2.50.00 Geautoriseerde marktdeelnemer

4 Procedure van afgifte van een AEO-vergunning

De aanvraag wordt behandeld door de bevoegde douaneautoriteit. De aanvraag doorloopt daarbij een aantal stappen. Zie hiervoor hoofdstuk 3.00.00

Vervolgens start de procedure voor het afgeven van de vergunning AEO. Daarbij wordt de aanvraag eerst gemeld aan de douaneautoriteiten van de andere lidstaten (zie paragraaf 4.1). Als er een onderzoek in andere lidstaten moet plaatsvinden, dan moet de Douane de douaneautoriteiten van andere lidstaten raadplegen (zie paragraaf 4.2). Daarna onderzoekt de Douane zelf of aan de criteria voor afgifte van de vergunning wordt voldaan (zie paragraaf 4.3). Dit leidt tot afgifte van de vergunning of afwijzing van de aanvraag (zie paragraaf 4.4). Deze beslissing wordt aan de autoriteiten van de lidstaten meegedeeld (zie paragraaf 4.5).

Naar boven

4.1 Meldingsprocedure

Nadat de aanvraag in het EU Customs Trader portal is ingediend en aanvaard, deelt de bevoegde douaneautoriteit de aanvraag binnen zeven dagen mee aan de douaneautoriteiten van alle andere lidstaten met behulp van het elektronische informatie- en communicatiesysteem dat in overleg tussen de Europese Commissie en de douaneautoriteiten is opgezet. In Nederland is deze taak centraal belegd bij het landelijk centrum AEO.

(artikel 30, lid 1, UVo. DWU)

Wanneer de douaneautoriteiten van een andere lidstaat relevante gegevens heeft voor de toekenning van de AEO-status, dan delen zij deze informatie binnen 30 dagen vanaf de hiervoor genoemde mededeling mede aan de douaneautoriteit van afgifte , met behulp van hetzelfde communicatiesysteem.

(artikel 31, lid 4, UVo. DWU)

Naar boven

4.2 Raadplegingsprocedure

Als een of meer van de criteria om in aanmerking te komen voor de AEO-status niet kunnen worden onderzocht door de bevoegde douaneautoriteit  omdat de informatie in een andere lidstaat wordt bewaard of toegankelijk is of de plaats waar de controle moet worden verricht in een andere lidstaat is, is raadpleging tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten vereist.

In deze gevallen voeren de douaneautoriteiten van de lidstaten de raadpleging uit binnen 80 kalenderdagen nadat de vereisten en criteria zijn doorgegeven door de bevoegde douaneautoriteit.

(artikel 31, lid 3, UVo. DWU).

Als de geraadpleegde autoriteit niet binnen 80 kalenderdagen antwoordt, kan de bevoegde douaneautoriteit  aannemen, dat voldaan is aan de criteria waarvoor de raadpleging is geschied. De termijn kan worden verlengd, als de geraadpleegde autoriteit in verband met de aard van de te verrichten onderzoeken om meer tijd verzoekt of de aanvrager aanpassingen uitvoert om aan die criteria te voldoen, en deze aan de  bevoegde douaneautoriteit meedeelt die de geraadpleegde autoriteit daarvan vervolgens in kennis stelt.

(artikel 14, lid 2 en lid 3 Uvo. DWU).

Wanneer de geraadpleegde douaneautoriteit na het hierna te noemen onderzoek vaststelt dat de aanvrager niet aan een of meer criteria voldoet, deelt zij dit, met argumenten onderbouwd en gedocumenteerd, mede aan de bevoegde douaneautoriteit die de aanvraag dan afwijst in overeenstemming met de bepalingen in hoofdstuk 3.00.00 (Beschikkingen) van dit Handboek. (artikel 14, lid 1, UVo. DWU)

Naar boven

4.3 Eigen onderzoek

4.3.1 Algemeen

De bevoegde douaneautoriteit onderzoekt of wordt voldaan aan de vastgestelde criteria voor de afgifte van de vergunning. Het onderzoek naar de vraag of de administratie en de veiligheidsnormen van de aanvrager passend worden geacht gebeurt bij alle bedrijfsruimten die voor de douane gerelateerde activiteiten van de aanvrager relevant zijn.

Wanneer de aanvrager een groot aantal bedrijfsruimten bezit en de toepasselijke termijn voor het vaststellen van de beschikking niet lang genoeg is om alle bedrijfsruimten te onderzoeken, kan de douaneautoriteit besluiten slechts een representatief deel van deze bedrijfsruimten te onderzoeken. Dit kan als zij van oordeel is dat de aanvrager op al zijn bedrijfsruimten dezelfde veiligheidsnormen toepast en dezelfde gemeenschappelijke normen en procedures toepast op de administratie van al de bedrijfsruimten.

(artikel 29, lid 1, Uvo. DWU).

De douaneautoriteiten kunnen rekening houden met de resultaten van de beoordelingen of audits die overeenkomstig de Uniewetgeving zijn uitgevoerd, voor zover zij relevant zijn voor de beoordeling van de criteria.

Een voorbeeld van uitwisseling van gegevens ten behoeve van de douane, andere overheidsinstanties en de marktdeelnemer is de informatie over het Internal Compliance Programme (ICP) voor goederen voor tweeërlei gebruik, waarvan het doel vergelijkbaar is met dat van het AEO-programma.

De nationale autoriteiten die licenties verstrekken voor dual-use goederen en de nationale douaneautoriteiten worden aangemoedigd gegevens uit te wisselen over bedrijven met een AEO-vergunning en houders van een wereldwijde uitvoervergunning, voor zover de nationale wetgeving dat toestaat.

(artikel 29, lid 2 Uvo. DWU).

De douaneautoriteit documenteert de beoordeling van de criteria en de resultaten daarvan.

Met betrekking tot de vraag of de aanvrager voldoet aan de eisen die betrekking hebben op:

• een deugdelijke handels- of vervoersadministratie (artikel 39, letter B, DWU)

• financiële solvabiliteit (artikel 39, letter C, DWU) en

• passende veiligheidsnormen (artikel 39, letter E, DWU)

kan de douaneautoriteit rekening houden met de door de aanvrager verstrekte conclusies van deskundigen. De deskundige mag geen banden hebben met de aanvrager. (artikel 29, lid 3, UVo DWU)

De douaneautoriteiten houden terdege rekening met de bijzondere kenmerken van de marktdeelnemers, en met name van kleine en middelgrote ondernemingen bij de beoordeling of aan de criteria is voldaan.

(artikel 29, lid 4, UVo. DWU).

Naar boven

4.3.2 Uitgangspunten bij toetsing en afgifte

Bij toetsing en afgifte in het kader van het AEO-concept in Nederland gebruikt de Douane de volgende kernelementen:

• Het uitgangspunt van het Douanetoezicht op de hele logistieke keten is gebaseerd op georganiseerd vertrouwen.

• De Douane maakt maximaal gebruik van alle waarborgen die het bedrijfsleven al biedt, waaronder bestaande veiligheidssystemen.

Bij dit toezicht geldt het uitgangspunt dat de Douane start op basis van vertrouwen, en niet op basis van wantrouwen. Dat is geen blind vertrouwen maar vertrouwen dat gebaseerd is op ervaringen uit het verleden (hoe staat het bedrijf bij de Douane bekend) en de eigen verantwoordelijkheid van het bedrijf.

Die verantwoordelijkheid betekent dat het bedrijf zelf alle waarborgen en veiligheidsprocedures bewaakt en dat niet wordt gewacht tot een controle van de Douane plaatsvindt. De beoordeling door de Douane van de bestaande waarborgen, veiligheidssystemen en van een aantal formele aspecten zoals die in de wetgeving van de Unie zijn opgenomen, biedt de Douane houvast om het bedrijf al dan niet het vertrouwen te geven. Vandaar georganiseerd vertrouwen.

De Douane wil op een slimme manier aansluiten bij de waarborgen die deelnemers in de keten zelf al hebben genomen (bijvoorbeeld ISPS-, TAPA- en ISO-certificeringen maar ook C-TPAT normen of SAS 70 accountantsverklaringen). Zo verhoogt de Douane de effectiviteit van zijn controles flink, terwijl de lasten voor het bedrijfsleven niet hoger worden.

In het veiligheidsdenken van de Europese Commissie speelt de hele logistieke keten een belangrijke rol. In die keten bestaan drie belangrijke controlemomenten:

• ·aan het begin van de keten (export)

• ·aan het eind van de keten (import)

• ·bij de EU-grensoverschrijding

In het AEO-concept gaat het om de waarborgen die in de hele logistieke keten zijn getroffen om het goederenverkeer veilig te laten zijn. In het AEO-concept is het uitgangspunt een evaluatie van de waarborgen en veiligheidsprocedures in algemene zin. Uitgangspunt is niet langer controle van individuele goederentransacties.

Het AEO-concept is een systeem gebaseerde benadering. Daarbij geldt dat de Douane uitgaat van beveiliging van de hele supply-chain. Op die manier wordt van producent tot afnemer geprobeerd de goederenstroom onder controle te hebben, waarbij buiten de Unie andere systemen van toepassing zijn, die vergelijkbaar zijn met het AEO-concept. Die vergelijkbaarheid is mogelijk dankzij een standaard ontwikkeld door de Wereld Douane-organisatie (WDO).

Naar boven

4.3.3 AEO-self-assessment

De procedure voor het krijgen van een AEO-vergunning start met het doen van een AEO-self-assessment. Met het AEO-self-assessment verzameld het bedrijf informatie die van belang is ten behoeve van de aanvraag en de beoordeling door de Douane of het bedrijf voldoet aan de criteria. Vervolgens moet aan de hand van de verzamelde informatie een eigen beoordeling worden gedaan en op basis hiervan moet de AEO vragenlijst voor zelfbeoordeling (Self-assessment questionnaire) worden ingevuld.

De nummering van de onderdelen van deze vragenlijst is gebaseerd op de nummering van dezelfde aspecten in bijlage 1A van de Gids "Richtsnoeren Geautoriseerd marktdeelnemers (TAXUD/B2/047/2011 – Rev.7 (verder; Guidelines)). Een toelichting op deze vragenlijst voor zelfbeoordeling is terug te vinden onder bijlage 1B van de guidelines.   ". Bijlage 2 van de guidelines bevat een overzicht van de belangrijkste dreigingen en risico's in verband met de AEO-vergunnings- en –monitoringprocedure, daarnaast worden in deze bijlage ook mogelijke oplossingen om deze risico's te beheersen gepresenteerd.  

In de Guidelines kan de aanvrager dus meer informatie en meer details vinden over de genoemde aspecten. De Guidelines bevatten ook een schema waarin wordt weergegeven welke onderwerpen van belang zijn rekening houdend met de rol in de toeleveringsketen. Op basis van dit schema kan men bepalen welke onderdelen van de Guidelines relevant zijn voor het bedrijf. De aanvrager moet een volledig self-assessment uitvoeren en vastleggen in de self-assessment vragenlijst. Vervolgens moet de aanvrager een score toekennen aan de genoemde onderdelen in de samenvatting AEO-self-assessment.

 

Niet alle in de bijlage 2 van de Guidelines genoemde aandachtspunten zijn in de samenvatting vermeld. Dat sommige aandachtspunten niet in het formulier genoemd zijn, betekent overigens niet dat deze niet van belang kunnen zijn. Er is een keuze gemaakt zodat de Douane zich een goed beeld kan vormen over de mate waarin voldaan wordt aan de criteria. Het is voor de aanvrager belangrijk om voor uitgebreidere informatie en meer details de Guidelines te raadplegen. Er kunnen zaken in de samenvatting opgenomen zijn die voor de specifieke situatie van de aanvrager niet van toepassing zijn. Als dat het geval is kan men bij het betreffende onderwerp vermelden dat dit voor de aanvrager niet van toepassing is.

De normen waaraan een bedrijf moet voldoen om een AEO-status te krijgen zijn 'open normen', dus niet tot in detail vastgesteld. Op deze manier is het mogelijk dat het bedrijfsleven zonder aanpassing, of met kleine aanpassingen, van administratie en werkwijze een AEO-status krijgt. Zo levert de Douane maatwerk in het AEO-concept.

Nadat het AEO-self-assessment is uitgevoerd kan de AEO-vragenlijst voor zelfbeoordeling (Self-assessment questionnaire) worden ingevuld, Het AEO-self-assessment bestaat uit 6 stappen, dit zijn:

1. Welke AEO-vergunning wil het bedrijf aanvragen?

2. verzamel informatie

3. bepaal de risicogebieden

4. bepaal de (aanvullende) maatregelen

5. vraag de AEO aan

6. onderhoud van de AEO

• Stap 1 - Welke AEO vergunning wil het bedrijf aanvragen? Er zijn 3 opties:

  • o    AEO-C (Douanevereenvoudigingen).

  • o    AEO-S (Veiligheid).

  • o    Een gecombineerde vergunning AEO-C/AEO-S.

Om in aanmerking te komen voor een AEO-C moet een bedrijf voldoen aan een aantal eisen:

• ·Het bedrijf is de afgelopen 3 jaren al haar douane- en belastingverplichtingen nagekomen.

• ·Er is geen sprake van een strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit.

• ·Het bedrijf voert een deugdelijke handels- en/of vervoersadministratie.

• ·Het bedrijf is financieel gezond.

Voor de Vergunning AEO Douanevereenvoudigingen geldt nog een aanvullende eis:

• ·Er is voldoende vakbekwaamheid beschikbaar over douanezaken.

Deze aanvullende eis stellen we niet voor de Vergunning AEO-S. Voor de vergunning AEO-S moet het bedrijf wel passende veiligheidsmaatregelen hebben getroffen.

• Stap 2 - Verzamelen van informatie

  Het verzamelen van informatie gebaseerd op de rol in de supply chain.

  • O Vaststellen of status AEO reëel is op basis van de formele eisen

  • O Informatie verzamelen en registreren door middel van:

    • Dossier aanleggen.

    • Beschrijvingen en documenten kopiëren.

    • Bestaande certificeringen binnen het bedrijf verzamelen.

    • Stakeholder-analyse (welke rol speelt het bedrijf binnen de supply chain).

• Stap 3 - Bepalen van de risicogebieden

  Hiervoor kan men de AEO-Guidelines van de EU als hulpmiddel gebruiken. Hierin vindt men een opsomming van de meest voorkomende risico's per bedrijfsproces (zoals inkoop, opslag en productie). Het bepalen van de risicogebieden op basis van de Guidelines, deel 2: de criteria (TAXUD/2006/1450;29-6-2007) en de bedrijfsspecifieke situatie.

  • De AEO-Guidelines bijlage 1 (Vragenlijst voor zelfbeoordeling, SAQ) en 2 (Dreigingen, risico's en mogelijke oplossingen) zijn het uitgangspunt voor het bepalen van de potentiële risico's.

  • Op basis van aard van bedrijf en activiteiten kan men vaststellen welke secties uit de Guidelines van belang zijn.

  • Bepaal volledigheid van geïdentificeerde set van risico's en vul eventueel aan met risico's die verband houden met bedrijfsspecifieke situatie.

  • Zorgen voor draagvlak bij management.

• Stap 4 - Bepalen van de (aanvullende) maatregelen

  Het bepalen van de (aanvullende) maatregelen voor de risicobeheersing en identificatie van de resterende risico's.

  • Beoordeling van de risico's en de al bestaande maatregelen.

  • Bepalen van de (eventueel) te nemen acties.

  • Bestaan en werking vaststellen van de maatregelen en procedures om te bepalen of de geïdentificeerde relevante risico's voldoende worden beheerst.

  • Motivatie resterende risico's (die niet worden afgedekt).

• Stap 5 - Aanvraag AEO

  Dien de AEO-aanvraag volledig in. Deze bestaat uit het aanvraagformulier AEO, de managementverklaring bij de aanvraag AEO en de Vragenlijst voor zelfbeoordeling (SAQ).

• Stap 6 Onderhouden van de AEO status
  • Monitoring

Het bedrijf moet regelmatig vaststellen of men nog voldoet aan de AEO-eisen. Hiervoor kan men een systeem van monitoring opzetten. Met monitoring ziet het bedrijf er op toe dat de interne beheersing binnen het bedrijf effectief is en blijft. Men stelt periodiek vast of de getroffen maatregelen nog passen en goed werken. Zodra daar aanleiding toe is, past men de maatregelen aan. Bijvoorbeeld als de risico's wijzigen. Men kan hiervoor de AEO-Guidelines blijven gebruiken.

Het bedrijf legt goed vast welke werkzaamheden zijn uitgevoerd in het kader van monitoring. Ook de resultaten en eventuele daaruit volgende vervolgacties worden vastgelegd. De douane maakt bij het toezicht op de AEO-status zoveel mogelijk gebruik van de door het bedrijf uitgevoerde monitoringsactiviteiten.

• Melden van wijzigingen

  Indien zich wijzigingen voordoen in de bedrijfssituatie of in de controlemechanismen van het bedrijf die (mogelijk) invloed hebben op de AEO-status dan zal het bedrijf deze moeten melden bij de Douane, Hierbij kun je denken aan wijzigingen in aandelenverhoudingen, directie, verantwoordelijke personen voor douanezaken, overnames, verhuizingen, grote wijzigingen in logistieke of financiële systemen. Meldingen voor wijzigingen geeft de AEO door via het EU-Customs Trader Portal waarin men ook de aanvraag voor de AEO-vergunning heeft ingediend.

 

Naar boven

4.3.4 Toetsing AEO-criteria

De Douane toetst de AEO-aanvraag op verschillende manieren, onder meer door:

• ·Het toetsen aan bij de Douane al bekende informatie, bijvoorbeeld eerdere aanvragen van douanevergunningen, eerdere resultaten van controles en in het verleden door anderen dan de Douane aan de aanvrager toegekende certificaten (bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid)

• ·het opvragen van informatie

• ·en initieel onderzoek/bedrijfsbezoek
  • Tijdens het bedrijfsbezoek vindt onder meer een gesprek plaats met:

    • de directie van het bedrijf

    • de personen die betrokken zijn bij het uitvoeren van de AEO-self-assessment

    • de persoon binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor het beveiligings- en veiligheidsbeleid.

Naar boven

4.4 Afgifte van de vergunning na het onderzoek

4.4.1 Afgifte van de vergunning

De bevoegde douaneautoriteit geeft de vergunning AEO af na de toetsing van de criteria. De vergunning wordt binnen 120 kalenderdagen nadat de Douane de aanvraag heeft aanvaard afgegeven.(artikel 22, lid 3, DWU). Deze termijn kan zowel op verzoek van de aanvrager als door de Douane worden verlengd.

Wanneer de douaneautoriteit zich niet aan de genoemde termijn kan houden, kan deze termijn met 60 dagen worden verlengd. (artikel 28, lid 1, GVo. DWU)

De termijn kan ook op verzoek van de aanvrager worden verlengd als de aanvrager tijdens het onderzoek van de criteria aanpassingen verricht om aan die criteria te voldoen. De aanpassingen en de aanvullende termijn worden ter kennis gebracht aan de Douane. De Douane neemt een besluit over de verlenging. (artikel 22, lid 3, 3e alinea DWU)

De vergunning wordt bij een voor bezwaar vatbare beschikking verleend.

Bij het afgeven van de vergunning is een aparte beschikking niet nodig; de vergunning ís de beschikking. Wel zal de bezwaarclausule separaat moeten worden bijgevoegd, want daar voorziet de vergunning niet in.

De bevoegde douaneautoriteit deelt de douaneautoriteiten van de andere lidstaten binnen zeven dagen mee, dat een AEO-vergunning is afgegeven met behulp van het in paragraaf 4.6.3 bedoelde communicatiesysteem.

Naar boven

4.4.2 AEO-logo

Voor bedrijven met een AEO-vergunning stelt de Europese Commissie een AEO-logo ter beschikking. Het logo wordt verstrekt bij de afgifte van de AEO-vergunning. Alleen bedrijven met een AEO-vergunning mogen dit logo voor eigen doeleinden gebruiken, bijvoorbeeld op commerciële documenten, in brochures of op visitekaartjes.

Naar boven

4.5 Afwijzing aanvraag na onderzoek

Zoals in paragraaf 4.2 is beschreven, kunnen de douaneautoriteiten van een andere lidstaat De bevoegde douaneautoriteit relevante gegevens verstrekken die een beletsel kunnen vormen voor afgifte van de vergunning. Ook kunnen douaneautoriteiten van een andere lidstaat in het kader van de raadplegingsprocedure meedelen dat de aanvrager niet aan een of meer criteria voldoet. Tenslotte kan De bevoegde douaneautoriteit zelf vaststellen dat niet voldaan wordt aan een van de vastgestelde criteria voor afgifte van de vergunning.

De bevoegde douaneautoriteit kan in al die gevallen van oordeel zijn dat de aanvraag moet worden afgewezen. Voordat de aanvraag wordt afgewezen, deelt de douaneautoriteit van aangifte de aanvrager mee op welke gronden zij voornemens zijn die afwijzing te baseren. Zie voor meer informatie over de afwijzing onderdeel 3.00.00 van dit handboek.

Wanneer bij de aanvraag ook andere lidstaten zijn geraadpleegd, deelt de bevoegde douaneautoriteit de douaneautoriteiten van de andere lidstaten binnen zeven dagen mee, dat een AEO-vergunning is afgewezen met behulp van het in paragraaf 4.6.3 bedoelde communicatiesysteem. (artikel 30 UVo DWU).

Naar boven

4.6 Uitwisseling van informatie

4.6.1 Algemeen

De status van geautoriseerde marktdeelnemer neemt een belangrijke plaats in binnen het DWU.

De AEO-vergunninghouder geniet bepaalde faciliteiten en de goederenstroom binnen een veilige toeleveringsketen wordt niet, althans minder risicovol geacht. Het is daarom van groot belang dat de douaneautoriteiten van alle lidstaten goed op de hoogte zijn van de AEO-status van een marktdeelnemer. Ook in het proces van behandeling van aanvragen, van de schorsing van certificaten en de intrekking van de status is het van belang dat goed gecommuniceerd wordt tussen de autoriteiten van de lidstaten.

Alle relevante informatie waarover de douaneautoriteit van afgifte beschikt, wordt ter beschikking gesteld van de douaneautoriteiten van de andere lidstaten waar de geautoriseerde marktdeelnemer douane gerelateerde activiteiten uitoefent.

Als een douaneautoriteit een specifieke vergunning intrekt die op grond van een AEO-vergunning is afgegeven voor het gebruik van een van de douanevereenvoudigingen die in 1.3.1 zijn genoemd, deelt zij dit aan de douaneautoriteit die de AEO-vergunning heeft afgegeven mede. (artikel 30 en 31UVo. DWU)

Naar boven

4.6.2 Informatieplicht van de AEO

De AEO-vergunninghouder stelt de douaneautoriteit onverwijld in kennis van alle voorvallen die zich na de toekenning van de vergunning voordoen en die van invloed kunnen zijn op de continuïteit of de inhoud daarvan. (artikel 23, lid 2, DWU)