Invoerregeling: registratie, melding, betaling, administratie en facturering

Voor uw registratie en meldingen gebruikt u Mijn Belastingdienst Zakelijk. U kunt zich ook laten vertegenwoordigen door een tussenpersoon voor de Invoerregeling. Bijvoorbeeld door een belastingadviseur. Die registreert u dan voor de Invoerregeling en meldt de btw voor u.

Gaat het om een fiscale eenheid voor de btw? Alleen de ondernemingen die deel uitmaken van de fiscale eenheid kunnen zich registreren. Geef bij de registratie het btw-identificatienummer door van de onderneming en niet het omzetbelastingnummer van de fiscale eenheid.

Registratie

Als Nederlandse ondernemer registreert u zich voor de Invoerregeling via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk

Kies voor 'EU-btw éénloketsysteem'. En daarna voor 'Registratie' en 'Verzoek registratie éénloketsysteem'. Dit formulier vult u in.

We beoordelen uw registratie

U krijgt een brief waarin we uw registratie bevestigen of afwijzen. Tegen een afwijzing kunt u bezwaar maken. Bevestigen we uw registratie? Dan krijgt u een invoerregelingnummer van ons. Zodra u dit nummer hebt, kunt u meedoen met de Invoerregeling.

Wilt u uw registratie wijzigen of stopzetten?

Ga dan weer naar 'Registratie'. En kies dan voor de optie 'Verzoek wijzigen registratie' of 'Verzoek beëindigen registratie'. Wilt u de Unieregeling gaan gebruiken? Dan moet u zich hiervoor apart registeren.

Btw melden

Btw melden doet u elke maand. Doe ook een btw-melding als u een maand geen goederen levert die onder de Invoerregeling vallen.

Meldt u 2 jaar lang dat u een maand geen goederen hebt geleverd? Of voldoet u niet meer aan de voorwaarden, bijvoorbeeld doordat u niet op tijd betaalt of meldt? Dan kunt u niet meer meedoen met de regeling. U krijgt dan bericht van ons.

Hoe meld ik de btw?

U meldt de btw iedere maand via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Kies voor 'EU-btw éénloketsysteem'. En daarna voor 'Btw-meldingen'.

Wanneer btw melden?

U moet de btw melden in de maand die volgt op de maand waarvoor u de melding doet. Uw melding moet uiterlijk op de laatste dag van die maand bij ons
binnen zijn. U mag de btw-melding niet doen voordat de maand voorbij is.

De btw-melding over bijvoorbeeld de maand september doet u in oktober. Uw melding moet uiterlijk 31 oktober bij ons binnen zijn. U mag niet al in september uw melding doen.

U doet geen btw-melding of u bent te laat

Doet u geen btw-melding of te laat? Dan kan de hoogte van de door u verschuldigde btw worden geschat. Als u 3 opeenvolgende maanden geen btw-melding doet, sluiten wij u uit: u kunt de Invoerregeling dan 2 jaar niet meer gebruiken. Ook wordt u uitgesloten voor de Unieregeling.

Btw-melding wijzigen

Moet u uw btw-melding corrigeren? Doe dat dan in uw eerstvolgende btw-melding. En uiterlijk binnen 3 jaar na de datum waarop u de oorspronkelijke btw-melding moest doen. Na 3 jaar kunt u geen correcties meer doen binnen het éénloketsysteem. U moet dit dan regelen met de belastingdienst van het land waar u een correctie wil doorgeven.

Is uw registratie beëindigd, en wilt u nog correcties doorgeven? Dan kunt u de Invoerregeling niet meer gebruiken, geef de wijzigingen zelf door aan het EU-land.

Uw btw-melding corrigeren doet u níet door de btw-melding opnieuw in te dienen.

Btw betalen

De btw-melding doet u in euro’s. Moet u valuta naar euro’s omrekenen? Dan gebruikt u de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de laatste dag van de maand waarvoor u de btw-melding doet.

U betaalt de btw voor de verschillende EU-landen en Nederland in 1 keer. Wij sturen uw melding en de betaalde btw door naar de belastingdiensten van die landen.

U kunt betalen op rekeningnummer NL88 INGB 0000 4410 47, BIC: INGB NL2A, ten name van de Belastingdienst in Apeldoorn.

Niet, te weinig of te veel betalen

Betaalt u de btw niet of niet helemaal? Dan sturen wij u een herinnering. Betaalt u daarna nog niet, dan kan de belastingdienst van het EU-land waar u de btw verschuldigd bent verdere stappen nemen.

Als u 3 opeenvolgende maanden een herinnering van ons krijgt en niet binnen 10 dagen betaalt, sluiten wij u uit: u kunt de Invoerregeling dan 2 jaar niet meer gebruiken. Ook wordt u voor 2 jaar uitgesloten voor de Unieregeling.

Betaalt u meer btw dan u hebt aangegeven? Dan storten wij het bedrag dat u te veel betaalde terug.

Geen aftrek voorbelasting

Terugvragen van btw regelt u niet met de Invoerregeling. Kijk hiervoor bij Btw terugvragen uit andere EU-landen.

Administratie

Als u de Invoerregeling gebruikt, hebt u een 'boekhoudverplichting'. Dit betekent dat u in uw administratie alle gegevens moet bewaren die met de Invoerregeling te maken hebben. Zo kunnen EU-landen uw btw-melding controleren.

Gegevens 10 jaar bewaren

Na afloop van het jaar waarin u de goederen hebt geleverd, moet u de gegevens die te maken hebben met de Invoerregeling 10 jaar bewaren. Dat is dus langer dan de normale termijn van 7 jaar. Vraagt de Nederlandse Belastingdienst, of een lidstaat waar u belasting verschuldigd bent, om deze gegevens? Dan moet u de gegevens digitaal verstrekken. Als u de gevraagde gegevens niet verstrekt dan kan dit leiden tot uitsluiting. U kunt de Invoerregeling dan 2 jaar niet meer gebruiken. Ook wordt u voor 2 jaar uitgesloten voor de Unieregeling.

Facturering

Gebruikt u de Invoerregeling? Dan gelden de Nederlandse regels voor facturering en niet de regels van het land waar u levert. Dit betekent dat u voor de btw geen factuur hoeft uit te reiken. Gebruikt u de Invoerregeling niet? Dan gelden de regels voor facturering en administratie van het land waar u btw moet betalen. En dus niet de Nederlandse regels.