2.50.00 Geautoriseerde marktdeelnemer

3 Criteria voor afgifte van een AEO-vergunning

3.1 Algemeen

Naast de algemene vereisten die gelden voor de aanvraag van de AEO-vergunning (zie hoofdstuk 2) gelden een aantal criteria waaraan een marktdeelnemer moet voldoen voor de toekenning van de AEO-status (art. 39 DWU). Deze criteria zijn (afhankelijk van de soort AEO-vergunning die wordt aangevraagd):

• een passende staat van dienst op het gebied van de naleving van douanevereisten (zie paragraaf 3.2)

• een deugdelijke handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maakt (zie paragraaf 3.3)

• het bewijs van financiële solvabiliteit (zie paragraaf 3.4)

• indien van toepassing, praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties (zie paragraaf 3.5) en

• indien van toepassing, passende veiligheidsnormen (zie paragraaf 3.6)

De douane-autoriteiten moeten terdege rekening houden met de bijzondere kenmerken van de marktdeelnemers, en met name van kleine en middelgrote ondernemingen.

Op zich gelden de criteria voor alle marktdeelnemers, ongeacht de aard en omvang. Echter, de wijze waarop marktdeelnemers aan de eisen kunnen voldoen is onder andere afhankelijk van complexiteit, omvang, rol in het logistieke proces en de soort goederen.

Zo is een douanevertegenwoordiger in de internationale logistieke keten verantwoordelijk voor de juistheid en de tijdige indiening van de douaneaangifte of de summiere aangifte. De importeur is in voorkomend geval verantwoordelijk voor het geven van een bestemming van bij de Douane aangebrachte goederen en de juiste en tijdige indiening van de aangifte, het vervullen van de formaliteiten bij invoer, en het veilig in ontvangstnemen van de goederen, met name door te voorkomen dat onbevoegden daarmee iets kunnen doen. Ook de producent, de exporteur, de expediteur, de entrepothouder en de vervoerder hebben hun eigen specifieke verantwoordelijkheden.

Aanvragers van de vergunning AEO-C zullen aan moeten tonen dat ze voldoende praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties hebben die samenhangen met de door hun verrichte activiteiten.

Aanvragers van de vergunning AEO-S zullen onder meer moeten aantonen dat hun bedrijfsruimten voldoende beveiligd zijn. Een grote fabriek kan dit bijvoorbeeld doen door middel van een omheining, bewakers en een camerabewakingssysteem. Een douane-vertegenwoordiger die slechts over een kantoor beschikt kan dit doen door middel van sloten op ramen, deuren en kasten.

Kleine en middelgrote bedrijven zullen waarschijnlijk op andere wijze dan door middel van badges de personen die hun gebouwen binnenkomen identificeren.
Niet alle eisen gelden voor ieder soort AEO-vergunning. Een overzicht aan welke eis moet worden voldaan voor elk van de twee AEO-vergunningen is opgenomen in paragraaf 3.6.
(artikel 24 tot en met artikel 28 UVo. DWU)

Naar boven

3.2 Een passende staat van dienst

Het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend, de persoon die verantwoordelijk is voor het bedrijf of die zeggenschap heeft over de leiding van het bedrijf, de voor douanezaken verantwoordelijke werknemer mogen in de afgelopen drie jaar geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en de belastingvoorschriften hebben begaan. Ook mogen ze geen strafblad hebben voor zware misdrijven in verband met de economische activiteit.

De staat van dienst kan passend worden geacht, als de bevoegde douaneautoriteit eventuele overtredingen als van weinig belang beschouwt in verhouding tot het aantal en de omvang van de douane gerelateerde activiteiten van de aanvrager en zij geen twijfel hebben over de goede trouw van het bedrijf.

Wanneer de aanvrager minder dan drie jaar geleden is opgericht, wordt het naleven van dit criterium beoordeeld aan de hand van de documenten en informatie waarover de Douane beschikt.

Wanneer de persoon die verantwoordelijk is voor de aanvrager of die zeggenschap heeft over de leiding van het bedrijf dat de aanvraag indient, in een derde land is gevestigd of woonachtig is, beoordelen de douaneautoriteiten hun naleving van dit criterium aan de hand van de documenten en informatie waarover zij beschikken.
(artikel 24 UVo DWU)

Naar boven

3.3 Een deugdelijke handels- en vervoersadministratie

Als het bedrijf aan de volgende voorwaarden voldoet dan wordt het geacht aan dit criterium te voldoen:

1. een administratie voeren, die in overeenstemming is met de algemene aanvaarde boekhoudbeginselen van de lidstaat waar de administratie wordt gevoerd, die de douane in staat stelt bedrijfscontroles uit te voeren en ook historische gegevens vasthoudt waardoor het controlespoor te volgen is vanaf het moment van gegevensinvoer

2. de douaneadministratie is geïntegreerd in de administratie of het is mogelijk dat kruisverbanden tussen de douaneadministratie en de administratie kunnen worden gelegd

3. de douaneautoriteit fysieke en elektronische toegang verlenen tot zijn administratie en, in voorkomend geval, de handels en vervoersadministratie

4. over een logistiek systeem beschikken dat een onderscheid maakt tussen Unie- en niet-Uniegoederen en aangeeft waar de goederen zich bevinden. Deze eis geldt niet voor de vergunning AEO-S

5. over een administratieve organisatie beschikken, die in overeenstemming is met de soort en de omvang van de bedrijfsactiviteiten en geschikt is voor het beheer van de goederenstroom, en over een systeem van interne controles (in Nederland spreken we tegenwoordig van interne beheersmaatregelen) beschikken waarmee fouten kunnen worden voorkomen, opgespoord en rechtgezet en onrechtmatige of frauduleuze transacties kunnen worden voorkomen en opgespoord

6. indien van toepassing, toereikende procedures voor het omgaan met certificaten en vergunningen die zijn verleend in overeenstemming met handelspolitieke maatregelen of de handel in landbouwproducten

7. toereikende procedures toepassen voor het bewaren en archiveren van de administratie en administratieve bescheiden en ter bescherming tegen gegevensverlies

8. erop toezien, dat relevante werknemers de opdracht hebben om de douaneautoriteiten kennis te geven van eventuele nalevingsproblemen en procedures voor de kennisgeving van dergelijke problemen aan de douaneautoriteiten

9. passende maatregelen hebben genomen ter voorkoming dat onbevoegden zijn computersysteem binnendringen en ter bescherming van zijn documentatie

indien van toepassing, toereikende procedures voor het omgaan met invoer- en uitvoervergunningen in verband met verboden en beperking, waaronder maatregelen om een onderscheid te maken tussen de goederen waarop de verboden en beperkingen van toepassing zijn en andere goederen. Bovendien maatregelen die toezien op de naleving van deze verboden en beperkingen.
(artikel 25 UVo DWU)

Naar boven

3.4 Bewijs van solvabiliteit

Aan dit criterium wordt de aanvrager geacht te voldoen als voldaan wordt aan het volgende:

1. Het bedrijf is niet verwikkeld in een faillissementsprocedure

2. Gedurende de drie jaar voorafgaand aan het indienen van de aanvraag heeft het bedrijf voldaan aan zijn financiële verplichtingen met betrekking tot de betaling van douanerechten en alle andere rechten, belastingen of heffingen die op of in verband met de invoer of uitvoer van goederen worden geheven

3. Aan de hand van beschikbare bescheiden en gegevens kan het bedrijf aantonen dat ze over voldoende financiële draagkracht beschikt om aan de verplichtingen te voldoen en verbintenissen na te komen met betrekking tot het soort en omvang van bedrijfsactiviteiten. Hieronder wordt begrepen dat de netto activa niet negatief mag zijn tenzij deze kan worden gedekt.

Zie de AEO-Guidelines voor een uitgebreide toelichting op dit criterium. In de Handreiking Solvabiliteit zijn aanvullende toelichtingen opgenomen.

Als de aanvrager minder dan drie jaar geleden is opgericht, wordt zijn financiële solvabiliteit beoordeeld aan de hand van de beschikbare documenten en informatie. (artikel 26 UVo. DWU)

Naar boven

3.5 Praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties

Aan dit criterium wordt het bedrijf geacht te voldoen als het aan een van de volgende voorwaarden voldoet:

1. De aanvrager (onafhankelijk of dit een natuurlijk persoon of een rechtspersoon is) of de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager heeft een aantoonbare praktijkervaring in douanezaken -die rechtstreeks samenhangt met de activiteiten van het bedrijf- van tenminste drie jaar.

2. Als de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager een contractant is dan wordt aan dit criterium voldaan als de contractant AEO-C is of als de contractant de onder a) genoemde praktijkervaring heeft.

3. De aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor de douanezaken van de aanvrager heeft in een van de andere lidstaten van de Unie met succes een opleiding over douanewetgeving doorlopen die wordt gegeven door de douaneautoriteit van die andere lidstaat of erkend is. Een en ander zoals beschreven in de AEO-Guidelines . In deze situatie zullen de douaneautoriteiten altijd in overleg treden met de douaneautoriteit van die andere lidstaat.

   (artikel 27 UVo. DWU)

Naar boven

3.6 Passende veiligheidsnormen

In dit kader is het van belang om te weten wat onder "veiligheid" wordt verstaan. De Europese Commissie heeft in 2003 een tweetal mededelingen gepubliceerd die het startpunt vormden voor de "veiligheidswijziging". Hieruit blijkt dat de Commissie "safety" en "security" ruim uitlegt. Het gaat bijvoorbeeld niet alleen om criminele of terroristische activiteiten met goederen of illegale handel in vuurwapens, biologische producten of explosieven, maar ook om de gevaren die door goederen kunnen ontstaan op het gebied van de gezondheid en het milieu, en de veiligheid van de consumenten.

Deze gebieden raken dus alle niet-fiscale douanetaken.

Deze eis van passende veiligheidsnormen geldt alleen als de aanvrager om een vergunning AEO-S verzoekt. Het onderzoek of voldaan wordt aan dit criterium moet uitstrekken tot alle bedrijfsruimten die voor de douane gerelateerde activiteiten van de aanvrager relevant zijn. Een uitzondering geldt als de aanvrager een groot aantal bedrijfsruimten bezit en de termijn voor het vaststellen van de beschikking niet lang genoeg is om alle betrokken bedrijfsruimten te onderzoeken. In dat geval kan de douaneautoriteit besluiten om slechts een representatief deel van de ruimten te onderzoeken indien zij van oordeel zijn dat de aanvrager in al zijn bedrijfsruimten de voor het bedrijf geldende veiligheidsnormen toepast en dezelfde gemeenschappelijke normen en procedures toepast op de administratie van al zijn bedrijfsruimten.
(artikel 29, lid 1, UVo. DWU))

De veiligheidsnormen van de aanvrager worden passend geacht als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. de gebouwen die voor de met de vergunning AEO-S samenhangende activiteiten worden gebruikt, bieden bescherming tegen onrechtmatig binnenbrengen en zijn gemaakt van materialen die verhinderen dat onbevoegden zich hiertoe onrechtmatig toegang verschaffen

2. er zijn passende maatregelen genomen om onrechtmatige toegang tot kantoren, verzendingsruimten, los- en laadkades, los- en laaddekken en andere relevante plaatsen te voorkomen

3. er zijn maatregelen genomen om onder meer het onrechtmatig toevoegen of omwisselen, het verkeerd behandelen van goederen of andere manipulaties van de goederen bij het laden, lossen, de op- en overslag te voorkomen

4. de aanvrager heeft maatregelen genomen om zijn handelspartners duidelijk te kunnen identificeren en er via de uitvoering van passende contractuele regelingen of andere passende maatregelen in overeenstemming met het bedrijfsmodel van de aanvrager voor te zorgen dat deze handelspartners de veiligheid van de internationale toeleveringsketen garanderen

5. de aanvrager onderwerpt sollicitanten voor veiligheidsgevoelige functies aan veiligheidsonderzoeken voor zover de nationale wetgeving dit toestaat, en verricht regelmatig achtergrondcontroles bij huidige werknemers in dergelijke functies wanneer de omstandigheden dit rechtvaardigen

6. de aanvrager heeft passende veiligheidsprocedures genomen voor eventuele gecontracteerde externe dienstverleners;

7. de aanvrager zorgt ervoor dat personeel met veiligheidsgerelateerde verantwoordelijkheden regelmatig deelneemt aan programma’s om hen bewuster te maken van deze veiligheidskwesties

8. er wordt een contactpersoon aangewezen die bevoegd is voor veiligheidsgerelateerde kwesties.

(artikel 28 UVo. DWU)

Er zijn enkele uitzonderingen op de hoofdregel, nl.:

Naar boven

3.6.1 Erkende agent of bekend afzender

Wanneer de aanvrager in de Unie is gevestigd en een erkend agent of een bekende afzender is zoals omschreven in artikel 3 van Verordening (EG) nr. 300/2008 van het Europees Parlement en de Raad en voldoet aan de in Verordening (EG) 2015/1998 van de Commissie vastgestelde eisen, wordt aan de criteria geacht te zijn voldaan wat de locaties en de activiteiten betreft waarvoor de marktdeelnemer de status van erkend agent of bekende afzender heeft verkregen. Dit voor zover de criteria voor het verlenen van de status van erkend agent of bekende afzender dezelfde zijn of gelijkwaardig zijn aan de veiligheidscriteria.
(artikel 28, lid 3, UVo. DWU)

Naar boven

3.6.2 Houder van internationaal erkend veiligheidscertificaat, een Europees veiligheidscertificaat, etc.

Wanneer de in de Unie gevestigde aanvrager houder is

• van een veiligheidscertificaat dat op grond van internationaal verdrag is afgegeven of;

• van een internationale norm van de Internationale Organisatie voor Normalisatie of;

• van een Europese norm van de Europese Organisatie voor Normalisatie,

wordt aan de vastgestelde criteria geacht te zijn voldaan, voor zover de criteria voor de afgifte van die certificaten identiek of vergelijkbaar zijn met die welke in de onderhavige verordening (de UV0. DWU dus) zijn vastgesteld.
(artikel 28 UVo. DWU)