20.01.00 Biologische landbouwproducten

6 Proces aangiftebehandeling en werkzaamheden

6.1 Aanmelden voor Traces

Om te werken in Traces moet u een persoonlijke account aanmaken. Dit doet u volgens de instructie Login Guide Douane. Deze vindt u in Connect People onder de openbare community Algemene Informatie Handhavingsgebieden VGEM. U werkt altijd onder uw eigen naam in Traces. Daarnaast moet uw teamleider via IMS aangeven dat u in Traces als gebruiker gaat werken.

De belanghebbende moet in Traces een COI aangemaakt hebben voordat de aangifte voor het brengen in het vrije verkeer van biologische producten is opgemaakt. Deze moet in vak 18 zijn geviseerd, voordat het schip of het vliegtuig het land van oorsprong of uitvoer heeft verlaten. Artikel 4 lid 1 Vo 2021/2306.

1. een COI opgemaakt op de ‘eerste geadresseerde’ of;

2. een uittreksel van het COI.

Naar boven

6.2 Inleiding Behandeling COI

6.2.1 COI visering door Skal

Voordat de biologische zending in de Unie binnenkomt is de importeur/belanghebbende verplicht om een voorafgaande kennisgeving te doen. In Nederland is dit in Traces via vak 20 van het COI geregeld. Bovendien moet voor zendingen die vallen onder een hoog risico zoals vermeld op de site van Skal of zendingen die vallen onder de lijst met Nationale risico’s, een importeur actief bij Skal melden dat een daaronder vallende zending binnengebracht gaat worden met het oogmerk om de zending vrij te maken voor het vrije verkeer van de Unie. Skal zoekt ook actief in Traces naar dit soort zendingen, maar de verplichting tot melden ligt bij de exploitant/belanghebbende.

• Skal stelt de importeur op de hoogte als deze zending door hen gecontroleerd gaat worden.

• Skal geeft aan dat de goederen niet bij de douane aangegeven mogen worden voor vrijgave van het vrije verkeer vóórdat de keuring ‘conform’ is afgerond.

• Skal vermeld in het ‘opmerkingenvak’ in vak 30 dat zij een controle gaat uitvoeren.

• Skal viseert deze COI in vak 30 nadat de controles ‘conform’ zijn afgerond.

De douane zal in de douaneaangifte zien dat deze zending wel aangegeven is als biologisch d.m.v. C644. Als de COI in Traces geviseerd is door Skal in vak 30 mag de douaneaangifte pas gedaan worden.
Skal controleert via vak 20 actief bij binnenbrengen. Zendigen die ook door de NVWA gekeurd moeten worden moeten door Skal geviseerd worden in vak 30 van het COI. In vak 30 staat dan ‘in behandeling Skal’. Viseer deze niet, geef de zending niet vrij. In de andere gevallen , de zending is van voor 3 maart 2025 en/of heeft in douaneopslag gelegen, doet de Douane nog gewoon de D-controle en het viseren in vak 30.

Let op! Voor dit soort zendingen kan niet voor een punt van vrijgave voor het vrije verkeer worden gekozen.

Naar boven

6.2.2 Aangiftebehandeling bij in het vrije verkeer brengen

De exploitant stuurt een mail naar de Postbus met als onderwerp het DMS aangiftenummer en het door Traces afgegeven COI nummer als deze in vak 30 is geviseerd. Zie voor de juiste Postbus de adresgegevens vermeld in 11.5. U zoekt aan de hand van deze gegevens het COI en het aangiftenummer op. U kijkt in vak 30 of de zending in behandeling is bij Skal, zie alinea hierboven. Als de Douane de D-controle uitvoert dan vergelijkt u de aangegeven informatie.

Naar boven

6.2.2.1 Behandelen certificaat COI

Het COI is bij de aangifte overgelegd. Vak 18 is afgetekend/geviseerd. Vak 30 is niet geviseerd door Skal of ‘in behandeling bij Skal’. De zending is van voor 3 maart en/of komt uit douaneopslag.

Rechtsboven staat ‘Aangifte van afgevende instantie ondertekend’. Is de uitslag van de controles conform, dan tekent u dit aan in vak 25. Dit doet u als volgt:

Bij ‘Documentencontrole’ vinkt u aan of deze wel of niet bevredigend is.

Bij ‘Geselecteerd voor overeenstemmings- en materiële controles’ vinkt u aan ‘nee’ als deze goederen alleen voor een d-controle zijn geselecteerd.

Vervolgens klikt u in vak 30 op ‘vrij te geven als biologisch’ of op ‘vrij te geven als niet-biologisch’ als dat het geval is. Om digitaal te ondertekenen drukt u op de blauwe knop ‘verificatie ondertekenen als…’ en kiest u voor ‘digitally sign verification as’ de GPC die in vak 10 staat of als Customs administration of The Netherlands.

Als in vak 18 (afgevende instantie 3e land) niet ‘digitally signed’ staat, moet u zelf in vak 30 wél digitaal ondertekenen.

 Vergeet niet om met de groene knop digitaal te stempelen, anders wordt de visering niet opgeslagen. De status rechtsboven verandert nu. Na het aftekenen kunt u niets meer wijzigen.

Er zijn ook andere mogelijkheden in vak 30 naast vrij te geven als biologisch of niet-biologisch, namelijk:

• Vrij te geven als in omschakeling (zie hoofdstuk 2 begripsbepalingen)

• De zending kan niet worden vrijgegeven voor het vrije verkeer

• Een deel van de zending kan worden vrijgegeven voor het vrije verkeer

Deze keuzes komen niet vaak voor. Kies ze alleen na overleg met een Technisch Coach.

Na visering kan de COI niet meer gewijzigd worden. Traces is een systeem van de Europese Commissie zij laten dit niet toe.

2.2.2 Vrijgeven goederen

Nadat u de COI in Traces heeft afgehandeld kunt u de goederen en de regeling (wanneer andere bepalingen dit niet verhinderen, zie Samenloop, hoofdstuk 8) vrijgeven. Vermeld in de douaneaangifte dat u het COI heeft afgewerkt. Als de COI door Skal is afgehandeld mag u de douaneaangifte vrijgeven.

2.2.3 Onregelmatigheden

Handel op de voorgeschreven wijze (zie 6.3) bij bijvoorbeeld:

• een onjuiste aangifte

• een onjuist COI

• het niet tijdig c.q. achteraf indienen van een COI in Traces

Naar boven

6.2.3 Aangiftebehandeling bij invoer met uittreksels

Zendingen mogen afgeleverd worden in gedeelten. In dat geval wordt gebruik gemaakt van uittreksels. De exploitant moet dan naast een Eerst Geadresseerde, in vak 24 kiezen in de basis-COI voor de optie ‘vrij te geven in batches (basis voor uittreksel)’. Om te voorkomen dat alleen de Importeur (de opmaker van het COI in Traces) hiermee kan werken, kan er een ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ (vak 19) opgevoerd zijn. Deze ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kunnen bijvoorbeeld indieners, aangevers of Nederlandse entrepothouders zijn, bij wie de zending ligt in afwachting van het in het vrije verkeer brengen in gedeelten. Deze belanghebbenden moeten zichzelf wel opgevoerd hebben in Traces.

De exploitant heeft met het aanvinken in het COI aangegeven dat hij uittreksels wil gebruiken. Is deze optie per abuis aangevinkt dan kan dit na visering van vak 30 niet teruggedraaid worden. Er zullen dan minimaal 2 uittreksels opgemaakt moeten worden, ook als de zending feitelijk in zijn geheel wordt vrijgemaakt. De exploitant stuurt een mail naar een Douane-Postbus met als onderwerp het COI nummer. Zie voor de juiste Postbus de adresgegevens 11.5.

2.3.1 Behandelen COI voor uittreksels

Op basis van de mail met het COI nummer opent u de COI in Traces. Als u ziet dat de keuze is gemaakt voor het vrijgeven in batches (=gedeelten) dan kan u de COI afwerken.

Is de uitslag van de documentencontrole conform, dan tekent u dit aan in vak 25. Dit doet u als volgt:

Bij ‘Documentencontrole’ vinkt u aan of deze wel of niet bevredigend is.

Bij ‘Geselecteerd voor overeenstemmings- en materiële controles’ vinkt u aan ‘nee’ als deze goederen alleen voor een d-controle zijn geselecteerd.

Vervolgens klikt u in vak 30 op ‘vrij te geven als biologisch’ of op ‘vrij te geven als niet-biologisch’ als dat het geval is. Om digitaal te ondertekenen drukt u op de blauwe knop ‘verificatie ondertekenen als…’ en kiest u voor ‘digitally sign verification as’ Customs administration of The Netherlands of als genoemd kantoor in vak 10 van het COI.

Als in vak 18 (afgevende instantie 3e land) niet ‘digitally signed’ staat, moet u zelf in vak 30 wél digitaal ondertekenen.

Vergeet niet om met de groene knop digitaal te stempelen, anders wordt de visering niet opgeslagen. De status rechtsboven verandert nu. Na het aftekenen kunt u niets meer wijzigen.

Naar boven

6.2.3.1 Nederlandse COI voor Vrij Verkeer andere lidstaat

Situatie:

Biologische goederen niet vallend onder veterinaire, fytosanitaire en/of niet-dierlijke levensmiddelen/diervoeder wetgeving. Je kunt de situatie onderkennen aan de volgende vakken op het COI.

Vak 10

In vak 10 staat een Grens Controle Punt (GCP) in Nederland.

Vak 11

In vak 11 staat de uiteindelijke bestemming van de zending voor het vrije verkeer in andere lidstaat (vaak Duitsland of België).

De indiener/importeur moet zorgdragen dat het COI geviseerd is in vak 30 op de plek die in vak 10 vermeld is.

De indiener/importeur stuurt hiervoor een mail naar de postbus van AB. In de mail moet staan:

• Het COI nummer

• De lidstaat waar de zending in het vrije verkeer gebracht worden

• Eventueel het DVA nummer
  Werkzaamheden AB
  Bij AB kan het COI afgegeven worden als de zending van voor 3 maart 2025 is en/of als de zending uit een douaneopslag komt . Dit doet AB door in Traces het COI af te tekenen/te viseren in vak 30. AB tekent niet af als Skal in vak 30 heeft aangegeven deze zending O of O/M te willen controleren. Dan zal vak 30 pas NA de controle door Skal worden afgetekend. De zending zal in de andere lidstaat (die in vak 11 staat) in het vrije verkeer worden gebracht. AB hoeft niet te vergelijken met het DVA-document.
  
  Mogelijkheid vak 10 met plaats in het vrije verkeer brengen ipv GCP
  Er bestaat een mogelijkheid dat de indiener/importeur in vak 10 de plaats voor het in het vrije verkeer brengen zet in de andere lidstaat (van vak 11). Daar zal dan ook het COI en de controles verder worden uitgevoerd. Dan zien wij in Nederland deze COI helemaal niet. Echter, dat kan alleen als er geen samenloop met veterinaire, fytosanitaire en/of niet dierlijke levensmiddelen/diervoeder wetgeving is.
  
  Samenloop met veterinaire, fytosanitaire en/of niet-dierlijke levensmiddelen/diervoeder wetgeving. Lees eerst hierboven over visering door Skal.
  In deze situatie MOET in vak 10 altijd de GCP van binnenkomst staan. Het COI moet geviseerd worden in vak 30 op de plek die in vak 10 vermeld is, vóórdat de keuringen door de NVWA gedaan mogen worden. Dit is wettelijk vastgelegd in de OCR Vo 2017/625 en de bio-wetgeving.
  Bij veterinair is dat heel logisch, omdat die keuring nooit verlegd mag worden.
  Bij fytosanitaire en/of niet-dierlijke levensmiddelen/diervoeder wetgeving mag soms wél verlegd worden. Soms zelfs naar een andere lidstaat.
  Ook dan geldt dat het COI geviseerd moet worden in vak 30 op de plek die in vak 10 vermeld is vóórdat de keuringen door de buitenlandse autoriteiten (de Duitse of Belgische NVWA) gedaan mogen worden. Zie ook bij
  De indiener/importeur stuur hiervoor een mail naar de postbus van AB. In de mail moet staan:

• Het COI nummer

• De lidstaat waar de zending in het vrije verkeer wordt gebracht

• Eventueel het DVA nummer Bij AB kan het COI afgegeven worden. De zending zal in de andere lidstaat (vak 11) in het vrije verkeer van de Unie gebracht worden.
  De Documenten-controle bij biologische producten was als taak bij AB belegd. Deze taak wordt per 3 maart 2025 overgedragen aan Skal. Omdat de Douane nog een ondersteunende rol heeft, kan de visering nog door de Douane gedaan worden. Kijk naar hoofdstuk 4 van dit voorschrift. De opvolgende regeling is daarbij buiten beschouwing gelaten.

Naar boven

6.2.3.2 COI andere lidstaat bij Nederlandse aangifte voor het vrije verkeer

Als een COI in vak 30 door een autoriteit uit een andere lidstaat is geviseerd als biologisch, dan kan deze COI in de hele Unie dienen om de bijbehorende zending als biologisch aan te merken en in het vrije verkeer te brengen.
Voorbeeld bij samenloop met fytosanitaire goederen:

Mango’s uit Zuid-Amerika. De goederen zijn biologisch, maar ook keuringsplichtig vanuit de fytosanitaire wetgeving.
In vak 10 staat een grens Controle Punt uit een andere lidstaat (bijvoorbeeld België of Duitsland)
In vak 11 staat als land van bestemming Nederland.
Het COI wordt in België (of een andere lidstaat) aan de bevoegde autoriteit overgedragen. De belanghebbende/exploitant kan verzoeken om de fytosanitaire O en OM keuring in Nederland te laten plaatsvinden. Het overbrengen gaat via een CHED-PP.
Het COI wordt geviseerd door de autoriteiten uit de andere lidstaat. Iemand die in vak 30 viseert is altijd bevoegd verklaard in Nederland of een andere lidstaat. Dit hoeft dus niet gecontroleerd te worden.
Het overbrengings-CHED-PP wordt door de autoriteiten in de andere lidstaat afgegeven. De belanghebbende/exploitant meldt de zending aan bij de NVWA op de gebruikelijke manier in hun systeem.
De goederen worden overgebracht naar een Nederlands Controle Punt waar de NVWA/KCB de fytosanitaire controles uitvoert.

Er kan gebruik gemaakt worden van de P2-werkwijze. De P2-vrijgavecode wordt doorgegeven. De indiener vult bij een Nederlandse aangifte voor het vrije verkeer dus C644 (met COI-nummer) en de N851 (GGB-PP) in én eventueel de P2-vrijgavecode.

Werkzaamheden AB
De douaneambtenaar controleert eventueel of het COI en GGB-PP (of P2-code) conform zijn afgegeven. Als dit zo is, dan kan de aangifte om in het vrije verkeer te brengen worden afgehandeld.

Naar boven

6.3 Gevolgen bij onjuiste aangifte van biologische producten

6.3.1 Overtredingen met strafrechtelijke gevolgen

Als de uitslag van de verificatie van het COI niet conform is, neemt u per mail contact op met Skal. Er zijn 2 wettelijke bepalingen 'overtreden met strafrechtelijke gevolgen':

1. Overtreding van de biologische wetgeving. Op grond van de biologische wetgeving kan de zending in dit geval niet als biologisch worden ingevoerd. Gevolg is dat de aangever alle biologische aanduidingen van de producten moet verwijderen. Na verwijdering kunt u de goederen (wanneer andere bepalingen dat niet verhinderen) vrijgeven voor invoer. Ook verstrekt u Skal per mail de voor hen relevante informatie betreffende deze zending.

2. Overtreding van de douanewetgeving
   Op grond van de douanewetgeving moet u dezelfde sancties toepassen als die behoren bij de vaststelling van een onjuiste douaneaangifte.

Wanneer een aangever bij de douaneaangifte bijvoorbeeld een onjuist biologisch bescheid overlegt, moet u wel een proces-verbaal opmaken wegens overtreding van de ADW, artikel 10:5.

Als bij de behandeling van de aangifte blijkt dat het COI niet geaccepteerd kan worden, zijn de volgende acties nodig:

• Stel Skal per mail op de hoogte van de onjuiste aangifte en weigering van het certificaat.

• Verwijder uit de invoeraangifte de code C644.

• Vertel de aangever dat je het COI afgeeft in Traces als ‘in te klaren als conventioneel’

• Vertel de aangever dat hij alle verwijzingen naar de biologische productiemethoden moet verwijderen. Dit moet onder toezicht van de Douane (goederen zijn nog onder douanetoezicht) of Skal (als vervanger) gebeuren.

• Maak een melding in Dou-It.

In Traces kunt u de COI aftekenen in vak 30 als ‘in te klaren als conventioneel’. Dit mag alleen na afstemming met de technisch coach. Dit kan daarna niet meer aangepast worden. Als Skal de COI als ‘biologisch’ heeft aangemerkt dan moeten zij weten dat er een onregelmatigheid bevonden is. U moet Skal hiervan op de hoogte brengen door een mail te sturen met het COI nummer en de reden van afwaardering.

Naar boven

6.3.2 Andere overtredingen

Voorbeelden en gevolg

• Een exploitant vermeldt niet de bescheidcode C644 (COI, de zending is biologisch) in vak 44/gegevenselement 12.03 van de aangifte, maar bescheidscode Y929 (de zending is niet biologisch) in vak 44/gegevenselement 12.04, terwijl de aangifte toch betrekking heeft op een biologisch product (de importeur/aangever heeft wel in Traces een COI opgemaakt).

• Gevolg: Als de goederen al in het vrije verkeer gebracht zijn, kan de status van het COI alleen als conventioneel worden geviseerd, omdat de controleketen verstoord is. Stuur een mail naar Skal met het COI-nummer en de reden waarom de zending als conventioneel gezien moet worden. Het mailadres Skal vindt u in de adresgegevens.

• Een importeur of eerst geadresseerde is niet in de Unie gevestigd.

• Gevolg: Een COI met een niet in de Unie gevestigde importeur of eerst geadresseerde mag niet in de Unie als biologisch worden ingevoerd. De zending mag alsnog naar Zwitserland met een vervoersdocument of de COI zal als niet biologisch moeten worden geviseerd. Stuur een mail naar Skal met het COI-nummer en de reden waarom de zending in de EU niet als biologisch moet worden gezien.

• Een exploitant doet een aangifte in DMS voordat vak 30 van het COI is geviseerd.

• Gevolg: Dit mag wettelijk gezien niet sinds 2018. Met het juist inregelen van de wetgeving per 3 maart 2025, wordt hier op gehandhaafd. Dat wil zeggen dat de DMS-aangifte ongeldig gemaakt moet worden. De nieuwe aangifte in DMS mag pas gedaan worden nadat vak 30 is geviseerd door Skal.

Naar boven

6.3.3 Verwijderen verwijzingen naar biologische productiemethoden

Als bij controle blijkt dat voor biologische producten de productievoorschriften, de etiketteringsvoorschriften of controlemaatregelen niet zijn nageleefd, moeten etiketten met verwijzing naar biologische productiemethoden worden verwijderd. Bovendien moeten verwijzingen ook uit de begeleidende documenten gehaald worden. Na verwijdering van de verwijzingen kunnen de goederen alsnog in het vrije verkeer gebracht worden.

Het verwijderen naar de verwijzingen in de douanedocumentatie moet onder douanetoezicht gedaan worden.

Neem contact op met Skal als u bij een fysieke controle goederen aantreft met biologische aanduidingen zonder dat deze status blijkt uit de administratie.