Inzenden van bescheiden bij invoer- en uitvoeraangiften - DMS

De Douane wil uw aangiften zo snel en effectief mogelijk verwerken. Stuur daarom de bescheiden die bij uw DMS-aangiften horen per e-mail naar ons toe. In deze instructie leest u hoe u onze e-mailpostbus gebruikt.

Voorwaarden bij het per e-mail (digitaal) aanleveren van bescheiden

Het digitaal aanleveren van bescheiden brengt een zeker risico met zich mee: het kan zijn dat uw e-mailberichten – inclusief bijlagen – door andere partijen worden onderschept, ingezien of aangepast. Als u onze e-mailpostbus gebruikt, accepteert u dit risico.

Zorg dat uw e-mailberichten voldoen aan de volgende criteria:

• Uw e-mailbericht - inclusief bijlagen - mag niet groter zijn dan 16 MB. Is uw e-mail groter? Verzend dan uw bescheiden in delen. Vermeld telkens hetzelfde onderwerp, aangevuld met bijvoorbeeld: 'deel 1 van 3', 'deel 2 van 3' en 'deel 3 van 3'.
• Stuur voor elke aangifte 1 afzonderlijke e-mail. Dan kunnen wij uw aangifte en bescheiden vlot verwerken.
• Als bijlage zijn alleen de volgende bestandstypen toegestaan: PDF / DOC / XLS / PPT / PPS / TIF / TIFF / JPG / JPEG / GIF / ZIP / HTM / HTML (hypertext) / TXT / ASCII (txt-bestanden). De bijlagen mogen geen wachtwoord hebben.

Wat zet u in de onderwerpregel?

Vermeld in de onderwerpregel van uw e-mailberichten:

• 'DMS' gevolgd door het nummer van het aangiftepunt. Gebruik '432' voor een aangifte gedaan bij aangiftepunt Schiphol en '396' voor een aangifte gedaan bij aangiftepunt Rotterdam.
• 'PER' als het gaat om goederen die kunnen bederven
• 'AUTO' als het gaat om goederen die vrijgemaakt moeten worden op AUTO
• het volledige aangiftenummer
• de DMS-selectiemededeling (bijvoorbeeld 'CODE 10' (documentcontrole) of 'CODE 40' (fysieke controle))
• alleen CODE 40 vermelden, als in de DMS-selectiemededeling CODE 10 én CODE 40 allebei zijn opgenomen
• 'CODE 10 GOEDEREN VRIJGEVEN' als de goederen door DMS zijn vrijgegeven
• 'VA ETA' gevolgd door de verwachte datum van aankomst, als er een voorafaangifte is gedaan
• 'ONGELDIG MAKEN' als het gaat om een verzoek tot ongeldig maken
• 'VERNIETIGING' als het gaat om een regeling AV vernietiging

Het onderwerp van een mailbericht met DMS-aangifte kan dus bijvoorbeeld zijn: DMS 396 22NL34GF5JF45254 CODE 10

Gaat het om een noodprocedure?

Vermeld in de onderwerpregel van uw e-mailberichten:

• de tekst 'Noodprocedure'
• gevolgd door het aangiftepuntnummer
• het Local Reference Number van de noodaangifte

Welk e-mailadres voor DMS Invoer?

Voor het aanleveren van bescheiden bij invoeraangiften is het volgende e-mailadres beschikbaar: Douane.DMS.Invoer@douane.nl.

Bescheiden voor zowel aangiftepunt 396 (Rotterdam) als aangiftepunt 432 (Schiphol) stuurt u naar dit e-mailadres.

Welk e-mailadres voor DMS Uitvoer?

Voor het aanleveren van bescheiden bij uitvoeraangiften is het volgende e-mailadres beschikbaar: Douane.DMS.Uitvoer@douane.nl.

Bescheiden voor zowel aangiftepunt 396 (Rotterdam) als aangiftepunt 432 (Schiphol) stuurt u naar dit e-mailadres.

Ambtelijk waarmerken aan balie

Moet u (niet-)fiscale bescheiden indienen? Breng deze dan binnen 1 week na uw aangifte naar het douanekantoor waar u aangifte deed. Een aantal bescheiden is 'wegvoeringsverhinderend'. De Douane geeft de goederen dan pas vrij voor wegvoering als de controle heeft plaatsgevonden. Dit geldt bijvoorbeeld voor melk, zuivel, graan, rijst, hennep, hop, wijn en suiker.

De adressen van de douanekantoren vindt u in de Kantorenlijst Douane.

U kunt zich daarnaast ook melden aan het loket van aangiftepunt 432 (Schiphol) of 396 (Rotterdam).

Ambtelijk waarmerken via post

U kunt bescheiden die ambtelijk gewaarmerkt moeten worden ook per post naar ons sturen. Doe dat binnen 1 week nadat u aangifte deed.

Postadres aangiftepunt 432

Douane Schiphol Cargo 
Team Aangiftebehandeling 
Postbus 3070 
6401 DN Heerlen

Postadres aangiftepunt 396

Douane Breda/kantoor Rotterdam 
Team Aangiftebehandeling 
Postbus 3070 
6401 DN Heerlen

Storingen

Is er een storing in het aangiftesysteem DMS? Dan blijft u de bescheiden via de genoemde e-mailadressen naar ons sturen. In de onderwerpregel van het bericht vermeldt u 'NOODPROCEDURE', gevolgd door het aangiftepuntnummer en het Local Reference Number van de noodaangifte. Geven wij de goederen vrij? Dan krijgt u daarvan bericht via e-mail.

De noodprocedures vindt u bij Noodprocedures Douane.

Vragen

Hebt u vragen over het juist digitaal aanleveren of ambtelijk waarmerken van bescheiden? Dan kunt u contact opnemen met:

• Douane Breda/kantoor Rotterdam via telefoonnummer: 088 - 151 41 00 of per fax: 088 - 151 42 99
• Douane Schiphol via telefoonnummer: 088 - 158 20 00