2.00.00 Vertegenwoordiging bij de Douane
1 Recht van vertegenwoordiging
In dit onderdeel van het Handboek Douane wordt het recht van vertegenwoordiging in het algemeen en in douanezaken in het bijzonder
behandeld. Hierbij wordt ingegaan op het onderscheid tussen directe en indirecte vertegenwoordiging en de voorwaarden en verplichtingen
bij deze vormen van vertegenwoordiging. Gewoonlijk behartigen mensen hun belangen zelf. Ze gaan zelf naar de winkel om de
boodschappen te doen, ze vullen zelf het formulier voor de aanvraag om een zorgtoeslag of huurtoeslag in, ze gaan zelf naar
de receptie van een relatie die met pensioen gaat, enzovoorts.
In plaats van het zelf te doen kan men het ook laten doen: een ander vult namens hen dat aanvraagformulier in of gaat (mede)
namens hen naar die receptie. Dan spreken we van vertegenwoordiging. Die ene persoon vertegenwoordigt de andere persoon.
1.1 Volmacht of mandaat
Om een persoon juridisch te kunnen vertegenwoordigen moet men in het algemeen over een volmacht of een mandaat beschikken.
"Volmacht" is de term die het Burgerlijk Wetboek gebruikt voor de bevoegdheid om namens een andere persoon civielrechtelijke
rechtshandelingen te verrichten. "Mandaat" is de term die de Algemene wet bestuursrecht gebruikt voor het nemen van besluiten
namens een bestuursorgaan.
(artikel 3:60 Burgerlijk Wetboek en artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht)
Een rechtspersoon (zoals een besloten vennootschap) kan zelf - als lichaam - geen (rechts)handelingen verrichten. Voor het
verrichten van (rechts)handelingen wordt de rechtspersoon altijd vertegenwoordigd door haar organen. Dit zijn de bestuurders,
waarbij het Burgerlijk Wetboek, de Algemene wet bestuursrecht en de statuten van de rechtspersoon de volmacht c.q. vertegenwoordigingsbevoegdheid
regelen. Daarnaast wordt een rechtspersoon vertegenwoordigd door de persoon die volgens de geldende opvattingen in het maatschappelijk
verkeer uit hoofde van zijn functie wordt geacht de rechtspersoon te vertegenwoordigen. Denk hierbij aan de directeur.
Met een volmacht geeft de vertegenwoordigde -dat is de persoon die zich laat vertegenwoordigen- toestemming aan de vertegenwoordiger
-dat is de persoon die de rechtshandelingen feitelijk namens de vertegenwoordigde verricht- om namens hem bepaalde handelingen
te verrichten. De naam van de volmachtgever hoeft bij de uitoefening van de volmacht niet te worden kenbaar gemaakt, maar
het is verstandig om dat wel te doen. De manier waarop een volmacht wordt verstrekt is vormvrij. De volmacht kan mondeling
of schriftelijk worden verstrekt. Om echter onduidelijkheden over de omvang van de volmacht te voorkomen, wordt vaak met een
schriftelijke volmacht gewerkt.
Een lastgeving is de overeenkomst van opdracht waarbij de lasthebber (de vertegenwoordiger) zich jegens de lastgever (de vertegenwoordigde)
verbindt om voor diens rekening rechtshandelingen te verrichten. Een persoon kan namelijk wel over een volmacht beschikken
om namens een ander rechtshandelingen te verrichten, maar de lastgeving is de overeenkomst waarin de opdrachtnemer/vertegenwoordiger
met de opdrachtgever/vertegenwoordigde overeenkomt dat de volmacht in een bepaald geval wordt uitgeoefend.
(artikel 7:414 Burgerlijk Wetboek)
Voorbeeld:
U heeft een mooie Chinese vaas gezien in een veilingcatalogus, maar u bent zelf niet in de gelegenheid om naar de veiling te gaan om er op te gaan bieden. U vraagt vervolgens uw buurman om namens u naar de veiling te gaan en te bieden op de vaas, tot een bedrag van maximaal € 1.000,-. De buurman aanvaardt uw volmacht. Daarmee is de volmacht verstrekt, de lastgeving tot stand gekomen en de omvang van de volmacht bepaald, zijnde koop van een bepaalde Chinese vaas, voor het maximale bedrag van € 1.000. Het is verstandig als uw buurman bij de aanvang van de handeling die hij op basis van de volmacht voor u verricht, kenbaar maakt dat hij als gevolmachtigde van u handelt met vermelding van uw naam.
1.2 Omvang van een volmacht
De omvang van de volmacht wordt toegelicht aan de hand van een vervolg op het voorbeeld uit de vorige paragraaf.
Voorbeeld:
Koopt uw buurman vervolgens die Chinese vaas namens u voor € 900, dan vloeien uit die koopovereenkomst twee verbintenissen voort. Uw buurman zal € 900 namens u aan de veiling moeten betalen en de veiling zal de vaas aan u moeten leveren door overhandiging daarvan aan uw buurman. Als een persoon is gemachtigd om namens een ander een koopovereenkomst te sluiten, dan strekt de volmacht tot het verrichten van alle (rechts)handelingen van de overeenkomst. In dit voorbeeld betreft dat de nakoming van de verbintenis tot levering van de vaas en van de verbintenis tot betaling. Later regelt u de zaken met uw buurman, waarbij u hem € 900 betaalt en de buurman de vaas aan u verstrekt. Biedt de buurman tijdens de veiling echter op een Japanse vaas, omdat hem die ook wel aardig voor u lijkt, dan overschrijdt uw buurman zijn volmacht en kan u daarmee niet binden. Datzelfde gebeurt als uw buurman op de Chinese vaas biedt voor € 1.200. Als uw buurman zijn volmacht overschrijdt, dan verliest hij zijn volmacht c.q. vertegenwoordigingsbevoegdheid en is hij zelf aansprakelijk voor nakoming van de koopovereenkomst.
Werknemers van bedrijven werken in naam van hun bedrijf. Als een werknemer een overeenkomst sluit voor zijn bedrijf, dan doet
hij dat op naam van dat bedrijf. Indien het handelen van de werknemer is gerelateerd aan de uitoefening van zijn functie,
heeft hij daarvoor een onbeperkte volmacht. Denk hierbij aan het ondertekenen van een vrachtbrief CMR door een chauffeur.
De bevoegdheid tot ondertekening heeft hij uit hoofde van zijn functie ongeacht bijvoorbeeld de waarde van de zending.
Bedrijven kunnen de omvang van de volmachten van hun werknemers registreren in de openbare registers van de Kamer van Koophandel.
Iedere wederpartij, een derde, waarmee een werknemer een overeenkomst wilt sluiten, kan die registers raadplegen om te controleren
of de werknemer wel gemachtigd is voor het sluiten van de overeenkomst.
Voorbeeld:
Een chauffeur van een transportbedrijf bestelt een nieuwe vrachtauto voor zijn bedrijf bij een garagebedrijf. Het garagebedrijf sluit de overeenkomst op naam van het transportbedrijf en bestelt de vrachtauto bij de fabriek. Voor de voorziene levering belt het garagebedrijf naar het transportbedrijf en meldt dat de vrachtauto geleverd kan worden. Het transportbedrijf weet van niets en meldt dat de chauffeur die vrachtauto niet had mogen bestellen en dat in de registers van de Kamer van Koophandel is vastgelegd dat bestellingen boven een bedrag van € 100 alleen maar door de directeur mogen worden gedaan. In dat geval heeft het garagebedrijf pech, het transportbedrijf hoeft de vrachtauto niet af te nemen. Het garagebedrijf kan vervolgens wel de chauffeur zelf aanspreken, die is immers zijn volmacht c.q. vertegenwoordigingsbevoegdheid te buiten gegaan en daarmee zelf aansprakelijk voor zijn handelen.
Bekrachtiging van een volmacht c.q. van vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Een volmacht c.q. bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan ook worden bevestigd door een gedraging van de vertegenwoordigde
(artikel 3:69 Burgerlijk Wetboek).
Voorbeeld:
Stel in het voorgaande voorbeeld dat het transportbedrijf de vrachtauto vervolgens toch afhaalt en de rekening voor de vrachtauto aan het garagebedrijf betaalt, ondanks dat de chauffeur niet bevoegd was om die te bestellen, dan kan het transportbedrijf zich achteraf niet meer beroepen op de onbevoegdheid van de chauffeur. Door het afhalen van de vrachtauto en de betaling aan het garagebedrijf heeft het transportbedrijf alsnog de bevoegdheid van de chauffeur bekrachtigd.
Naar boven
Privé