20.01.00 Biologische landbouwproducten

6 Proces aangiftebehandeling en werkzaamheden

6.1 Aanmelden voor Traces

Om te controleren in Traces moet u een persoonlijke account aanmaken. Dit doet u volgens de instructie Login Guide Douane. Deze vindt u in Connect People onder de openbare community Algemene Informatie Handhavingsgebieden VGEM. U werkt altijd onder uw eigen naam in Traces. Daarnaast moet uw teamleider via IMS aangeven dat u in Traces als gebruiker gaat werken.

De belanghebbende moet in Traces een COI aangemaakt hebben als ze een zending biologische producten in het vrije verkeer van de EU willen brengen. Deze moet in vak 18 zijn geviseerd, voordat het schip of het vliegtuig het land van oorsprong of uitvoer heeft verlaten. Artikel 4 lid 1 Vo 2021/2306.

1. een COI opgemaakt op de ‘eerste geadresseerde’ of;

2. een uittreksel van het COI.

Naar boven

6.2 Inleiding Behandeling COI

6.2.1 COI visering door Skal

Voordat de biologische zending in de Unie wordt vrijgegeven, is de importeur/belanghebbende verplicht om een voorafgaande kennisgeving te doen. In Nederland is dit in Traces via vak 20 van het COI geregeld. Bovendien moet voor zendingen die vallen onder een hoog risico zoals vermeld op de site van Skal of zendingen die vallen onder de lijst met Nationale risico’s, een importeur actief bij Skal melden dat een daaronder vallende zending binnengebracht gaat worden met het oogmerk om de zending vrij te maken voor het vrije verkeer van de Unie. Skal zoekt ook actief in Traces naar dit soort zendingen, maar de verplichting tot melden ligt bij de exploitant/belanghebbende.

• Skal stelt de importeur op de hoogte als deze zending door hen gecontroleerd gaat worden.

• Skal geeft aan dat de goederen niet bij de douane aangegeven mogen worden voor vrijgave van het vrije verkeer vóórdat de keuring ‘conform’ is afgerond.

• Skal vermeld in het ‘opmerkingenvak’ in vak 30 dat zij een controle gaat uitvoeren.

• Skal viseert deze COI in vak 30 nadat de controles ‘conform’ zijn afgerond.

De douane zal in de douaneaangifte zien dat deze zending aangegeven is als biologisch d.m.v. C644. Alleen als de COI in Traces geviseerd is door Skal (in vak 30) mag de douaneaangifte gedaan worden.
Skal controleert via vak 20 actief bij binnenbrengen. Zendigen die ook door de NVWA gekeurd moeten worden, moeten eerst door Skal geviseerd worden in vak 30 van het COI. Geef de zending niet vrij als dit niet is gedaan.

Naar boven

6.2.2 Aangiftebehandeling bij in het vrije verkeer brengen

De exploitant stuurt een mail naar de Postbus met als onderwerp het DMS aangiftenummer en het door Traces afgegeven COI nummer als deze in vak 30 is geviseerd. Zie voor de juiste Postbus de adresgegevens vermeld in 11.5. U zoekt aan de hand van deze gegevens het COI en het aangiftenummer op. U kijkt in vak 30 of de zending is geviseerd door Skal of nog in behandeling is bij Skal, zie alinea hierboven. U vergelijkt de COI met de in de douaneaangifte aangegeven informatie.

Naar boven

6.2.2.1 Controleren certificaat COI

Het COI is bij de aangifte overgelegd.

1) Vak 18 is afgetekend/geviseerd. Vak 30 is geviseerd door Skal en de informatie tussen het COI en de douaneaangifte is hetzelfde. U geeft de zending en de regeling vrij of

2) Vak 30 is leeg of ‘in behandeling bij Skal’. De douaneaangifte is te vroeg gedaan. Dit is wettelijk niet toegestaan. Behandel de aangifte niet en neem contact op met uw technisch coach over te ondernemen stappen.
Er zijn ook andere mogelijkheden in vak 30 naast vrij te geven als biologisch of niet-biologisch, namelijk:

• Vrij te geven als in omschakeling (zie hoofdstuk 2 begripsbepalingen)

• De zending kan niet worden vrijgegeven voor het vrije verkeer

• Een deel van de zending kan worden vrijgegeven voor het vrije verkeer

Deze keuzes komen niet vaak voor, maar heeft gevolgen voor de douaneaangifte.

Na visering kan de COI niet meer gewijzigd worden. Traces is een systeem van de Europese Commissie, zij laten dit niet toe.

2.2.2 Vrijgeven goederen

Nadat de COI in Traces is afgehandeld kunt u de goederen en de regeling (wanneer andere bepalingen dit niet verhinderen, zie Samenloop, hoofdstuk 8) vrijgeven. Vermeld in de douaneaangifte dat u het COI heeft gezien.

2.2.3 Onregelmatigheden

Handel op de voorgeschreven wijze (zie 6.3) bij bijvoorbeeld:

• een onjuiste aangifte

• een onjuist COI

• het niet tijdig c.q. achteraf indienen van een COI in Traces

• het doen van een douaneaangifte voordat Skal vak 30 heeft geviseerd

Naar boven

6.2.3 Aangiftebehandeling bij invoer met uittreksels

Zendingen mogen afgeleverd worden in gedeelten. In dat geval wordt gebruik gemaakt van uittreksels. De exploitant moet dan naast een Eerst Geadresseerde, in vak 24 kiezen in het COI voor de optie ‘vrij te geven in batches (basis voor uittreksel)’. Om te voorkomen dat alleen de Importeur (de opmaker van het COI in Traces) hiermee kan werken, kan er een ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ (vak 19) opgevoerd zijn. Deze ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kunnen bijvoorbeeld indieners, aangevers of Nederlandse entrepothouders zijn, bij wie de zending ligt in afwachting van het in het vrije verkeer brengen in gedeelten. Deze belanghebbenden moeten zichzelf wel opgevoerd hebben in Traces en altijd in het bezit zijn van de juiste douanevergunningen.

De exploitant heeft met het aanvinken in het COI aangegeven dat hij uittreksels wil gebruiken. Is deze optie per abuis aangevinkt dan kan dit na visering van vak 30 niet teruggedraaid worden. Er zullen dan minimaal 2 uittreksels opgemaakt moeten worden, ook als de zending feitelijk in zijn geheel wordt vrijgemaakt. De exploitant stuurt een mail naar een Douane DMS Postbus met als onderwerp het COI nummer. Zie voor de juiste Postbus de adresgegevens 11.5.

2.3.1 Behandelen COI voor uittreksels

Op basis van de mail met het COI nummer opent u de COI in Traces. Als u ziet dat de keuze is gemaakt voor het vrijgeven in batches (=gedeelten) dan kan u de afgesplitste en door Skal geviseerde COI vergelijken met de douaneaangifte.

Is de uitslag van deze douanecontrole conform, dan kunt u de zending vrijgeven.

Na het viseren door Skal kunt u niets meer wijzigen.

Naar boven

6.2.3.1 Nederlandse COI voor Vrij Verkeer andere lidstaat

Situatie:

Biologische goederen niet vallend onder veterinaire, fytosanitaire en/of niet-dierlijke levensmiddelen/diervoeder wetgeving. Je kunt de situatie onderkennen aan de volgende vakken op het COI.

In vak 10 staat een Grens Controle Punt (GCP) in Nederland.

In vak 11 staat de uiteindelijke bestemming van de zending voor het vrije verkeer in andere lidstaat (vaak Duitsland of België).

De indiener/importeur moet zorgdragen dat het COI door Skal geviseerd is in vak 30 op de plek die in vak 10 vermeld is.

Naar boven

6.2.3.2 COI andere lidstaat bij Nederlandse aangifte voor het vrije verkeer

Als een COI in vak 30 door een autoriteit uit een andere lidstaat is geviseerd als biologisch, dan kan deze COI in de hele Unie dienen om de bijbehorende zending als biologisch aan te merken en in het vrije verkeer te brengen.
Voorbeeld bij samenloop met fytosanitaire goederen:

Mango’s uit Zuid-Amerika. De goederen zijn biologisch, maar ook keuringsplichtig vanuit de fytosanitaire wetgeving.
In vak 10 staat een grens Controle Punt uit een andere lidstaat (bijvoorbeeld België of Duitsland)
In vak 11 staat als land van bestemming Nederland.
Het COI wordt in België (of een andere lidstaat) aan de bevoegde autoriteit overgedragen. De belanghebbende/exploitant kan verzoeken om de fytosanitaire O en OM keuring in Nederland te laten plaatsvinden. Het overbrengen gaat via een CHED-PP.
Het COI wordt geviseerd door de autoriteiten uit de andere lidstaat. Iemand die in vak 30 viseert is altijd bevoegd verklaard in Nederland of een andere lidstaat. Dit hoeft dus niet gecontroleerd te worden.
Het overbrengings-CHED-PP wordt door de autoriteiten in de andere lidstaat afgegeven. De belanghebbende/exploitant meldt de zending aan bij de NVWA op de gebruikelijke manier in hun systeem.
De goederen worden overgebracht naar een Nederlands Controle Punt waar de NVWA/KCB de fytosanitaire controles uitvoert.

Er kan gebruik gemaakt worden van de P2-werkwijze. De P2-vrijgavecode wordt doorgegeven. De indiener vult bij een Nederlandse aangifte voor het vrije verkeer dus C644 (met COI-nummer) en de N851 (GGB-PP) in én eventueel de P2-vrijgavecode.

Werkzaamheden AB
De douaneambtenaar controleert eventueel of het COI en GGB-PP (of P2-code) conform zijn afgegeven. Als dit zo is, dan kan de aangifte om in het vrije verkeer te brengen worden afgehandeld.

Naar boven

6.3 Gevolgen bij onjuiste aangifte van biologische producten

6.3.1 Overtredingen met strafrechtelijke gevolgen

Als de uitslag van de verificatie van het COI niet conform is, dan zal Skal actie ondernemen. De uitslag wordt aangetekend in vak 30. Er zijn 2 wettelijke bepalingen 'overtreden met strafrechtelijke gevolgen':

1. Overtreding van de biologische wetgeving. Op grond van de biologische wetgeving kan de zending in dit geval niet als biologisch worden ingevoerd. Gevolg is dat de aangever alle biologische aanduidingen van de producten moet verwijderen. Na verwijdering kunt u de goederen (wanneer andere bepalingen dat niet verhinderen) vrijgeven voor invoer.

2. Overtreding van de douanewetgeving
   Op grond van de douanewetgeving moet u dezelfde sancties toepassen als die behoren bij de vaststelling van een onjuiste douaneaangifte.

Wanneer een aangever bij de douaneaangifte bijvoorbeeld een onjuist biologisch bescheid overlegt, moet u wel een proces-verbaal opmaken wegens overtreding van de ADW, artikel 10:5.

Als bij de behandeling van de aangifte blijkt dat het COI niet geaccepteerd kan worden, zijn de volgende acties nodig:

• Neem contact op met de indiener en vertel dat waarom het COI niet kan dienen. Een typefout kan natuurlijk altijd, dan moet het juiste COI nummer in de aangifte gezet worden. Als dit juiste COI niet bestaat, weiger dan het aangeboden COI.

  Als Skal de COI als ‘biologisch’ heeft aangemerkt dan moeten zij weten dat er een onregelmatigheid bevonden is. U moet Skal hiervan op de hoogte brengen door een mail te sturen met het COI nummer en de reden van weigering.

• Verwijder code C644 uit de invoeraangifte

• De aangever moet hij alle verwijzingen naar de biologische productiemethoden verwijderen. Dit moet

  gecontroleerd worden door Skal.

• Maak een melding in Dou-It.

Naar boven

6.3.2 Andere overtredingen

Voorbeelden en gevolg

• Een exploitant vermeldt niet de bescheidcode C644 (COI, de zending is biologisch) in vak 44/gegevenselement 12.03 van de aangifte, maar bescheidscode Y929 (de zending is niet biologisch) in vak 44/gegevenselement 12.04, terwijl de aangifte toch betrekking heeft op een biologisch product (de importeur/aangever heeft wel in Traces een COI opgemaakt).

• Gevolg: Als de goederen al in het vrije verkeer gebracht zijn, mag de status van het COI alleen als conventioneel worden gezien, omdat de controleketen verstoord is. Stuur een mail naar Skal met het COI-nummer en de reden waarom de zending als conventioneel gezien moet worden. Het mailadres Skal vindt u in de adresgegevens. Het kan ook zijn dat Skal dit ziet bij een nacontrole bij de exploitant. Zij zullen dit als onregelmatigheid melden aan Brussel. De exploitant kan zijn status als bio-exploitant verliezen.

• Een importeur of eerst geadresseerde is niet in de Unie gevestigd.

• Gevolg: Een COI met een niet in de Unie gevestigde importeur of eerst geadresseerde mag niet in de Unie als biologisch worden ingevoerd. De zending mag alsnog naar bijvoorbeeld Zwitserland met een vervoersdocument. Stuur een mail naar Skal met het COI-nummer en de reden waarom de zending in de EU niet als biologisch moet worden gezien.

• Een exploitant doet een aangifte in DMS voordat vak 30 van het COI is geviseerd.

• Gevolg: Dit mag wettelijk gezien niet sinds 2018. Met het juist inregelen van de wetgeving per 3 maart 2025, wordt hier op gehandhaafd. Dat wil zeggen dat de DMS-aangifte ongeldig gemaakt moet worden. De nieuwe aangifte in DMS mag pas gedaan worden nadat vak 30 is geviseerd door Skal.

• Op het moment dat Certex in werking treedt (eind 2025, begin 2026) wordt een douaneaangifte niet aanvaard als het bijbehorende COI niet in vak 30 is geviseerd of als de aangifte en het COI niet in overeenstemming zijn..