10.06.00 Wapens en munitie

8 Proces klantmanagement en werkzaamheden

Dit hoofdstuk beschrijft de werkzaamheden van de Douane binnen het proces Klantmanagement bij het toezicht op de naleving van de wetgeving die geldt bij de Wwm In het proces klantmanagement gaat u na of de Wwm op de goederen van toepassing is.

De regelgeving van de Wwm is complex ,voor nadere informatie kunt best de vraagbaak Wwm van uw kantoor raadplegen.

Naar boven

8.1 Afgifte vergunningen/certificaten (incl. initieel onderzoek)

Bij de afweging om een vergunning te verlenen en bij het beheer van bestaande vergunningen, wordt de manier waarop Douane toezicht uitoefent op de naleving van VGEM-taken meegenomen.

Tijdens het initieel onderzoek moet bepaald worden of wapens en munitie deel uitmaken van het goederenpakket en tot welke categorie deze behoren. Is dit het geval dan moet beoordeeld worden in hoeverre door aanvrager rekening gehouden wordt met de wettelijke verplichtingen uit de Wwm.

In de vergunning neemt u geen bepalingen of voorwaarden op die voortkomen uit de VGEM-wetgeving. Wel legt u in de individuele voorwaarden en het behandelplan de waarborgen en voorwaarden vast voor uitoefenen van het toezicht door de Douane. In de aanbiedingsbrief bij afgifte van de vergunning staat vermeldt dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

De vergunninghouder moet zich ook houden aan de verplichtingen uit de Wwm. Voor goederen waarop de Wwm van toepassing is en een consent , uitvoervergunning, ontheffing of vrijstelling noodzakelijk is, geldt daarom als voorwaarde een actieve meldplicht voor de aangever.

Naar boven

8.1.1 Vergunning inschrijving in de administratie van de aangever

Bij een aangifte voor brengen in het vrije verkeer via AGS wordt door het plaatsen van selectie- en procedureprofielen, invulling gegeven aan de mogelijkheid tot controle op formele vereisten. Dit geeft onder meer de mogelijkheid tot controle op het document behorende bij een aangifte . Invoer met inschrijving in de administratie is een vereenvoudigde aangifteprocedure. De aangifte voor het in het vrije verkeer brengen wordt niet gedaan via AGS maar via een inschrijving in de administratie van de vergunninghouder gevolgd door een aanvullende aangifte. Tijdens het initieel onderzoek bepaalt u of sprake is van invoer van goederen waarop de Wwm en op welke wijze de controle plaats vindt op de wettelijke verplichtingen, voordat deze in het vrije verkeer worden gebracht. . Voor wapens en munitie betekent dit dat wordt beoordeeld of voor de zending een consent of ontheffing voor handen is

Naar boven

8.1.2 Overige vergunningen

Voor een vergunning waarbij mogelijk goederen zijn die vallen onder de Wwm geldt dat er rekening moet worden gehouden met de verplichtingen zoals de aanwezigheid en controle op een wapenvergunning, consent, uitvoervergunning of ontheffing. Indien van toepassing, neemt u maatregelen bijvoorbeeld d.m.v. een actieve meldingsplicht om te voorkomen dat wapens en munitie in het vrije verkeer worden gebracht.

Naar boven

8.1.3 Behandeling aanvraag AEO status

De Douane consulteert – via het Landelijk centrum AEO (LCAEO) - andere handhavingsdiensten over bedrijven die bij de Douane certificering hebben aangevraagd in het kader van horizontaal toezicht of de regeling Authorised Economic Operator (AEO) als bedoeld in DWU, artikel 38. Er zijn voor wapens en munitie geen (specifieke) afspraken met het ministerie van J en V waarmee bij de afgifte van een AEO-certificaat rekening moet worden gehouden.

Naar boven

8.2 Klantmanagement

8.2.1 Cyclisch toezicht

Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is - net als bij fiscale risico's - een gedeelde verantwoordelijkheid van respectievelijk HHB/DLTC en KM. Daarbij zal veelal sprake zijn van het voldoen aan de formele bepalingen die gelden voor de activiteiten met (werkzame stoffen voor de vervaardiging van) geneesmiddelen alsmede het leveren van een bijdrage aan de risicovinding . De klantmanager is verantwoordelijk voor de cyclische controle (eens in de drie jaar)(bij accijnsgoederen eens in de vijf jaar) van zijn klanten. Hierbij maakt hij gebruik van de beschikbare klantgegevens, het klantgedrag, de uitgevoerde controles en controleresultaten. Hij onderzoekt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Op basis van zijn constateringen bepaald hij de vorm van toezicht en de uit te voeren controlediepgang. Om na te gaan in hoeverre het goederenpakket van een klant betrekking heeft op VGEM-aspecten, kan de klantmanager gebruik maken van de VGEM-Tool. Ook moet (VGEM)informatie verkregen worden uit de in de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) ingebrachte profielen De uitkomsten zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingactiviteiten die moeten worden verricht in het kader van cyclisch toezicht.

Wijze van cyclisch toezicht
Bij de aanpak van het uit te voeren cyclische toezicht worden VGEM-vragen en -risico's meegenomen. In deze aanpak zijn naast vragen op fiscaal gebied ook VGEM-vragen opgenomen. Deze vragen ondersteunen de klantmanager bij het meten van het naleefniveau van zijn klant. Als uit het cyclisch toezicht, via de VGEM-Tool of op een andere wijze blijkt dat het een klant goederen heeft die (mogelijk ) vallen onder de wet wapens en munitie dan wordt beoordeeld in hoeverre hij aan de verplichtingen van de Wwm heeft voldaan. Dus was er een consent aanwezig, een uitvoervergunning ,ontheffing of vrijstelling.
De regelgeving van de Wwm is complex ,voor nadere informatie kunt best de vraagbaak Wwm van uw kantoor raadplegen.

Naar boven

8.3 Administratief toezicht

De douane houdt toezicht op vereenvoudigde procedures en vergunningen via controle van de administratie van een bedrijf ,waarbij wordt vastgesteld of aan alle wettelijke bepalingen is voldaan. Indien beschikbaar wordt hierbij gebruik gemaakt van overige informatie uit de douanesystemen. De medewerker die de administratieve controle verricht is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de controleopdracht. Als de controleopdracht ook ziet op wapens en munitie dan maakt hij gebruik van:

 in de controleopdracht verwerkte (VGEM)informatie

 VGEM controlekaart

 het werkprogramma uit de controleapplicatie Audit Tool Douane (ATD)

Naar boven

8.3.1 Administratieve controle vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (invoer)

Vergunninghouders inschrijving in de administratie van de aangever (invoer) dienen periodiek (meestal maandelijks) een aanvullende aangifte in. Bij de behandeling van de maandaangifte kunnen zaken naar voren komen die nadere controle behoeven. Dit kan via een administratieve controle.

Bij de voorbereiding van de administratieve controle moet via de eerder ingediende periodieke aangiften beoordeeld worden of er sprake is geweest van de invoer van wapens en munitie. Die beoordeling kunnen plaatsvinden door gebruik te maken van de VGEM tool en GPA werkzame profielen.

De hierbij 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer.

Naar boven

8.3.2 Administratieve controle overige vergunningen

Tijdens de controle wordt nagegaan of de klant heeft gehandeld in goederen die vallen om de Wwm. Bij die constastering onderzoekt u of de klant aan zijn verplichtingen heeft voldaan die gelden voor goederen die zijn onderworpen aan bepalingen uit de Wwm.

Voor nadere informatie kunt de vraagbaak Wwm van uw kantoor raadplegen.

Naar boven

8.3.3 Controle achteraf

De Douane voert ook administratieve controles uit bij importeurs en exporteurs die niet in het bezit zijn van een vergunning. We spreken dan van een controle achteraf. Dit staat ook bekend onder de begrippen controle na invoer (CNI) en controle na uitvoer (CNU). Deze controle achteraf ziet op de controle van de juistheid en volledigheid van de vermeldingen in de aangifte (DWU, artikel 48). De controle dient vaak een financieel belang, maar kan ook van belang zijn voor de wettelijke verplichtingen met betrekking tot wapens en munitie. De Adw biedt de ruimte voor een controle na invoer (of uitvoer) waarbij de vermelding in de aangifte echter niet bepalend is. De Douane heeft dan een ruimere bevoegdheid voor een dergelijke controle op VGEM aspecten dan op grond van de DWU.

Naar boven

8.3.4 IT 16 / deelinventarisatie

IT 16-controles zijn deelinventarisaties in een opslaginstituut die in opdracht van KM worden uitgevoerd. De controles worden aangestuurd door de klantmanagers en relatiebeheerders. Niet voor elke VGEM-taak zijn IT 16-controles noodzakelijk. Er is een standaard controleopdracht geformuleerd voor de deelinventarisaties. Deze opdracht kan worden uitgebreid met relevante VGEM-aspecten. Bij het opstellen van de controleopdracht IT 16 onderzoekt u vooraf of een (of meer) van deze VGEM-taakonderdelen relevant is tijdens de controle. Als het mogelijk is, maakt u hierbij gebruik van de VGEM-controlekaarten en vraagt u indien nodig de input van VGEM-deskundigen. Voor diverse VGEM-onderwerpen zijn controlekaarten IT 16 ontwikkeld. Deze beschrijven waar de controlemedewerker tijdens de controle met betrekking tot een VGEM-onderwerp op moet letten. De medewerker voegt de relevante controlekaart(en) IT 16 bij de controleopdracht.

Naar boven

8.4 Behandeling aanvullende aangifte inschrijving in de administratie van de aangever

8.4.1 Algemene uitgangspunten

Deze aangiften worden geautomatiseerd aangeleverd en behandeld met behulp van de applicatie GPA (geautomatiseerd periodiek aangifte). De door DLTC gemaakte AGS-profielen zijn opgenomen in de GPA. Hierdoor wordt rekening gehouden met de wettelijke (VGEM)verplichtingen, die van toepassing kunnen zijn. De GPA is dan ook een tool geworden, die de medewerkers van KM ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico's.

Bij de controle van de aanvullende aangifte wordt vastgesteld of op het moment dat de goederen hun bestemming (brengen in het vrije verkeer) kregen ook voldeden aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van wapens en munitie.

Bij het proces Maandaangifte kunnen de VGEM-risico's blijken uit de in de GPA werkzame profielen. Voor individueel te behandelen klanten is de klantcoördinator verantwoordelijk voor het beoordelen van deze risicosignalen. Zo nodig neemt hij de nodige maatregelen, zoals bijvoorbeeld het omzetten van risico's in controleopdrachten. Voor groepsgewijze te behandelen klanten zullen deze signalen terechtkomen bij de relatiebeheerder. De relatiebeheerder beslist wat er met deze signalen moet gebeuren (doorsturen naar de fase AC of terugleggen bij de DLTC).

Daarnaast is het mogelijk om de gegevens uit de maandaangifte met behulp van de VGEM tool te beoordelen. Beide zo nodig in aanvulling op de generieke risicobeheersing door de DLTC.

Verplichtingen die bij de behandeling van de periodieke aangifte gecontroleerd kunnen worden zijn terug te vinden in het hoofdstuk aangiftebehandeling.

De door de GPA werkzame profielen 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer.

Naar boven

8.4.2 Werkzaamheden aanvullende aangifte vergunning inschrijving in de administratie van de aangever

Als in een aanvullende periodieke aangifte gegevens over wapens en munitie staan, ga dan bij de klantcoördinator na of voor de vergunninghouder bekend is dat wapens en munitie onderdeel zijn van het goederenpakket.

Als u opdracht krijgt om bij de behandeling van een aanvullende (periodieke) aangifte te controleren of de vereenvoudigde regeling wordt gebruikt voor goederen (wapens en munitie) waarop de Wwm van toepassing is, handelt u als volgt:

Naar boven

8.5 Hulpmiddelen voor VGEM-werkzaamheden binnen KM

Door het grote aantal VGEM-onderwerpen is het lastig om vast te stellen welke VGEM-onderwerpen van belang zijn in relatie tot een klant, aangifte of goederencode. Om een indicatie te kunnen geven welke VGEM-onderwerpen mogelijk relevant zijn, zijn er enkele tools ontwikkeld. Deze tools ondersteunen de medewerkers KM en HR/I bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s. In deze paragraaf worden de tools besproken.

VGEM-tool

De VGEM-tool ondersteunt medewerkers bij het inzichtelijk maken van de VGEM-indicaties die van toepassing zijn bij de diverse goederencodes. De VGEM-tool is niet meer dan een hulpmiddel om VGEM-rakingen in beeld te brengen. Op basis van de informatie die de VGEM-tool oplevert, zal een nadere analyse moeten plaatsvinden.

Profielen in de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA)

De door de DLTC gemaakte profielen zijn opgenomen in de applicatie GPA. Hiermee is de GPA ook een tool geworden die de medewerkers van KM ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s. De DLTC is verantwoordelijk voor het periodiek aanleveren van de profielen zodat deze in de GPA kunnen worden opgenomen. Daarnaast heeft de DLTC de beschikking over de aangiftegegevens uit de GPA zodat op basis hiervan ook VGEM-risico’s kunnen worden afgedekt.