Export door particulier die buiten de EU woont

Zijn uw klanten particulieren uit landen buiten de EU? En kopen zij goederen bij u, die zij zelf uitvoeren of meenemen in de reizigersbagage? Dan geldt mogelijk het btw-nultarief.

Onder welke voorwaarden u het btw-nultarief toepast, is afhankelijk van de vraag of uw klant de goederen meeneemt als reizigersbagage of op een andere manier uitvoert naar landen buiten de EU.

Uitvoer van goederen door particulieren, anders dan als reizigersbagage

Levert u goederen aan een particulier die niet in de EU woont? En voert die particulier de goederen uit naar een bestemming buiten de EU, maar niet als reizigersbagage? Dan gelden de gewone regels voor de toepassing van het btw-nultarief. Dit betekent dat u met uw administratie moet bewijzen dat de goederen zijn uitgevoerd, dus daadwerkelijk buiten de EU zijn gebracht.

Uitvoer van reizigersbagage

Zijn uw klanten particulieren, met een woonplaats of gebruikelijke verblijfplaats buiten de EU? En willen zij belastingvrij goederen bij u kopen om in de persoonlijke bagage mee te nemen naar dat land buiten de EU? Dan kunt u onder voorwaarden het nultarief toepassen voor de uitvoer van reizigersbagage.

Op het moment dat u de goederen levert aan uw klant, kan nog niet worden aangetoond dat de goederen daadwerkelijk buiten de EU worden gebracht. Daarom brengt u in eerste instantie btw in rekening. Uw klanten kunnen de betaalde btw onder voorwaarden van u terugvragen.

Voorwaarden teruggaaf btw bij de uitvoer van reizigersbagage

• Uw klant toont met een legitimatiebewijs aan dat de woonplaats of gebruikelijke verblijfplaats buiten de EU is.
• Uw klant neemt aankopen mee in de persoonlijke bagage, binnen 3 maanden na afloop van de maand van de aankoop.
• De totale waarde op de factuur is minimaal € 50, inclusief btw.

Geef uw klanten een factuur mee met daarop het nummer van hun legitimatiebewijs.

Hoe kan uw klant de btw terugvragen bij de uitvoer van reizigersbagage?

Om de btw terug te kunnen vragen, moeten uw klanten kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Dit doen zij door zich te melden bij de daarvoor bestemde balie op de Nederlandse luchthaven of zeehaven van waaruit de klanten de EU verlaten. Hier hebben uw klanten de factuur nodig waarop hun naam en het nummer van hun legitimatiebewijs staat.

De factuur krijgt vervolgens een visum. Als leverancier ontvangt u - rechtstreeks, of via een intermediair - een bericht dat de aangeschafte goederen de EU verlaten. Dit bericht is het bewijs van uitvoer uit de EU en is belangrijk voor uw administratie. Op grond hiervan kunt u de betaalde btw aan uw klant teruggeven.

Btw terugvragen via een douanebalie of -kantoor

Uw klant kan de btw ook terugvragen via de Douane. De klant moet dan het volgende doen op de (lucht)haven van vertrek:

• De Douane tekent de factuur af voor uitvoer.
• Uw klant stuurt de getekende (kopie)factuur aan u terug.
  Een ander bewijsstuk sturen mag ook, zoals een afschrift van een definitieve aangifte ten invoer in het land buiten de EU. U toont daarmee aan dat de goederen daadwerkelijk de EU zijn uitgevoerd.
• U betaalt de btw terug aan uw klant.

• Kijk in het overzicht met douanekantoren, waar uw klant de factuur af kan laten tekenen.

Wat moet u doen?

Bewaar alle documenten die te maken hebben met de aankoop in uw administratie. Maakt uw klant gebruik van een organisatie die taxfreeshopping-service aanbiedt? Dan mogen deze documenten ook daar worden bewaard. Voorwaarde is wel dat ze direct beschikbaar zijn en blijven zodat wij ze kunnen controleren.

Betaalde btw terugvragen van de Belastingdienst

Hebt u de btw al aan ons betaald? Dan kunt u die terugvragen met het formulier 'Suppletie omzetbelasting'. U kunt het formulier digitaal invullen en verzenden via de pagina 'Inloggen voor ondernemers'.

Waar moet u op letten bij taxfreeshopping-cheques?

Maakt u gebruik van cheques van een bedrijf dat taxfreeshopping-services aanbiedt? Dan moeten de gegevens op de cheque gelijk zijn aan de gegevens op de factuur. De douanemedewerker tekent de cheque (digitaal) voor uitvoer af. Het servicebedrijf zorgt voor uitbetaling van de btw. Daarna krijgt u de cheque terug om bij uw administratie te bewaren.