20.01.00 Biologische landbouwproducten
9 Proces klantmanagement en werkzaamheden
9.1 Afgifte vergunningen (incl. initieel onderzoek)
Naar aanleiding van de aanvraag van een vergunning voert de Douane een initieel onderzoek uit. In het rapport Initieel onderzoek legt de onderzoeker de afspraken vast die hij met de aanvrager van de vergunning heeft gemaakt. Deze afspraken zien voornamelijk op de uitoefening van cyclisch toezicht. Een voorbeeld is de wijze waarop het digitaal voorraadverloop wordt aangeleverd. Een ander voorbeeld is de beschrijving van het controlespoor bij de totstandkoming van de aangiften.
Bepalingen of voorwaarden die voortvloeien uit de VGEM-wetgeving worden niet separaat vermeld in de vergunning en ook niet in het rapport.
Bij de afgifte van de vergunning vermeldt de aanbiedingsbrief dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.
Zo moet u de vergunninghouder een actieve meldplicht opleggen voor goederen waarop de biologische wetgeving van toepassing is, wanneer deze worden aangegeven voor een douane regeling.
Naar boven9.1.1 Actieve meldplicht
Een vergunning voor een vereenvoudigde aangifteprocedure mag het toezicht op de naleving van de wetgeving op biologische productie niet hinderen. Daarom geldt een actieve meldplicht voor producten waarop de wetgeving van toepassing is en de aangever (een uittreksel van) een COI moet overleggen.
Deze actieve meldplicht bestaat uit een mail met het COI nummer. Deze wordt gezonden naar de Skal-postbus. De aangewezen postbussen staan in hoofdstuk 11. Na afhandeling in Traces door Skal mag de aangever de goederen opnemen in zijn administratie en in het vrije verkeer brengen. Per maart 2025 kan een door Skal in vak 30 geviseerd COI dienen voor inslag.
Naar boven
9.1.2 Verplichtingen voor aangifte biologische producten in vergunning
Als u hebt vastgesteld dat een vereenvoudigde aangifteprocedure gaat gelden of ook geldt voor producten waarop de biologische wetgeving van toepassing is, dan vermeldt u in de af te geven vergunning:
-
dat de aangever actief moet melden aan Skal via de e-mail postbus
-
dat hij producten in het vrije verkeer wil brengen waarop de Biologische wetgeving van toepassing is waarvoor een COI, of uittreksels daarvan, overgelegd moet worden.
9.2 Werkzaamheden behandeling aanvullende (periodieke) aangifte
Handel als volgt als u opdracht krijgt om bij de behandeling van een aanvullende (periodieke) aangifte te controleren of de vereenvoudigde aangifteregeling wordt gebruikt voor producten waarop de biologische wetgeving van toepassing is:
-
Controleer of
het COI in vak 30 door Skal is geviseerd -
Als u een onregelmatigheid vaststelt, handelt u die af op de voorgeschreven wijze Zie 6.2. Overleg met de klantcoördinator/relatiebeheerder.
9.2.1 Praktische informatie
Het bedrijf doet aangifte bij de Douane via DMS 4.1. In deze aangifte wordt met bescheidcode C644 aangegeven dat het om een biologisch product gaat.
Het COI nummer wordt ingevuld in het bedoelde gegevenselement 12.04 in DMS 4.1. Zie hiervoor de bijlage B van Vo 2015/2447.
9.2.2 Aangiftebehandeling met uittreksels
Op grond van de biologische wetgeving bestaat de mogelijkheid om een partij in gedeelten weg te voeren. Per uitslag zal een uittreksel moeten worden overgelegd. De belanghebbende moet dan in vak 24 Eerst Geadresseerde, in het basis-COI, voor de optie ‘vrij te geven in batches (basis voor uittreksel)’ kiezen door middel van het vinkje. Om te voorkomen dat alleen de Importeur (de opmaker van het COI in Traces) hiermee kan werken, moet er een ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ opgevoerd zijn. De ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kunnen bijvoorbeeld aangevers, indieners of Nederlandse entrepothouders zijn, bij wie de goederen liggen in afwachting van het in het vrije verkeer brengen in gedeelten. Deze belanghebbenden moeten zichzelf wel opgevoerd hebben in Traces.
De belanghebbende heeft met het aanvinken in het COI aangegeven dat hij uittreksels wil gebruiken. Ook de uittreksels worden door Skal geviseerd. Als de zending van voor 3 maart 2025 is kan de Douane de uittreksels nog viseren.
Naar boven9.2.2.1 Behandelen COI voor uittreksels
Bij uittreksels van voor 3 maart 2025: Op basis van de mail het COI nummer opent u de COI in Traces. Als u ziet dat de keuze is gemaakt voor het vrijgeven in batches (=gedeelten) dan kan u de COI afwerken.
Dit doet u als volgt:
-
In het vak ‘Controles’ kiest u dat de documentencontrole aanvaardbaar is. In een nieuwe update zal een mogelijkheid komen om hier voor ‘basis voor uittreksels’ te kiezen.
-
In de vakken ID controle, fysieke controle en laboratorium test kiest u altijd ‘niet uitgevoerd’.
-
Vervolgens klikt u in vak 30 op de blauwe knop ‘verificatie ondertekenen als…’ om uw digitale handtekening te zetten. Vergeet niet om via de groene knop digitaal te stempelen. De status rechtsboven verandert nu in ‘Basis voor uittreksels’.
-
De belanghebbende kan nu in het systeem uittreksels aanmaken. De nummering is als volgt: achter het bestaande COI nummer volgt een “/” en daarna de 1 t/m zoveel als nodig zijn om het COI qua aantal ‘vol’ te maken.
Op het moment dat de belanghebbende douaneaangifte(n) gaat doen, moet hij bij iedere aangifte het desbetreffende uittreksel van het COI in Traces opgemaakt hebben. Voor de werkwijze van het behandelen van deze uittreksels zie paragraaf 6.1.1.
De uittreksels worden dus per zending door Skal geviseerd.
Naar boven9.2.2.2 Vrijgeven zending
Bij de aangifte is het uittreksel ingediend. De uitslag van de controles is conform. U kunt de goederen (wanneer andere bepalingen dit niet verhinderen) nu vrijgeven.
Naar boven9.2.2.3 Onregelmatigheden
Handel op de voorgeschreven wijze (zie 6.2) bij:
-
een onjuiste aangifte
-
een onjuist e-uittreksel
-
het niet tijdig achteraf overleggen van een e-uittreksel
9.3 Opslag in entrepot
De meeste goederen zullen eerst in opslag (entrepot) geplaatst worden, voordat de goederen naar de klant/eindbestemming gaan. Zoals in 6.1.3. beschreven is het gebruik maken van uittreksels in Traces dan de werkwijze.
Dit betekent dat vak 23 Douane-entrepot normaal gebruikt dient te worden indien er gebruikelijke behandelingen in douane-entrepot zullen gaan plaatsvinden. Hou rekening met de beperkingen op dit gebied door de biologische wetgeving. Per maart 2025 kan in vak 23 ook de opslaglocatie worden weergegeven. Dit gebeurt altijd op verzoek van Skal.
9.4 Administratieve controle/Controle na invoer (CNI)
Tijdens een administratieve controle kunt u constateren dat het bedrijf producten in het vrije verkeer brengt waarop de biologische wetgeving van toepassing is.
De Douane voert ook administratieve controles (evt. vereenvoudigde regeling) uit bij importeurs die geen douanevergunning hebben. Bij invoer spreken we dan van een controle na invoer (CNI).
-
Controleer of producten waarop de biologische wetgeving van toepassing is, in het vrije verkeer zijn gebracht.
Bij een DMS aangifte melden in de Dou-It.
-
Controleer of vooraf actief melding is gedaan als producten waarop de biologische wetgeving van toepassing is, in het vrije verkeer zijn gebracht.
-
Neem contact op met de afdeling voor afgifte en beheer van de douanevergunningen voor eventuele aanpassing van de vergunning indien van toepassing.
-
Als u een onregelmatigheid vaststelt, handelt u die op de voorgeschreven wijze af. Zie 6.2. Overleg met de klantcoördinator/relatiebeheerder en de risicomanager over te nemen passende maatregelen.
Privé