20.13.00 Handelsnormcontroles Groenten en fruit

6 Klantmanagement

Naar boven

6.1 Proces klantmanagement

De taak van de Douane voor de handhaving van handelsnormcontroles heeft betrekking op de aangifte voor het brengen in het vrije verkeer en de uitvoer van groenten en fruit. Dit heeft tot gevolg dat ook bij Klantmanagement (KM) VGEM-werkzaamheden worden verricht.

Naar boven

6.1.1 Afgifte vergunningen (inclusief initieel onderzoek

Naar aanleiding van de aanvraag van een vergunning voert de Douane een initieel onderzoek uit. In het rapport Initieel onderzoek legt de onderzoeker de afspraken vast die hij met de aanvrager van de vergunning heeft gemaakt. Deze afspraken zien voornamelijk op de uitoefening van cyclisch toezicht. Een voorbeeld is de wijze waarop het digitaal voorraadverloop wordt aangeleverd. Een ander voorbeeld is de beschrijving van het controlespoor bij de totstandkoming van de aangiften.

Bepalingen of voorwaarden die voorvloeien uit de VGEM-wetgeving worden niet separaat vermeld in de vergunning en ook niet in het rapport.

Bij de afgifte van de vergunning vermeldt de aanbiedingsbrief dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

.

Naar boven

6.1.2 Klantmanagement

Naar boven

6.1.2.1 Cyclisch toezicht

Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is - net als bij fiscale risico’s - een gedeelde verantwoordelijkheid van HHB/DLTC en de regiokantoren.

Klantmanagement onderzoekt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Op basis van deze constateringen wordt de vorm van toezicht en de uit te voeren controlediepgang bepaald. Naarmate meer controlewerkzaamheden in de actualiteit plaatsvinden, zullen minder controlewerkzaamheden bij het administratief toezicht achteraf plaatsvinden.

Om na te gaan in hoeverre het goederenpakket van een bedrijf betrekking heeft op VGEM-aspecten wordt gebruik gemaakt van de VGEM-Tool. Ook moet (VGEM)informatie verkregen worden uit de in de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) ingebrachte profielen

Naar boven

6.1.2.2 Wijze van cyclisch toezicht

Bij het uit te voeren cyclisch toezicht worden VGEM-vragen en -risico's meegenomen. Deze vragen en risico’s zijn sturend in de richting en diepgang van het uit te voeren toezicht.

Voor de interpretatie van de resultaten op VGEM-terrein verkregen uit de VGEM-tool en de aanpak kan de behandelaar een collega van de Kennisinfrastructuur binnen de eigen douaneregio raadplegen. Het regiokantoor bepaalt vervolgens hoe de vergunninghouder gecontroleerd moet worden.

Als uit het cyclisch toezicht, via de VGEM tool of op een andere wijze blijkt dat een vergunninghouder/niet-vergunninghouder groenten en fruit in zijn goederenpakket heeft dat onder handelsnormen vallen, beoordeelt de behandelaar welke afdekkingsmaatregelen noodzakelijk zijn.

Als het bedrijf groenten en fruitproducten waarop handelsnormen van toepassing zijn in het vrije verkeer brengt of uitvoert, moet het beschikken over een normcontrolecertificaat (bescheid N002) of een P2 code die is afgegeven door het systeem Client Import. Wanneer de producten onder de handelsnormen vallen en er  sprake is van brengen in het vrije verkeer of uitvoer maar het bedrijf niet beschikt over een P2 code of normcontrolecertificaat is er sprake van een onregelmatigheid. De behandelaar meldt de onregelmatigheid aan DLTC voor verdere afhandeling volgens x.8.8.1.

Naar boven

6.1.2.3 Werkzaamheden proces klantmanagement

Werkzaamheden proces Klantmanagement

De behandelaar controleert of een normcontrolecertificaat (bescheid N002) of een P2 code is opgenomen in de administratie voor de gecontroleerde zending.

is dit niet het geval dan:

- meldt hij dit aan het DLTC

- handelt hij de onregelmatigheid af

Naar boven

6.1.3 Administratief toezicht als onderdeel van cyclisch toezicht

Administratief toezicht op vereenvoudigingen en vergunningen vindt plaats via de administratie van een bedrijf waarbij wordt vastgesteld of aan alle wettelijke bepalingen is voldaan. Indien beschikbaar wordt hierbij gebruik gemaakt van overige informatie zoals bevindingen naar aanleiding van uitgevoerde fysieke controles.

De medewerker die de administratieve controle verricht, is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de controleopdracht. Als de controleopdracht ook ziet op handelsnormcontroles groenten en fruit, maakt hij gebruik van:

- in de controleopdracht verwerkte (VGEM)informatie

- het werkprogramma Samenvatting bedrijfsverkenning van de controleapplicatie Audit Tool Douane (ATD) waarin de link geplaatst is naar de controlekaart VGEM handelsnormcontroles (deze wordt nog gemaakt). In de tussenliggende tijd neemt u bij vragen contact op met een materie deskundige via de lokale Kennis Infrastructuur.

Naar boven

6.1.3.1 Administratieve controle vergunning inschrijving in de administratie - brengen in het vrije verkeer

Vergunninghouders inschrijving in de administratie brengen in het vrije verkeer dienen periodiek (meestal maandelijks) een aanvullende aangifte in. Bij de behandeling van de periodieke aangifte kunnen zaken naar voren komen die nadere controle behoeven. Dit kan via een administratieve controle.

Bij de voorbereiding van de administratieve controle moet via de eerder ingediende periodieke aangiften beoordeeld worden of er sprake is geweest van de invoer of uitvoer van groenten en fruitproducten waarvoor handelsnormen zijn vastgesteld. De periodieke aangiften kunnen beoordeeld worden door gebruik te maken van de VGEM-tool en de in GPA werkzame profielen.

De hierbij ‘geraakte’ aangifteregels worden onderzocht op een mogelijk onrechtmatige invoer.

- Is er sprake van goederen die vallen onder handelsnormen

- Deze groenten en fruitproducten mogen alleen maar in het vrije verkeer worden gebracht en worden uitgevoerd als men beschikt over een normcontrolecertificaat of P2 code.

Wanneer de producten onder de handelsnormen vallen en er sprake is van brengen in het vrije verkeer of uitvoer maar het bedrijf niet beschikt over een P2 code of normcontrolecertificaat is er sprake van een onregelmatigheid.

Naar boven

6.1.4 Controle achteraf

De Douane voert ook administratieve controles uit bij importeurs en exporteurs die niet in het bezit zijn van een vergunning. We spreken dan van een controle achteraf. Dit staat ook bekend onder de begrippen controle na invoer (CNI) en controle na uitvoer (CNU). Deze controle achteraf ziet op de controle van de juistheid en volledigheid van (de vermeldingen in) de aangifte (DWU, artikel 48). De Adw biedt de ruimte voor een controle na invoer (of uitvoer) waarbij de vermelding in de aangifte echter niet bepalend is. De Douane heeft dan een ruimere bevoegdheid voor een dergelijke controle op VGEM aspecten dan op grond van het DWU. De Douane maakt van deze ruimte geen gebruik zolang daarover met de beleidsverantwoordelijke departementen geen afspraken zijn gemaakt.

CNI handelsnormcontroles

Bij de uitvoering van een CNI moet ook aandacht zijn voor de geldende bepalingen betreffende handelsnormcontroles groenten en fruit.

CNU handelsnormcontroles

Bij de uitvoering van een CNU moet ook aandacht zijn voor de geldende bepalingen betreffende handelsnormcontroles groenten en fruit.

Naar boven

6.1.4.1 Werkzaamheden administratieve controle handelsnormen groenten en fruit

Administratieve controle handelsnormen groenten en fruit.

1 Stel vast dat voor de goederen handelsnormen van toepassing zijn (linken naar x.4.1, lijst KCB met HNC plichtige goederen).

2 Stel vast - op basis van de administratie - dat voor deze goederen een normcontrolecertificaat of een P2 code is afgegeven.

4 Wanneer voor die goederen geen normcontrolecertificaat of P2 code aanwezig is:

- handelt de controlemedewerker dit af als een onregelmatigheid.

- meldt de controlemedewerker dit aan het DLTC (linken naar x.8.8.1).

Naar boven

6.1.5 Behandeling aanvullende aangifte bij inschrijving in de administratie - brengen in het vrije verkeer

Aanvullende aangiften worden geautomatiseerd aangeleverd in AGS en (nu nog) behandeld met behulp van de applicatie GPA. De door DLTC gemaakte invoeraangifteprofielen zijn opgenomen in de GPA. Hierdoor wordt rekening gehouden met de wettelijke (VGEM)verplichtingen, die van toepassing kunnen zijn. De GPA is een tool die de medewerkers van Klantmanagement ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico's.

Bij de controle van de aanvullende aangifte wordt vastgesteld of op het moment van het brengen in het vrije verkeer kregen, voldaan is aan de wettelijke verplichtingen voor handelsnormen groenten en fruit.

Uitworp GPA

Bij behandeling van de periodieke aangifte kunnen de VGEM-risico’s blijken uit de in de GPA werkzame profielen.

- Bij de te behandelen bedrijven is Klantmanagement verantwoordelijk voor het beoordelen van deze risicosignalen. Zo nodig neemt hij de nodige maatregelen, zoals bijvoorbeeld het omzetten van risico's in controleopdrachten en het doorgeven van de risicosignalen aan DLTC.

Beoordeling met VGEM tool

- Daarnaast is het mogelijk om de gegevens uit de periodieke aangifte met behulp van de VGEM-tool te beoordelen.

Naar boven

6.1.5.1 Werkzaamheden aanvullende aangifte

Behandeling van de aanvullende periodieke aangifte:

1 Controleer aan de hand van de aanvullende periodieke aangifte of groenten en fruit in het vrije verkeer zijn gebracht of zijn uitgevoerd waarvoor handelsnormen gelden.

2 Controleer of voor deze goederen een P2 code of een normcontrolecertificaat is opgenomen in de administratie van het bedrijf.

3 Behandelaar volgt de procedure voor onregelmatigheden als hij vaststelt dat:

- Groenten en fruit in het vrije verkeer zijn gebracht of uitgevoerd waarvoor handelsnormen gelden en daarvoor geen P2 code of normcontrolecertificaat is opgenomen in de administratie van het bedrijf.

Naar boven

6.1.6 Deelinventarisaties

Naar boven

6.1.6.1 Algemeen

Deelinventarisaties worden aangestuurd door de regiokantoren, proces Klantmanagement.

Niet voor elke VGEM-taak zijn deelcontroles noodzakelijk. Er is een standaard controleopdracht geformuleerd voor de deelinventarisaties. Deze opdracht kan worden uitgebreid met relevante VGEM-aspecten. Bij het opstellen van de controleopdracht onderzoekt de opsteller vooraf of een (of meer) van deze VGEM-taakonderdelen relevant is tijdens de controle. Als het mogelijk is, maakt u hierbij gebruik van de VGEM-tool en vraagt u indien nodig de input van VGEM-deskundigen. Voor de diverse VGEM-onderwerpen zijn in ATD bij de werkprogramma’s Samenvatting bedrijfsverkenning linken geplaatst naar de controlekaart. De controlekaarten beschrijven waar de controlemedewerker tijdens de controle met betrekking tot een VGEM-onderwerp op moet letten

Naar boven

6.1.7 Hulpmiddelen voor VGEM werkzaamheden binnen klantmanagement

Door het grote aantal VGEM-onderwerpen is het lastig om vast te stellen welke VGEM-onderwerpen van belang zijn in relatie tot een specifiek bedrijf, aangifte of goederencode. Om een indicatie te kunnen geven welke VGEM-onderwerpen relevant zijn, zijn er tools ontwikkeld. Deze tools ondersteunen de medewerkers Klantmanagement en DLTC bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s.

VGEM-Tool

De VGEM-tool ondersteunt medewerkers bij het inzichtelijk maken van de VGEM-indicaties die van toepassing zijn bij de diverse goederencodes. De VGEM-tool is niet meer dan een hulpmiddel om VGEM-rakingen in beeld te brengen. Op basis van de informatie die de VGEM-tool oplevert, zal een nadere analyse moeten plaatsvinden.

Profielen in de GPA

De door DLTC gemaakte profielen worden opgenomen in de applicatie GPA. Hiermee is de GPA nu nog een tool die de medewerkers van Klantmanagement ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s. DLTC is verantwoordelijk voor het periodiek aanleveren van de profielen zodat deze in de GPA kunnen worden opgenomen. Daarnaast heeft DLTC beschikking over de aangiftegegevens uit de GPA zodat op basis hiervan ook VGEM-risico’s kunnen worden afgedekt.

Naar boven

6.1.8 Afhandeling onregelmatigheid klantmanagement

Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, beoordeelt de behandelaar of er sprake is van een onregelmatigheid en handelt hij deze volgens onderstaande instructies af.