Inzenden van bescheiden bij aanbrengberichten en aanvullende aangiften - DMS-IIAA

De Douane wil uw aanbrengberichten en aanvullende aangiften zo snel en effectief mogelijk verwerken. Stuur daarom de bescheiden die bij uw DMS-aangiften horen, per e-mail naar ons toe. In deze instructie leest u hoe u onze e-mailpostbus gebruikt.

Voorwaarden bij het per e-mail (digitaal) aanleveren van bescheiden

Het digitaal aanleveren van bescheiden brengt een zeker risico met zich mee: het kan zijn dat uw e-mailberichten – inclusief bijlagen – door andere partijen worden onderschept, ingezien of aangepast. Als u onze e-mailpostbus gebruikt, accepteert u dit risico.

Zorg dat uw e-mailberichten voldoen aan de volgende criteria:

• Uw e-mailbericht - inclusief bijlagen - mag niet groter zijn dan 16 MB. Is uw e-mail groter? Verzend dan uw bescheiden in delen. Vermeld telkens hetzelfde onderwerp, aangevuld met bijvoorbeeld: 'deel 1 van 3', 'deel 2 van 3' en 'deel 3 van 3'.
• Stuur voor elke aangifte 1 afzonderlijke e-mail. Dan kunnen wij uw aangifte en bescheiden vlot verwerken.
• Als bijlage zijn alleen de volgende bestandstypen toegestaan: PDF / DOC / XLS / PPT / PPS / TIF / TIFF / JPG / JPEG / GIF / ZIP / HTM / HTML (hypertext) / TXT / ASCII (txt-bestanden). De bijlagen mogen geen wachtwoord hebben.

Alle te overleggen bescheiden moeten door de aangever worden voorzien van het master referentienummer (MRN-nummer) van de aangifte. Het maakt daarbij niet uit of de bescheiden al een eigen referentienummer heeft. De nummering moet rechtsboven op de bescheiden worden gezet. Lukt dan niet? Dan wordt de nummering zo dicht mogelijk bij die plaats of in een daartoe bestemd vak gezet.

Wat zet u in de onderwerpregel?

• De onderwerpregel begint met uw douaneregio:
  Amsterdam = DAM
  Arnhem = DAR
  Breda = DBR
  Eindhoven = DEI
  Groningen = DGR
  Schiphol = DSC
  Rotterdam Haven = DRH
  Grote ondernemingen Amsterdam = HANDEL
  Grote ondernemingen olie en gas = OLGA
• Daarna vermeldt u of het gaat om een aanbrengbericht of aanvullende aangifte:
  • AANBR bij een aanbrengbericht.
  • AANVU bij een aanvullende aangifte.
• Vervolgens het volledige MRN-nummer.
• 'PER' als het gaat om goederen die kunnen bederven.
• De DMS-selectiemededeling. Bijvoorbeeld 'CODE 10' (documentcontrole) of 'CODE 40' (fysieke controle).
• Alleen CODE 40 vermelden als in de DMS-selectiemededeling CODE 10 én CODE 40 allebei zijn opgenomen.

Storingen

Is er een storing in het aangiftesysteem DMS? Gebruik dan het formulier voor het aanbrengen tijdens de noodprocedure DMS-IIAA:

• Noodaanbrengbericht DMS voor IIAA-vergunninghouders

Is de noodprocedure toegepast voor het aanbrengbericht in bovenstaand voorbeeld? Dan wordt de onderwerpregel: DAM NOODPROCEDURE AANBR LRN-NUMMER. Bij een noodprocedure is er geen MRN-nummer, maar een door de aangever toe te kennen Local Reference Number.

Welk e-mailadres voor DMS-IIAA?

Voor het aanleveren van bescheiden bij invoeraangiften is het volgende e-mailadres beschikbaar: Douane.DMS.IIAA@douane.nl.

Ambtelijk waarmerken aan balie of via de post

Moet u (niet-)fiscale bescheiden waarmerken? Neem dan contact op met uw bedrijvencontactpunt.

Vragen

Hebt u vragen over het juist digitaal aanleveren van bescheiden? Dan kunt u contact opnemen met uw bedrijvencontactpunt.