Egalisatiereserve

U mag een zogenoemde egalisatiereserve vormen voor kosten en lasten van de bedrijfsuitoefening in dit boekjaar, die pas in de toekomst tot een piek in de uitgaven leiden. Het bekendste voorbeeld hiervan zijn onderhoudskosten aan gebouwen en schepen, waarbij het daadwerkelijke onderhoud bijvoorbeeld eens in de 10 jaar gebeurt.

Een belangrijke voorwaarde is dat het gaat om toekomstige uitgaven wegens kosten, en niet om toekomstige aanschaf of verbetering van bedrijfsmiddelen. De uitgaven voor aanschaf of verbetering van een bedrijfsmiddel brengt u in mindering op de winst door de jaarlijkse afschrijving op dit bedrijfsmiddel. 

De overige voorwaarden voor het vormen van de egalisatiereserve zijn in de jurisprudentie ontwikkeld. Deze zijn:

• De kosten worden verdeeld in de toekomst uitgegeven.
• De kosten zijn noodzakelijk geworden door de ondernemingsuitoefening in het jaar van dotatie (toevoeging).
• De kosten die in een bepaald jaar zijn opgeroepen, leiden in een komend jaar tot een piek in de uitgaven.
• Er is een redelijke mate van zekerheid dat de uitgaven zich zullen voordoen.

Te reserveren bedrag

Het bedrag dat u mag reserveren, hangt af van de verwachting over de hoogte van de toekomstige kosten en het tijdstip waarop u de kosten maakt. U moet dus een redelijke schatting maken. Blijkt achteraf dat de schatting te hoog is uitgevallen? Dan moet u het overschot in de winst opnemen. De jaarlijkse toevoeging hoeft niet altijd gelijk te zijn. Deze kan bijvoorbeeld wijzigen als de kosten stijgen of de periode verandert. De wijzigingen geeft u op bij 'Wijzigingen in toelaatbare reserves'.

U mag een aparte reserve vormen per bedrijfsmiddel. Het is ook mogelijk dat u een reserve vormt per object, bijvoorbeeld voor onderhoud dat eens per 10 jaar en onderhoud dat eens per 15 jaar moet worden verricht. In de balans vermeldt u de boekwaarde van het totaal van de afzonderlijke egalisatiereserves.

Samenwerkingsverband

Maakt u deel uit van een samenwerkingsverband? Dan moet u de wijziging in de egalisatiereserve opgeven in verhouding tot uw aandeel in het samenwerkingsverband.

Afname van de reserve

In het jaar waarin u de kosten (van bijvoorbeeld het onderhoud) maakt, boekt u de kosten af op de reserve. Als de reserve hoger is dan de gemaakte kosten, dan moet u het restant van de reserve opnemen in de winst. Zijn de kosten hoger dan de gevormde reserve, dan trekt u de hogere kosten in 1 keer af van de winst.

U moet de reserve ook in de winst opnemen als het doel waarvoor de reserve ooit is gevormd, is komen te vervallen. Dit is bijvoorbeeld het geval als u het bedrijfsmiddel verkoopt waarvoor u de reserve had gevormd, of als het bedrijfsmiddel verloren gaat.