20.01.00 Biologische landbouwproducten

9 Proces klantmanagement en werkzaamheden

9.1 Afgifte vergunningen (incl. initieel onderzoek)

Naar aanleiding van de aanvraag van een vergunning voert de Douane een initieel onderzoek uit. In het rapport Initieel onderzoek legt de onderzoeker de afspraken vast die hij met de aanvrager van de vergunning heeft gemaakt. Deze afspraken zien voornamelijk op de uitoefening van cyclisch toezicht. Een voorbeeld is de wijze waarop het digitaal voorraadverloop wordt aangeleverd. Een ander voorbeeld is de beschrijving van het controlespoor bij de totstandkoming van de aangiften.

Bepalingen of voorwaarden die voorvloeien uit de VGEM-wetgeving worden niet separaat vermeld in de vergunning en ook niet in het rapport.

Bij de afgifte van de vergunning vermeldt de aanbiedingsbrief dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

Zo moet u de vergunninghouder een actieve meldplicht opleggen voor goederen waarop de biologische wetgeving van toepassing is, wanneer deze worden aangegeven voor een douane regeling.

Naar boven

9.1.1 Actieve meldplicht

Een vergunning voor een vereenvoudigde aangifteprocedure mag het toezicht op de naleving van de wetgeving op biologische productie niet hinderen. Daarom geldt een actieve meldplicht voor producten waarop de wetgeving van toepassing is en de aangever (een uittreksel van) een COI moet overleggen.

Deze actieve meldplicht bestaat uit een mail met het COI nummer. Deze wordt gezonden naar de KM-postbus. De aangewezen postbussen staan in hoofdstuk 11. Na afhandeling in Traces door de behandelende ambtenaar mag de aangever de goederen opnemen in zijn administratie en in het vrije verkeer brengen. Bij de biologische producten die via GPA binnenkomen is alleen de DEN-procedure mogelijk. Omdat bij Bio het COI vooraf moet worden ingediend (dus vóór dat de goederen in het vrije verkeer gebracht worden) en behandeld, kan er geen sprake zijn van de methodiek met DIN. De aangever moet het pdf van de in Traces opgemaakte COI overleggen bij de maandaangifte, DO39.

Naar boven

9.1.2 Verplichtingen voor aangifte biologische producten in vergunning

Als u hebt vastgesteld dat een vereenvoudigde aangifteprocedure gaat gelden of ook geldt voor producten waarop de biologische wetgeving van toepassing is, dan vermeldt u in de af te geven vergunning:

• dat de aangever met een pdf-bestand actief moet melden aan de Douane via de e-mail postbus

• dat hij producten in het vrije verkeer wil brengen waarop de Biologische wetgeving van toepassing is waarvoor een COI, of uittreksels daarvan, overgelegd moet worden.

Naar boven

9.2 Werkzaamheden behandeling aanvullende (periodieke) aangifte

Handel als volgt als u opdracht krijgt om bij de behandeling van een aanvullende (periodieke) aangifte te controleren of de vereenvoudigde aangifteregeling wordt gebruikt voor producten waarop de biologische wetgeving van toepassing is:

Naar boven

9.2.1 Praktische informatie

Binnen KM/GPA zijn een aantal dingen van belang:

• Bij inschrijving in de administratie moeten alle bescheiden aanwezig zijn

• Een COI mag niet ‘achteraf’ worden afgegeven

• De aangifte mag niet onvolledig zijn

Om de XX dagen zendt het bedrijf de GPA naar de Douane. In deze aangifte wordt met bescheidcode C644 aangegeven dat het om een biologisch product gaat.

Het COI nummer wordt ingevuld in vak M16/K23 (optioneel veld). Maak aparte afspraken indien dit programmatechnisch problemen geeft bij de belanghebbende.

Het bedrijf stuurt per inklaring (uitslag uit entrepot) een e-mail naar de douanepostbus, zie hoofdstuk 11.
In de mail bij de actieve melding moet naast het COI nummer de volgende gegevens staan:

• Referentie- of dossiernummer

• Nettogewicht

• Aantal colli

• NAW gegevens van de importeur

• Goederenomschrijving en –code (8 posities)
  Dit bericht moet voordat de goederen worden weggevoerd bij de Douane zijn. Als een COI wordt gebruikt kan een retour mail als toestemming tot wegvoering dienen.

Naar boven

9.2.2 Aangiftebehandeling met uittreksels

Op grond van Vo 1235/2008 artikel 14 lid 2 bestaat de mogelijkheid om een partij in gedeelten weg te voeren. Per uitslag zal een uittreksel moeten worden overgelegd. De belanghebbende moet dan in vak 24 Eerst Geadresseerde in het basis-COI voor de optie ‘vrij te geven in batches (basis voor uittreksel)’ gekozen worden door middel van het vinkje. Om te voorkomen dat alleen de Importeur (de opmaker van het COI in Traces) hiermee kan werken, moet er een ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ opgevoerd zijn. De ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kunnen bijvoorbeeld aangevers, indieners of Nederlandse entrepothouders zijn, bij wie de goederen liggen in afwachting van het in het vrije verkeer brengen in gedeelten. Deze belanghebbenden moeten zichzelf wel opgevoerd hebben in Traces.

De belanghebbende heeft met het aanvinken in het COI aangegeven dat hij uittreksels wil gebruiken. De belanghebbende stuurt een mail naar een Douane-Postbus met als onderwerp het COI nummer. Zie voor de juiste Postbus de adresgegevens 11.5.

Naar boven

9.2.2.1 Behandelen COI voor uittreksels

Op basis van de mail het COI nummer opent u de COI in Traces. Als u ziet dat de keuze is gemaakt voor het vrijgeven in batches (=gedeelten) dan kan u de COI afwerken.

Dit doet u als volgt:

• In het vak ‘Controles’ kiest u dat de documentencontrole aanvaardbaar is. In een nieuwe update zal een mogelijkheid komen om hier voor ‘basis voor uittreksels’ te kiezen.

• In de vakken ID controle, fysieke controle en laboratorium test kiest u altijd ‘niet uitgevoerd’.

• Vervolgens klikt u in vak 30 op de blauwe knop ‘verificatie ondertekenen als…’ om uw digitale handtekening te zetten. Vergeet niet om via de groene knop digitaal te stempelen. De status rechtsboven verandert nu in ‘Basis voor uittreksels’.

• De belanghebbende kan nu in het systeem uittreksels aanmaken. De nummering is als volgt: achter het bestaande COI nummer volgt een “/” en daarna de 1 t/m zoveel als nodig zijn om het COI qua aantal ‘vol’ te maken.

Op het moment dat de belanghebbende douaneaangifte(n) gaat doen, moet hij bij iedere aangifte het desbetreffende uittreksel van het COI in Traces opgemaakt hebben. Voor de werkwijze van het behandelen van deze uittreksels zie paragraaf 6.1.1.

De uittreksels worden dus per zending door de Douane nagekeken en geviseerd.

Naar boven

9.2.2.2 Vrijgeven zending

Bij de aangifte is het uittreksel ingediend. De uitslag van de controles is conform. U kunt de goederen (wanneer andere bepalingen dit niet verhinderen) nu vrijgeven.

Naar boven

9.2.2.3 Onregelmatigheden

Handel op de voorgeschreven wijze (zie 6.2) bij:

• een onjuiste aangifte

• een onjuist e-uittreksel

• het niet tijdig achteraf overleggen van een e-uittreksel

Naar boven

9.3 Opslag in entrepot

De meeste goederen zullen eerst in opslag (entrepot) geplaatst worden, voordat de goederen naar de klant/eindbestemming gaan. Zoals in 6.1.3. beschreven is het gebruik maken van uittreksels in Traces dan de werkwijze.

Dit betekent dat vak 23 Douane-entrepot slechts gebruikt dient te worden indien er gebruikelijke behandelingen in douane-entrepot zullen gaan plaatsvinden. Hou rekening met de beperkingen op dit gebied door de biologische wetgeving.