebied van de naleving van douanevereisten (zie paragraaf 3.2)

• een deugdelijke handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maakt (zie paragraaf 3.3)

• in voorkomend geval, het bewijs van financiële solvabiliteit (zie paragraaf 3.4) en

• indien van toepassing, passende veiligheidsnormen (zie paragraaf 3.5)

(artikel 5bis, lid 2 CDW)

De douane-autoriteiten moeten terdege rekening houden met de bijzondere kenmerken van de marktdeelnemers, en met name van kleine en middelgrote ondernemingen.

Op zich gelden de criteria voor alle marktdeelnemers, ongeacht de aard en omvang. Echter, de wijze waarop marktdeelnemers aan de eisen kunnen voldoen is onder andere afhankelijk van complexiteit, omvang, rol in het logistieke proces en de soort goederen.
Zo is een douane-expediteur in de internationale logistieke keten verantwoordelijk voor de juistheid en de tijdige indiening van de douaneaangifte of de summiere aangifte. De importeur is in voorkomend geval verantwoordelijk voor het geven van een bestemming van bij de Douane aangebrachte goederen en de juiste en tijdige indiening van de aangifte, het vervullen van de formaliteiten bij invoer, en de veilige inontvangstneming van de goederen, met name door te voorkomen dat onbevoegden daarmee iets kunnen doen. Ook de producent, de exporteur, de expediteur, de entrepothouder en de vervoerder hebben hun eigen specifieke verantwoordelijkheden.

Alle aanvragers van het AEO-certificaat veiligheid zullen moeten aantonen dat hun bedrijfsruimten voldoende beveiligd zijn. Een grote fabriek kan dit bijvoorbeeld doen door middel van een omheining, bewakers en een camerabewakingssysteem. Een douane-expediteur die slechts over een kantoor beschikt kan dit doen door middel van sloten op ramen, deuren en kasten.

Kleine en middelgrote bedrijven zullen waarschijnlijk op andere wijze dan door middel van badges de personen die hun gebouwen binnenkomen identificeren.
Niet alle eisen gelden voor ieder soort AEO-certificaat. Een overzicht aan welke eis moet worden voldaan voor ieder van de drie AEO-certificaten is opgenomen in paragraaf 3.6.
(artikel 14bis, lid 2 TVo. CDW)

Naar boven

3.2 Een passende staat van dienst

Het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend, de personen die zeggenschap hebben over de leiding van het bedrijf, de eventuele wettelijke vertegenwoordiger van de aanvrager in douanezaken en de voor douanezaken verantwoordelijke persoon in het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend mogen in de drie jaar voorafgaande aan de aanvraag geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving hebben begaan.

De staat van dienst op het gebied van de naleving van de douanevereisten kan passend worden geacht, als de bevoegde douaneautoriteit eventuele overtredingen als van weinig belang beschouwt in verhouding tot het aantal en de omvang van de douanegerelateerde activiteiten van de aanvrager en zij geen twijfel hebben doen ontstaan over diens goede trouw.

Wanneer de aanvrager minder dan drie jaar geleden is opgericht, wordt het naleven van de douanewetgeving aan de hand van de documenten en informatie waarover de Douane beschikt beoordeeld.

Wanneer de personen die zeggenschap uitoefenen over het bedrijf dat de aanvraag indient, in een derde land zijn gevestigd, beoordelen de douaneautoriteiten hun naleving van de douanewetgeving aan de hand van de documenten en informatie waarover zij beschikken.
(artikel 14nonies TVo. CDW)

Naar boven

3.3 Een deugdelijke handels- en vervoersadministratie

De aanvrager moet aan de volgende eisen voldoen:

1. een administratie voeren, die in overeenstemming is met de algemene aanvaarde boekhoudbeginselen van de lidstaat waar de administratie wordt gevoerd en welke administratieve douanecontrole vergemakkelijkt

2. de douaneautoriteit fysieke of elektronische toegang verlenen tot zijn douaneadministratie en, in voorkomend geval, vervoersadministratie

3. over een logistiek systeem beschikken dat een onderscheid maakt tussen communautaire en niet-communautaire goederen. Deze eis geldt niet voor een AEO-certificaat "veiligheid"

4. over een administratieve organisatie beschikken, die in overeenstemming is met de soort en de omvang van de bedrijfsactiviteiten en geschikt is voor het beheer van de goederenstroom, en over een systeem van interne controles (in Nederland spreken we tegenwoordig van interne beheersmaatregelen) beschikken waarmee onrechtmatige of frauduleuze transacties kunnen worden opgespoord

5. indien van toepassing, toereikende procedures toepassen voor het beheer van vergunningen die verband houden met handelspolitieke maatregelen of de handel in landbouwproducten

6. toereikende procedures toepassen voor het bewaren van bedrijfsbescheiden en bedrijfsinformatie en ter bescherming tegen informatieverlies

7. erop toezien, dat werknemers zich bewust zijn van de noodzaak, de douaneautoriteiten in te lichten wanneer zich problemen voordoen in verband met de naleving van de douanewetgeving en personen aanwijzen die in dat geval contact met de douaneautoriteiten opnemen

8. passende maatregelen hebben genomen ter voorkoming dat onbevoegden zijn computersysteem binnendringen en ter bescherming van zijn documentatie

(artikel 14decies TVo. CDW)

Naar boven

3.4 Bewijs van solvabiliteit

Aan deze voorwaarde wordt de aanvrager geacht te voldoen als zijn solvabiliteit over de afgelopen drie jaar kan worden aangetoond.

Onder solvabiliteit wordt in dit verband verstaan een gezonde financiële situatie die de aanvrager in staat stelt aan zijn verplichtingen te voldoen, de kenmerken van zijn zakelijke activiteiten in aanmerking genomen.

Als de aanvrager minder dan drie jaar geleden is opgericht, wordt zijn financiële solvabiliteit beoordeeld aan de hand van de beschikbare documenten en informatie.
(artikel 14undecies TVo. CDW)

Naar boven

3.5 Passende veiligheidsnormen

In dit kader is het van belang om te weten wat onder "veiligheid" wordt verstaan. De Europese Commissie heeft in 2003 een tweetal mededelingen gepubliceerd die het startpunt vormden voor de "veiligheidswijziging". Hieruit blijkt dat de Commissie "safety" en "security" ruim uitlegt. Het gaat bijvoorbeeld niet alleen om criminele of terroristische activiteiten met goederen of illegale handel in vuurwapens, biologische producten of explosieven, maar ook om de gevaren die door goederen kunnen ontstaan op het gebied van de gezondheid en het milieu, en de veiligheid van de consumenten.

Deze gebieden raken dus al onze VGEM-taken.

Deze eis van passende veiligheidsnormen geldt alleen als de aanvrager om een AEO-certificaat veiligheid of een AEO-combicertificaat verzoekt. Het onderzoek of voldaan wordt aan dit criterium moet uitstrekken tot alle bedrijfsruimten die voor de douanegerelateerde activiteiten van de aanvrager van belang zijn. Een uitzondering geldt als de termijn voor afgifte van het certificaat te kort is om alle betrokken bedrijfsruimten te onderzoeken. Als de Douane er niet aan twijfelt dat de aanvrager in al zijn bedrijfsruimten de voor het bedrijf geldende veiligheidsnormen toepast, kan zij besluiten slechts een representatief deel van die ruimten te onderzoeken.
(artikel 14quindecies, lid 1 TVo. CDW)

De veiligheidsnormen van de aanvrager worden passend geacht als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. de gebouwen die voor de door het certificaat te dekken activiteiten worden gebruikt, zijn gemaakt van materialen die verhinderen dat onbevoegden zich hiertoe onrechtmatig toegang verschaffen

2. er zijn passende toegangscontrolemaatregelen genomen om onrechtmatige toegang tot verzendingsruimten, los- en laadkades en los- en laaddekken te voorkomen

3. er zijn maatregelen genomen om het toevoegen, omwisselen of wegnemen van materialen, of andere manipulaties van de goederen bij het laden, lossen, de op- en overslag te voorkomen

4. indien van toepassing, zijn er procedures voor de behandeling van in- en/of uitvoervergunningen die verband houden met verboden en beperkingen en om goederen van elkaar te onderscheiden

5. de aanvrager heeft maatregelen genomen om zijn handelspartners duidelijk te kunnen identificeren met het oog op de veiligheid van de internationale toeleveringsketen. Iedere marktdeelnemer in de logistieke keten vervult zijn eigen rol en heeft zijn eigen verantwoordelijkheden die samenhangen met die rol. Ze zijn echter ook afhankelijk van de veiligheidsnormen die hun handelspartners in acht nemen. Daarom moeten AEO-houders hun handelspartners aanmoedigen om hun aandeel in de veiligheid van de logistieke keten te waarborgen

6. de aanvrager onderwerpt sollicitanten voor veiligheidsgevoelige functies aan veiligheidsonderzoeken voor zover de wetgeving dit toelaat, en verricht regelmatig achtergrondcontroles

7. de aanvrager ziet erop toe, dat de betrokken werknemers actief aan programma’s inzake veiligheidsbewustzijn meewerken

(artikel 14duodecies, lid 1 TVo. CDW)

Er zijn enkele uitzonderingen op de hoofdregel:

Niet in de unie gevestigde luchtvaart- of scheepvaartmaatschappij

Onder paragraaf 2.1 werd beschreven in welke gevallen de vestigingseis niet van toepassing is. Daarbij werd het geval omschreven van een luchtvaart- of scheepvaartmaatschappij die niet in de Unie is gevestigd, maar die daar een regionaal kantoor heeft en in aanmerking komt voor een aantal vereenvoudigingen. Als een dergelijke maatschappij een aanvraag indient voor een AEO-certificaat veiligheid, moet zij aan één van de volgende voorwaarden voldoen:
(Let op!: dit geldt dus niet voor een AEO-combicertificaat),

• zij is houdster van een internationaal erkend veiligheidscertificaat dat afgegeven is op basis van internationale verdragen in de betrokken vervoerssector. In dat geval moet zij voldoen aan de in artikel 14 duodecies lid 1 vastgestelde criteria. De afgevende douaneautoriteit gaat daar van uit voor zover de criteria voor de afgifte van het internationale certificaat identiek of vergelijkbaar zijn met deze criteria

• zij is een erkend agent als bedoeld in Verordening (EG) nr. 2320/2002 van het Europees Parlement en de Raad en voldoet aan de Verordening (EG) 622/2003 van de Commissie vastgestelde criteria

• zij is houdster van een certificaat dat is afgegeven in een buiten het douanegebied van de Unie gelegen land indien een bilaterale overeenkomst tussen de Unie en dat derde land voorziet in de aanvaarding van dat certificaat op de bij die overeenkomst vastgestelde voorwaarden

(artikel 14duodecies, lid 2 TVo. CDW)

Erkende agenten

Wanneer de aanvrager in de Unie is gevestigd en een erkend agent is als bedoeld in Verordening (EG) nr. 2320/2002 van het Europees Parlement en de Raad en voldoet aan de Verordening (EG) 622/2003 van de Commissie vastgestelde eisen, wordt aan de criteria geacht te zijn voldaan wat de ruimten betreft waarvoor de marktdeelnemer de status van erkend agent heeft verkregen
(artikel 14duodecies lid, 3 TVo. CDW)

Houder van internationaal erkend veiligheidscertificaat, een Europees veiligheidscertificaat, etc.

Wanneer de in de Unie gevestigde aanvrager houder is

• van een internationaal erkend veiligheidscertificaat dat op grond van internationale overeenkomsten is afgegeven of;

• van een Europees veiligheidscertificaat dat op grond van de Uniewetgeving is afgegeven of;

• van een internationale norm van de Internationale Organisatie voor Normalisatie of;

• van een Europese norm van de Europese Organisatie voor Normalisatie,

wordt aan de vastgestelde criteria geacht te zijn voldaan, voor zover de criteria voor de afgifte van die certificaten identiek of vergelijkbaar zijn met die welke in de onderhavige verordening (de TVo. CDW dus) zijn vastgesteld.
(artikel 14duodecies, lid 4 TVo. CDW)

Bovenstaande geldt alleen voor certificeringen die zijn verstrekt door internationaal erkende certificeerders. Certificeringen die zijn verstrekt door anderen kunnen wel een rol spelen. De douaneautoriteit kan namelijk bij het onderzoek of voldaan wordt aan de criteria rekening houden met door een deskundige verstrekte conclusies met betrekking tot de in de artikelen 14decies, 14undecies en 14duodecies bedoelde gebieden. De deskundige mag echter geen banden hebben met de aanvrager.
(artikel 14quindecies, lid 2 TVo. CDW)