2.00.00 Vertegenwoordiging bij de Douane

3 Vertegenwoordiging in de douaneaangifteprocessen

Dit hoofdstuk behandelt de gevallen waarin vertegenwoordiging mogelijk of verplicht is in de aangifteprocessen, bij welke douaneaangiften vertegenwoordiging mogelijk is en dat een douanevertegenwoordiger bij een groot aantal aangiften alleen als vertegenwoordiger kan optreden. U leest over aangiften met bijzondere verplichtingen en de gevolgen daarvan voor de persoon van de aangever. U krijgt informatie over de randvoorwaarden die gelden bij aangeven in vertegenwoordiging en de faciliteiten die een douanevertegenwoordiger aan zijn opdrachtgever kan bieden.

Naar boven

3.1 Wanneer vertegenwoordiging en op welke wijze

Deze paragraaf bevat een aantal specifieke begrippen en bepalingen met betrekking tot de vertegenwoordiging in de douaneaangifteprocessen. U leest over de partijen die bij vertegenwoordiging betrokken zijn en wat directe en indirecte vertegenwoordiging in de douaneaangifteprocessen inhoudt. Bovendien wordt duidelijk gemaakt dat aangiften met bijzondere verplichtingen gevolgen hebben voor de persoon van de aangever en de rol van een douaneagent.

Naar boven

3.1.1 De belanghebbende, de douaneagent en de douanevertegenwoordiger

De belanghebbende is degene die zelf aangifte doet bij de Douane of daartoe opdracht geeft aan een douaneagent. Wanneer de belanghebbende gebruik maakt van een douaneagent zijn er twee mogelijkheden:

• de douaneagent doet aangifte op eigen naam, voor eigen rekening; is dat het geval dan wordt de douaneagent zelf aangever en eerst verantwoordelijke richting de Douane.

• de douaneagent kan ook optreden als douanevertegenwoordiger van belanghebbende; hoe dat uitpakt leest u in de volgende paragraaf.

Naar boven

3.1.2 Aangiften verzorgen, aangiften indienen en aangiften doen

Bij aangeven met gebruikmaking van vertegenwoordiging spreken we over aangiften verzorgen, aangiften indienen en aangiften doen.

We spreken van het verzorgen van aangiften als er in algemene zin wordt gesproken van vertegenwoordiging (dus zonder nadere aanduiding van de vorm waarin deze plaatsvindt). De (direct of indirect) douanevertegenwoordiger verzorgt de aangifte voor zijn opdrachtgever.

Bij directe vertegenwoordiging verricht de douanevertegenwoordiger een dienst, een feitelijke handeling die voor hem geen juridische binding tot gevolg heeft. Hij zorgt er alleen voor dat de aangifte van de belanghebbende bij de Douane aankomt. Hij handelt in naam en voor rekening van de belanghebbende. De belanghebbende is aangever en daardoor de persoon die juridisch wordt gebonden. De douanevertegenwoordiger dient de aangifte in.

Bij indirecte vertegenwoordiging doet de douanevertegenwoordiger aangifte in eigen naam. Dit heeft juridische gevolgen want hij is hierdoor aangever en verantwoordelijk voor de inhoud van de aangifte en aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen die samenhangen met het doen van aangifte. De douanevertegenwoordiger verricht een juridische handeling: hij doet aangifte.

Als een aangifte die door een indirect vertegenwoordiger is gedaan tot een douaneschuld leidt, is de indirect douanevertegenwoordiger (hij is de aangever) schuldenaar voor de douaneschuld. De vertegenwoordigde is medeschuldenaar en beiden kunnen hoofdelijk voor deze schuld worden aangesproken. In het geval beschreven in artikel 77, lid 3, tweede alinea DWU zijn andere personen eveneens schuldenaar.

Naar boven

3.1.3 Douaneaangiften met bijzondere verplichtingen

Douaneaangiften kunnen door iedere persoon (bijvoorbeeld een douaneagent of een belanghebbende) in eigen naam en voor eigen rekening worden gedaan. Voorwaarden zijn dat deze persoon de goederen bij de Douane kan aanbrengen en alle bescheiden bij de Douane kan overleggen die noodzakelijk zijn voor het brengen in het vrije verkeer.

Een persoon die aan deze voorwaarden voldoet, mag een andere persoon machtigen om die aangifte voor zijn rekening in te dienen. Bij aangiften die aanleiding geven tot bijzondere verplichtingen voor een bepaalde persoon gelden nadere voorwaarden.
(artikel 170 DWU)

Deze douaneaangiften kunnen in de normale aangifteprocedure ook worden verzorgd door een douanevertegenwoordiger. De vertegenwoordiging kan direct of indirect zijn. Bij directe vertegenwoordiging dient de douanevertegenwoordiger de aangifte in in naam en voor rekening van de belanghebbende. Bij indirecte vertegenwoordiging doet de douanevertegenwoordiger aangifte in eigen naam, maar voor rekening van de belanghebbende.

Douaneaangiften waarvan de aanvaarding bijzondere verplichtingen voor een bepaalde persoon met zich brengt, moeten worden gedaan door de persoon die deze bijzondere verplichtingen moet nakomen, of voor diens rekening.
(artikel 170 DWU)

Deze aangiften met bijzondere verplichtingen kunnen in de normale aangifteprocedure worden verzorgd door een douanevertegenwoordiger. De douanevertegenwoordiger kan deze aangiften niet in eigen naam en voor eigen rekening doen, maar uitsluitend als douanevertegenwoordiger. De vertegenwoordiging kan direct of indirect zijn. Bij directe vertegenwoordiging dient de douanevertegenwoordiger de aangifte in in naam en voor rekening van de belanghebbende. Bij indirecte vertegenwoordiging doet de douanevertegenwoordiger aangifte in eigen naam, maar voor rekening van de belanghebbende.

Bijzondere verplichtingen zijn de verplichtingen die voortvloeien uit de aanvaarding van een aangifte en die nog bestaan nadat de Douane de goederen voor de aangegeven douaneregeling heeft vrijgegeven.
Bijzondere verplichtingen zijn bijvoorbeeld:

• de verplichting tot het houden van een administratie;

• de verplichting tot het handhaven van de identiteit;

• de verplichting tot het stellen van zekerheid;

• de verplichting van het naleven van termijnen;

• de verplichting van het naleven van aanzuiveringstermijnen;

• de verplichting van het overleggen van een aanzuiveringsafrekening;

• de verplichting van het indienen van een verzoek om terugbetaling;

• de verplichting van het bereiken van een bijzondere bestemming;

• de verplichting van vrijstelling van rechten bij invoer en/of belastingen;

• de verplichting van het niet vervreemden;

• de verplichting van het aanbrengen van de goederen op het kantoor van bestemming;

• de verplichting om de goederen aan te bieden bij het douanekantoor van uitgang;

• de verplichting om de goederen het grondgebied te doen verlaten.

De aanvaarding van de volgende douaneaangiften leidt dan tot bijzondere verplichtingen:

• aangifte voor het brengen in het vrije verkeer:

  • met een bijzondere bestemming;

  • met een douanevrijstelling;

  • na passieve veredeling;

• aangifte tot plaatsing onder een van de bijzondere regelingen

• aangifte ten uitvoer;

• aangifte tot wederuitvoer

• aangifte ten uitvoer naar de zogenaamde niet-fiscale gebieden.

Uit de opsomming volgt dat er eigenlijk maar één douaneaangifte is die geen bijzondere verplichtingen met zich meebrengt. Dat is de ‘gewone’ aangifte voor het vrije verkeer, dat wil zeggen: een aangifte voor het vrije verkeer zonder gebruik van nadere regelingen.

1. N.B.: Bijzondere verplichtingen mogen niet worden verward met verplichtingen die voortvloeien uit andere wettelijke bepalingen. Verplichtingen die voortvloeien uit wettelijke bepalingen inzake handelspolitiek, landbouwpolitiek, verboden of beperkingen worden niet aangemerkt als bijzondere verplichtingen zoals hiervoor is bedoeld.

De bijzondere verplichtingen rusten meestal op de belanghebbende. Hij is de persoon die zeggenschap heeft over de goederen en hij is daarvan ook meestal de eigenaar. De persoon op wie de bijzondere verplichtingen rusten, zal dus meestal de importeur of de exporteur of de vergunninghouder voor het gebruik van een van de hiervoor genoemde douaneregelingen zijn, ongeacht of de aangifte voor het plaatsen onder de douaneregelingen wordt gedaan in de normale procedure of in de vereenvoudigde procedures. De bijzondere verplichtingen kunnen ook rusten op de persoon van de aangever. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een aangifte voor extern douanevervoer.

Enige voorbeelden van situaties waarin sprake is van douanevertegenwoordiging:

• Een douanevertegenwoordiger vermeldt in een NCTS aangiftebericht (IE15) een andere persoon als aangever;

• De aangever wijst andere bevoegde personen aan voor ondertekening van aangiften (bijvoorbeeld de verstrekking van pincodes voor het GMS van NCTS);

• Een aangesloten cargadoor dient als douanevertegenwoordiger van een vergunninghouder inschrijving in de administratie in SBB een kennisgeving inschrijving administratie in.

Naar boven

3.1.4 Vertegenwoordiging bij plaatsing onder een bijzondere regeling

Tijdens de vergaderingen van de Customs Expert Group in Brussel is zeer uitgebreid gesproken over de mogelijkheden van vertegenwoordiging bij plaatsing onder een bijzondere regeling. Hierbij is het volgende duidelijk standpunt ingenomen:

• Indirecte vertegenwoordiging is niet mogelijk voor het plaatsen van goederen onder de volgende bijzondere regelingen:

  • Actieve Veredeling

  • Passieve veredeling

  • De regeling Bijzondere Bestemming

  • Tijdelijke invoer

  Het effect van dit standpunt is niet groot, daar in de praktijk nog nooit gevraagd is om goederen te mogen plaatsen onder een bijzondere regeling met toepassing van indirecte vertegenwoordiging. Dit heeft te maken met het feit dat de vertegenwoordiger helemaal niet het risico wil lopen dat hij aansprakelijk wordt gesteld voor iets wat plaats vindt tijdens de periode dat de goederen onder een bijzondere regeling zijn geplaatst.

• Directe vertegenwoordiging is wel mogelijk bij plaatsing van goederen onder een bijzondere regeling.

Naar boven

3.2 Vereisten bij aangeven met vertegenwoordiging

Deze paragraaf beschrijft de algemene voorwaarden die gelden bij vertegenwoordiging en de gevolgen als niet aan de voorwaarden wordt voldaan.

Naar boven

3.2.1 Vestigingseis

De wettelijke bepalingen eisen dat de aangever in de Europese Unie is gevestigd, behoudens uitzonderingen. De wettelijke bepalingen inzake vertegenwoordiging verklaren die vestigingseis ook van toepassing op de douanevertegenwoordiger. Een douanevertegenwoordiger moet dus in principe ook in de Unie zijn gevestigd.

In de volgende gevallen kan voor de belanghebbende van de vestigingseis worden afgeweken. Het betreft:

• aangiften voor de regeling douanevervoer;

• aangiften voor de regeling tijdelijke invoer;

• incidentele aangiften (voor zover dat door de inspecteur gerechtvaardigd wordt geacht);

• aangiften op basis van bilaterale overeenkomsten tussen Nederland en derde landen, op grond waarvan de ingezetenen van die landen in Nederland als aangever mogen optreden (Nederland heeft geen overeenkomsten van dien aard gesloten).

Voor de douanevertegenwoordiger kan van de vestigingseis worden afgeweken als de belanghebbende binnen de Europese Unie is gevestigd. De vestigingseis geldt ook niet als het aangiften betreft op basis van bilaterale overeenkomsten tussen Nederland en derde landen, op grond waarvan de ingezetenen van die landen in Nederland als aangever mogen optreden (Nederland heeft geen overeenkomsten van dien aard gesloten).

(artikel 18, lid 2 en artikel 170, lid 2 DWU)

De belanghebbende is buiten de Unie gevestigd

Buiten de hiervoor genoemde uitzonderingen kan een belanghebbende die buiten de Unie is gevestigd, niet zelf als aangever optreden. Een Nederlandse douanevertegenwoordiger kan dan ook niet in zijn naam optreden als direct vertegenwoordiger.

Als deze belanghebbende goederen in het vrije verkeer wil brengen, moet hij een douanevertegenwoordiger vragen om de aangifte te doen in eigen naam of door middel van indirecte vertegenwoordiging. De douanevertegenwoordiger is dan de aangever.

Voorbeeld:

Een bedrijf dat is gevestigd in de Verenigde Staten brengt derde landen goederen naar Nederland. De goederen worden opgeslagen in een particulier douane-entrepot van een Nederlandse opslaghouder. Als het bedrijf de goederen in het vrije verkeer wil brengen, mag het niet zelf als aangever optreden omdat niet aan de vestigingseis wordt voldaan. Daardoor kan de aangifte voor het brengen in het vrije verkeer ook niet in naam van het bedrijf door een in Nederland gevestigde direct douanevertegenwoordiger worden gedaan.

Een aangifte voor het brengen in het vrije verkeer is een aangifte zonder bijzondere verplichtingen en mag door ‘een ieder‘ worden gedaan. Een douaneagent die in de Unie is gevestigd, kan de goederen aangeven voor het vrije verkeer in eigen naam en voor eigen rekening. Hij treedt dan niet op als douanevertegenwoordiger. Ook kan hij aangifte doen op eigen naam, maar voor rekening van de vertegenwoordigde. Hij handelt dan als indirect vertegenwoordiger. Als een buiten de Unie gevestigde belanghebbende goederen wil uitvoeren, kan hij niet zelf als aangever optreden en moet hij gebruikmaken van de diensten van een douanevertegenwoordiger die aangifte doet als indirect vertegenwoordiger.

Voorbeeld:

Een belanghebbende die is gevestigd in de Verenigde Staten koopt goederen van een Nederlandse fabrikant met de bedoeling om de goederen te exporteren naar Rusland. Hij kan niet zelf als aangever optreden, want hij is immers buiten de Unie gevestigd. Nu hij niet zelf als aangever mag optreden, is directe vertegenwoordiging ook niet mogelijk. Een douaneagent kan in dit geval ook niet in eigen naam en voor eigen rekening de aangifte ten uitvoer doen omdat een aangifte ten uitvoer een aangifte met bijzondere verplichtingen is (zie paragraaf 3.1.4). De oplossing is: aangifte doen als indirect vertegenwoordiger. De douanevertegenwoordiger doet de aangifte ten uitvoer in eigen naam maar voor rekening van het bedrijf in de Verenigde Staten. De douanevertegenwoordiger is dan aangever.

Naar boven

3.2.2 De douaneagent is aanspreekpunt voor de Douane

In vertegenwoordiging communiceert de Douane in principe uitsluitend met de douanevertegenwoordiger . De douanevertegenwoordiger is dan het aanspreekpunt van de Douane met betrekking tot alle handelingen en communicaties vanaf het doen van de aangifte tot het moment waarop de goederen voor de gevraagde regeling zijn vrijgegeven. De Douane beschouwt alle handelingen en communicaties die plaatsvinden in verband met de behandeling van die aangifte op grond van onder meer de artikelen 162, 172, 173, 174, 189 en 190 van het DWU als een onverbrekelijk samenstel van handelingen. Dit betekent bijvoorbeeld dat de Douane de mededeling van een voorgenomen onderzoek van de goederen of monstername van de goederen zal doen aan de douanevertegenwoordiger. Hij moet vervolgens de belanghebbende informeren als de machtiging dat vereist.

Naar boven

3.2.3 Administratieve verplichtingen

Een douanevertegenwoordiger heeft op grond van de wettelijke bepalingen in het DWU en Adw een algemene administratieplicht, zoals in de artikelen 15 DWU en artikel 1:32 Algemene douanewet is aangegeven. Hij is immers betrokken bij de transactie.

Een douanevertegenwoordiger die optreedt als vertegenwoordiger in de aangifteprocessen heeft bovendien een aanvullende administratieplicht. Deze vloeit voort uit de bevoegdheid van de douaneautoriteiten om van een douanevertegenwoordiger het bewijs te eisen dat hij vertegenwoordigingsbevoegdheid bezit.

Op grond hiervan dient de douanevertegenwoordiger te bewaren:

• de machtigingen,

• de opdrachten tot het indienen van aangiften,

• de afschriften van de aangiften die hij op grond van die machtigingen en opdrachten heeft ingediend en van de stukken die betrekking hebben op andere handelingen die hij op grond van de machtiging en/of opdrachten heeft verricht

(artikel 19, lid 2 DWU)

Een douanevertegenwoordiger die optreedt als direct vertegenwoordiger heeft ten aanzien van de aangiftetransactie alleen een beperkte administratieplicht.

Een douanevertegenwoordiger die optreedt als indirect vertegenwoordiger is aangever. Als aangever moet hij alle gegevens met betrekking tot de aangifte, de bescheiden en de overige gegevens met betrekking tot de transactie voor zover die behoren bij de aangifte in zijn administratie bewaren. De douaneagent die als indirect vertegenwoordiger optreedt, heeft dus een meer omvattende administratieplicht.
(artikel 15 en artikel 51 DWU en artikel 1.32 Algemene douanewet)

De administratieplicht geldt op grond van Uniewetgeving voor een periode van drie jaren, in het algemeen te rekenen vanaf het einde van het jaar waarin het douanetoezicht is beëindigd voor de goederen geplaatst onder de regeling waarvoor ze zijn aangegeven. Deze termijn kan ook gelden voor douanevertegenwoordigers die in een andere lidstaat zijn gevestigd als in die lidstaat geen aanvullende wetgeving geldt.
(artikel 51 DWU)

De douanevertegenwoordiger die in Nederland zijn bedrijf uitoefent, heeft echter de verplichting tot het voeren van een administratie en het bewaren van bescheiden voor een periode van 7 jaren. Deze termijn begint op de datum waarop het douanetoezicht is beëindigd voor de goederen geplaatst onder de regeling waarvoor ze zijn aangegeven.
(artikel 1:32 Algemene douanewet, juncto artikel 10, lid 3 Boek 2 BW)

Naar boven

3.3 Vereisten douanevertegenwoordiger

Om als douanevertegenwoordiger te mogen optreden moet voldaan worden aan de AEO-criteria, zie hierover onderdeel 5 van dit hoofdstuk.

Naar boven

3.4 Wijziging en vertegenwoordiging

3.4.1 Wie mag om wijziging van een aangifte verzoeken in geval van vertegenwoordiging?

Een aangever mag verzoeken om wijziging van een aangifte, nadat de goederen zijn vrijgegeven. De aangever mag een andere persoon een machtiging verstrekken om dit verzoek namens hem te doen. Dit kan de persoon zijn die de aangifte heeft ingediend als direct vertegenwoordiger, maar ook elke andere persoon.

(artikel 173, lid 3 DWU)

De correspondentie in relatie tot een verzoek om wijziging wordt gevoerd op naam van de aangever, maar mag worden verzonden naar de douanevertegenwoordiger. Als uit een verzoek om wijziging bijvoorbeeld een uitnodiging tot betaling volgt, wordt deze op naam gesteld van de aangever. Hij wordt via de douanevertegenwoordiger verzonden aan de aangever. De douanevertegenwoordiger krijgt een afschrift.

Een verzoek om wijziging van een aangifte mag alleen worden gehonoreerd als wijziging noodzakelijk is opdat de aangever zijn verplichtingen inzake het plaatsen van goederen onder de desbetreffende douaneregeling kan nakomen.

Voorbeeld:

Douanevertegenwoordiger A heeft een aangifte ten uitvoer ingediend als indirect vertegenwoordiger van belanghebbende B. Na de vrijgave van de goederen komt A er echter achter dat - uit de door B beschikbaar gestelde (handels)bescheiden - geen sprake is van uitvoer maar van wederuitvoer. A vraagt onder overlegging van de opdracht en de (handels)bescheiden van B om wijziging van de aangifte. A blijkt in afwijking van de opdracht van B te hebben gehandeld. Bijgevolg mag worden geacht dat A door B is gemachtigd voor het indienen van het verzoek om wijziging van de aangifte.