45.00.00 Samenwerking met OLAF

4 Controles en verificaties namens de Europese Commissie in Nederland

In dit hoofdstuk wordt dieper ingegaan op de organisatie van controles en verificaties namens de Europese Commissie in Nederland. Het gaat hierbij om het controleren en verifiëren van vermoedelijke onregelmatigheden. Daarbij komen de volgende onderwerpen aan bod:

• rechtsgronden voor controles en verificaties (paragraaf 4.1);

• voorbereiding van de controle (paragraaf 4.2);

• uitvoering van de controle (paragraaf 4.3);

• evaluatie en afhandeling van de controle (paragraaf 4.4);

• afronding van de controle (paragraaf 4.5).

Naar boven

4.1 Rechtsgronden voor controles en verificaties

Op 1 januari 1997 is Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 in werking getreden. Deze verordening biedt de diensten van de Commissie (OLAF) de mogelijkheid om, ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, bij vermoedens van onregelmatigheden controles en verificaties in de diverse lidstaten te verrichten.

De definitie van "onregelmatigheid" is volgens artikel 1 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2988/95 1): "elke inbreuk op het Gemeenschapsrecht die bestaat in een handeling of een nalaten van een marktdeelnemer waardoor de algemene begroting van de Gemeenschappen of de door de Gemeenschappen beheerde begrotingen worden of zouden kunnen worden benadeeld, hetzij door de vermindering of het achterwege blijven van ontvangsten uit de eigen middelen, die rechtstreeks voor rekening van de Gemeenschappen worden geïnd, hetzij door een onverschuldigde uitgave".

Volgens artikel 2 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 kunnen de controles worden uitgevoerd wanneer:

• er sprake is van vermoedens van ernstige grensoverschrijdende onregelmatigheden of vermoedens van onregelmatigheden waarbij in verschillende lidstaten actieve marktdeelnemers betrokken zijn;

• de situatie in een lidstaat het noodzakelijk maakt dat OLAF de controle versterkt om de doeltreffendheid van de bescherming van de financiële middelen te beschermen;

• de lidstaat hierom verzoekt.

Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 is een uitwerking van artikel 10 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2988/95 en bevat aanvullende algemene bepalingen over de controles en verificaties ter plaatse.

Naar boven

4.2 Voorbereiding van de controle

Bij de voorbereiding van de controle komen de volgende fasen aan de orde:

• aankondiging van de controle (paragraaf 4.2.1);

• beoordeling van de aankondiging van de controle (paragraaf 4.2.2);

• voorbereidingen van de controle (paragraaf 4.2.3);

• programma en draaiboek van het controlebezoek (paragraaf 4.2.4);

• voorbespreking met OLAF (paragraaf 4.2.5);

• in kennis stellen van het bedrijf (paragraaf 4.2.6).

Naar boven

4.2.1 Aankondiging van de controle

De voorbereidende fase begint zodra het DIC een officiële kennisgeving van OLAF ontvangt. OLAF is hiertoe, op grond van artikel 4 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96, verplicht. De kennisgeving is nodig om het DIC in staat te stellen voorbereidingen te treffen voor het verstrekken van de benodigde hulp aan OLAF.

De kennisgeving moet de volgende aspecten van de controle omvatten:

• het voorwerp;

• het doel;

• de rechtsgrondslag.

OLAF moet het voorwerp van de controle tamelijk nauwkeurig omschrijven. Deze omschrijving mag echter niet verhinderen dat, wanneer dit noodzakelijk blijkt, het aanvankelijke voorwerp van de controle wordt uitgebreid. Het voorwerp van een controle kan bijvoorbeeld de administratie van een bepaald bedrijf zijn. Het doel van de controle moet de te onderzoeken onregelmatigheden bevatten. Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 vormt de rechtsgrondslag.

Let op

Als de kennisgeving niet aan alle vereisten voldoet, neemt het DIC hierover contact op met OLAF.

Volgens artikel 4 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 moet OLAF de betrokken lidstaat tijdig informeren over het controlebezoek. Volgens de Commissie is er sprake van een "tijdige kennisgeving" wanneer er tussen de kennisgeving en het feitelijke controlebezoek minimaal vijftien dagen zitten. Binnen deze termijn moet het DIC alle voorbereidingen treffen of laten treffen die noodzakelijk zijn voor een goed verloop van de controle.

Let op

Slechts in "uitzonderlijke omstandigheden" is deze termijn korter dan vijftien dagen. Er is sprake van een uitzonderlijke omstandigheid als OLAF bijvoorbeeld zelf de informatie kort tevoren heeft ontvangen en elk uitstel tot mislukking van het onderzoek zou leiden. De voorafgaande kennisgeving is ook in deze gevallen verplicht.

Naar boven

4.2.2 Beoordeling van de aankondiging van de controle

Het DIC beoordeelt welk departement (Ministerie van Financiën of Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie) bevoegd is de controle te begeleiden.

Artikel 4 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 regelt de uitwisseling van informatie en contacten tussen de lidstaten en OLAF. Het doel van deze contacten is vast te stellen welke elementen nodig zijn voor een goed verloop van de controle. In dit kader zou het DIC onder andere meer (achtergrond)informatie over het (eigenlijke) doel van de controle kunnen verzamelen, zodat het DIC, bijvoorbeeld bij een controle op de uitvoering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid, goed kan inschatten welk departement bevoegd is voor de begeleiding van de controle.

Aan de hand van de informatie uit de kennisgeving en de eventueel bij OLAF ingewonnen informatie inventariseert het DIC welke wet- en regelgeving van toepassing is. Op basis van deze inventarisatie stelt het DIC vast welk departement bevoegd is.

Als hoofdregel geldt dat het Ministerie van Financiën bevoegd is, tenzij de controle zich richt op:

• landbouwrestituties;

• klassieke landbouwheffingen.

In deze gevallen is het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie bevoegd. Het DIC neemt contact op met het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en stuurt de kennisgeving aan de contactpersoon van dat ministerie. Het DIC stelt OLAF hiervan schriftelijk op de hoogte (onder vermelding van de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie).

Wanneer het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie bevoegd is, kan dit departement, als dit noodzakelijk is, door tussenkomst van het DIC de Douane verzoeken om bijstand te verlenen bij de controle. In het algemeen honoreert het DIC deze verzoeken, tenzij er belangrijke bezwaren bestaan. Dit geldt ook voor verzoeken van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie waarvan de aankondiging van de controle door OLAF rechtstreeks aan het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (en dus niet aan het DIC) is gestuurd. Het DIC meldt de contactpersoon van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie de beslissing op het verzoek om bijstand. De begeleiding en de afhandeling van de controle gebeuren onder verantwoordelijkheid van het ministerie. Het DIC is bij de afhandeling dan niet meer betrokken.

Als de controle voor het Ministerie van Financiën bestemd is, bevestigt het DIC de ontvangst van de kennisgeving (onder vermelding van de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon van het DIC) schriftelijk aan OLAF. Meestal is het de Douane die de controle namens het ministerie afhandelt, maar in sommige gevallen kan ook de FIOD de controle begeleiden.

Het DIC moet zijn acties (telefonische contacten, het verzenden van faxberichten enzovoort) vastleggen in een dossier. Als het DIC de kennisgeving doorstuurt naar het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie gaat het dossier met acties, als begin van het aan te leggen controledossier, ook mee.

Naar boven

4.2.3 Voorbereidingen van de controle

Als het Ministerie van Financiën bevoegd is de controle te begeleiden, gelden de volgende aandachtspunten:

• Het DIC moet het plaatsvervangend hoofd van de eenheid in kennis stellen.

• Het DIC moet doublures voorkomen.

Plaatsvervangend hoofd van de eenheid in kennis stellen

Het DIC informeert het plaatsvervangend hoofd van de eenheid waaronder het te controleren bedrijf valt, telefonisch over de voorgenomen controle. Het DIC stuurt vervolgens de kennisgeving van de controle met een begeleidende brief per fax naar dat plaatsvervangend hoofd.

Als hij op de hoogte is gesteld, gaat het plaatsvervangend hoofd van de eenheid als volgt te werk:

1. Hij geeft aan het DIC door onder welke douanepost en -team het te controleren bedrijf valt en wie vanuit het district aan de controle zal deelnemen. Met het oog op de controlebevoegdheden is deelname van een medewerker met administratieve controle-ervaring een noodzaak.

2. Hij gaat bij de klantcoördinator van het te controleren bedrijf na of bij dit bedrijf een nationale controle wordt of is verricht. Daarnaast gaat hij bij de boete-fraudecoördinator na of het te controleren bedrijf bij een opsporingsonderzoek 1) is of wordt betrokken. Als dit het geval is, geeft hij de gecontroleerde aspecten en de uitslag van de controle door aan het DIC.

Doublures voorkomen

In artikel 3 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 staat dat in een goede controle geen doublures mogen voorkomen. Voordat OLAF met haar controle kan beginnen, onderbreekt de Commissie daarom lopende controles naar dezelfde feiten op grond van een sectorale regeling (bijvoorbeeld controle EOGFL op landbouwuitgaven).

Het gaat om een interne aangelegenheid binnen de Commissie waarmee Nederland niets te maken heeft, maar als OLAF naast een lopende sectorale controle een controle op basis van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 wil instellen, wijst het DIC OLAF toch op artikel 3 van deze verordening.

Daarnaast moet OLAF volgens artikel 3 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 rekening houden met controles en opsporingsonderzoeken die de lidstaat naar dezelfde feiten verricht of heeft verricht. Het doel van deze bepaling is dat de controle van OLAF niet verder gaat dan noodzakelijk is voor een correcte toepassing van het Gemeenschapsrecht.

"Rekening houden met" houdt niet automatisch in dat OLAF van haar controle moet afzien als er al een nationale controle of een opsporingsonderzoek is of wordt ingesteld. Om te bepalen of er alsnog een onderzoek moet komen, beoordeelt OLAF onder andere de volgende aspecten:

• de controle-elementen van het nationale onderzoek;

• de uitkomsten van het nationale onderzoek;

• de informatie op basis waarvan het nationale onderzoek is ingesteld.

OLAF kan bijvoorbeeld over aanvullende gegevens beschikken, die een aanvullend onderzoek rechtvaardigen. Uitgangspunt blijft echter dat OLAF het nationale onderzoek niet belemmert en niet nodeloos herhaalt.

Het DIC overlegt met OLAF of de controle door zal gaan. De benodigde informatie krijgt het DIC van het plaatsvervangend hoofd van de eenheid. Als recent een nationale controle heeft plaatsgevonden, zal het DIC (eventueel na overleg met het Openbaar Ministerie) OLAF adviseren van het controlebezoek af te zien.

Naar boven

4.2.4 Programma en draaiboek van het controlebezoek

Als de controle doorgaat, maakt het DIC een programma voor het controlebezoek en stuurt dit met een begeleidende brief naar OLAF. Het DIC geeft in deze begeleidende brief aan dat, om onduidelijkheden te voorkomen, tijdens de controle het Nederlands de voertaal is. OLAF moet zelf voor tolken zorgen.

Zodra de medewerkers van het onderzoek bekend zijn, stuurt het DIC het programma naar hen toe en maakt met hen een afspraak voor een briefing. Onderwerpen van deze briefing zijn het programma van het controlebezoek en eventuele knelpunten. Het DIC kan tijdens deze briefing specifieke instructies geven, zodat de controle zo goed mogelijk verloopt.

Naar boven

4.2.5 Voorbespreking met OLAF

Voor het begin van de controle regelt het DIC een bespreking met OLAF waarin de inhoud en het programma van de controle centraal staan. Bij deze voorbespreking zijn de nationale controleur en een vertegenwoordiger van het DIC aanwezig. Ook andere medewerkers die bij de controle betrokken zijn (bijvoorbeeld de boete-fraudecoördinator), kunnen de bespreking bijwonen.

Tijdens de voorbespreking neemt het DIC met OLAF en de andere betrokkenen het programma van het controlebezoek door. Ook krijgt OLAF de gelegenheid het controlebezoek verder toe te lichten. Als het noodzakelijk is, past het DIC het programma aan.

Bij deze voorbespreking vraagt het DIC of de OLAF-controleurs een schriftelijke bevoegdheidsverklaring hebben (zie paragraaf 4.3.1). Ook bespreekt het DIC met de OLAF-controleurs de mogelijkheid van een sfeerovergang en de daaraan te verbinden consequenties. Bij een sfeerovergang ontstaat naast het controlebelang ook een opsporingsbelang (zie paragraaf 4.3.5).

Het DIC maakt een verslag van de voorbespreking. Dit verslag bevat alle (met OLAF) gemaakte afspraken en het definitieve programma van het bezoek. Het DIC stuurt het verslag naar alle betrokkenen inclusief het plaatsvervangend hoofd van de eenheid waar de controle plaatsvindt.

Naast de voorbereidende bespreking met OLAF vindt op de eerste dag van de controle nog een korte inleidende bespreking plaats. Het plaatsvervangend hoofd van de eenheid waar de controle plaats zal vinden, leidt normaal gesproken deze bespreking in (zie paragraaf 4.3.2).

Naar boven

4.2.6 In kennis stellen van het bedrijf

OLAF kondigt vooraf de voorgenomen controle aan bij het bedrijf waar de controle zal plaatsvinden. OLAF moet hierbij rekening houden met de nationale richtlijnen die voor een dergelijke aankondiging gelden. Zie voor meer informatie over deze richtlijnen onderdeel 3.00.00, het controleproces, van het Handboek Controle. Volgens deze richtlijnen moet de aankondiging schriftelijk gebeuren en bovendien de volgende elementen bevatten:

• de soort controle (bijvoorbeeld administratieve controle);

• de regeling waarop de controle zich richt;

• het tijdvak waarop de controle betrekking heeft;

• de (elementen uit de) documenten die de aanleiding tot de controle vormen;

• het doel van de controle;

• de datum, tijd en rechtsgrondslag van de controle.

Het Handboek Controle noemt geen minimale termijn tussen het moment van aankondiging en het moment waarop de controle plaatsvindt. Meestal zal OLAF in overleg met het bedrijf en het DIC een tijdstip afspreken en dit in de aankondiging bevestigen.

Naar boven

4.3 Uitvoering van de controle

Bij de uitvoering van de controle komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• deelnemers aan de controle (paragraaf 4.3.1);

• inleidend gesprek (paragraaf 4.3.2);

• leiding van de controle (paragraaf 4.3.3);

• bevoegdheden van OLAF tijdens de controle (paragraaf 4.3.4);

• sfeerovergang (paragraaf 4.3.5);

• bescherming van de gecontroleerde gegevens en personen (paragraaf 4.3.6).

Naar boven

4.3.1 Deelnemers aan de controle

Artikel 4 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 regelt dat de lidstaat waar OLAF de controle verricht, de mogelijkheid heeft aan deze controle deel te nemen. Om een vinger aan de pols te houden, neemt het DIC, ook al is dat niet verplicht, altijd deel aan de controle.

Bij de controle zijn aanwezig:

• een vertegenwoordiger van het DIC;

• de nationale controleur;

• (eventueel) de boete-fraudecoördinator.

De aanwezigheid van een boete-fraudecoördinator is niet verplicht. OLAF vindt een nationale deelname wenselijk, omdat dit de controle vergemakkelijkt en de doeltreffendheid ervan verhoogt.

Volgens artikel 6 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 moeten de controleurs van OLAF een schriftelijke bevoegdheidsverklaring hebben waaruit hun identiteit en hoedanigheid blijkt. Ook moeten zij over een document beschikken met daarin het voorwerp en het doel van de controle. Het DIC moet bij de voorbespreking (zie paragraaf 4.2.5) altijd naar deze machtiging vragen.

Artikel 6 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 biedt OLAF de mogelijkheid om, in een aantal gevallen, de hulp in te roepen van functionarissen van andere lidstaten. Deze functionarissen zijn waarnemers. Hiervoor is volgens de verordening toestemming nodig van de lidstaat waar de controle plaatsvindt. Het gaat om verzoeken waarbij:

• de complexiteit de aanwezigheid wenselijk maakt;

• termijnoverschrijding dreigt;

• de aanwezigheid van waarnemers het onderzoek kan bespoedigen;

• grensoverschrijdende onregelmatigheden in het geding zijn;

• er sprake is van vermoedelijke fraude van beduidende omvang.

(Zie paragraaf 3.5.3 van het Voorschrift internationale wederzijdse bijstand douane en accijnzen, opgenomen in onderdeel 1.00.00 van het boekwerk Wederzijdse Bijstand.)

OLAF dient bij het DIC een verzoek in voor de aanwezigheid van waarnemers. Na overleg met het plaatsvervangend hoofd van de eenheid waar de controle plaatsvindt, verleent het DIC eventueel toestemming. Het DIC legt deze toestemming vast in een schriftelijke machtiging per lidstaat. Voor technische hulp (bijvoorbeeld op het gebied van automatisering) kan OLAF ook gebruik maken van externe organisaties die onder verantwoordelijkheid van OLAF handelen.

Let op

Als OLAF waarnemers en personen van externe organisaties inzet, geldt voor hen de geheimhoudingsplicht van artikel 8 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96.

Naar boven

4.3.2 Inleidend gesprek

Een korte inleidende bespreking vindt plaats op de eerste dag van de controle. Tijdens deze bespreking krijgt het plaatsvervangend hoofd van de eenheid de gelegenheid de OLAF-delegatie te verwelkomen.

Andere doelen van deze inleidende bespreking zijn:

• het programma van het controlebezoek nog eens kort doornemen;

• melden van eventuele wijzigingen en aanvullingen.

Het DIC legt vast welke zaken veranderd zijn of aangevuld moeten worden sinds de voorbespreking met OLAF (zie paragraaf 4.2.5).

Naar boven

4.3.3 Leiding van de controle

De controle vindt volgens artikel 6 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 plaats onder gezag en verantwoordelijkheid van OLAF. De controleurs van OLAF moeten zich hierbij aan de procedureregels houden die in de betreffende lidstaat gelden.

Naar boven

4.3.4 Bevoegdheden van OLAF tijdens de controle

De bevoegdheden van de controleurs van OLAF zijn per lidstaat verschillend. Die bevoegdheden zijn namelijk afhankelijk van de nationale wetgeving van de lidstaten en zijn hetzelfde als die van de eigen controleambtenaren van de lidstaat.

Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 beschrijft een aantal bevoegdheden die de controleurs van OLAF met inachtneming van de nationale wetgeving kunnen toepassen. De verordening noemt onder meer:

• het betreden van plaatsen;

• toegang tot de noodzakelijke informatie.

De omschrijving van deze bevoegdheden komt overeen met de nationale controlebevoegdheden. Een overzicht van de nationale controlebevoegdheden vindt u in bijlage 1.

De controleurs hebben op grond van artikel 5 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 toegang tot alle plaatsen die de te controleren persoon voor "professioneel gebruik" aanwendt. Deze ruime omschrijving stemt inhoudelijk overeen met de toegang tot de plaatsen als bedoeld in artikel 11 tot en met 13 Douanewet.

De controleurs hebben volgens artikel 7 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96, onder dezelfde voorwaarden als de nationale controleurs, toegang tot alle gegevens en documenten van de transacties die zij onderzoeken. Zij mogen dezelfde materiële controlemiddelen toepassen als in artikel 9 en 16 Douanewet voor de nationale controleurs zijn vastgesteld.

In artikel 7 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 is vastgelegd dat het de controleurs vrijstaat kopieën te maken van gegevens die betrekking hebben op de transactie die zij onderzoeken. De verordening noemt onder meer:

• boeken;

• bescheiden, zoals:

  • facturen;

  • loonstrookjes;

• computergegevens.

Ook mag OLAF monsters van goederen nemen.

De nationale controleur houdt een schaduwdossier bij van de gegevens die OLAF heeft gekopieerd. De controleur voegt dit dossier als bijlage bij het eigen verslag (zie paragraaf 4.4.1). Het schaduwdossier is van groot belang voor de correspondentie met OLAF die na het controlebezoek kan volgen (zie paragraaf 4.5.2).

Naar boven

4.3.5 Sfeerovergang

Tijdens de controle kan OLAF onregelmatigheden constateren. Als deze onregelmatigheden inhouden dat mogelijk een strafbaar feit is gepleegd, ontstaat naast het controlebelang ook een opsporingsbelang. Dit heet sfeerovergang.

Als tijdens de controle een redelijk vermoeden van enig strafbaar feit ontstaat, moet OLAF de controle overeenkomstig de nationale voorschriften onderbreken en neemt de nationale controleur contact op met de boete-fraudecoördinator van het douanedistrict waar de controle plaatsvindt. De boete-fraudecoördinator beslist wat er moet gebeuren.

Er zijn dan twee scenario’s mogelijk:

• De boete-fraudecoördinator is van mening dat er (nog) geen sprake is van een redelijk vermoeden van enig strafbaar feit van de gecontroleerde. In dit geval kan OLAF de controle voortzetten. Het blijft de taak van de nationale controleur en de boete-fraudecoördinator een mogelijke sfeerovergang (opnieuw) te signaleren.

• De boete-fraudecoördinator is van mening dat er wel sprake is van een redelijk vermoeden van enig strafbaar feit. In dit geval moet OLAF de controle beëindigen en stelt een Nederlandse autoriteit, meestal de FIOD, een opsporingsonderzoek in. Omdat Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 aan OLAF niet de bevoegdheid toekent om strafrechtelijke onderzoekswerkzaamheden te verrichten, wordt het opsporingsonderzoek zonder OLAF uitgevoerd. Tijdens de voorbespreking van de controle zijn de consequenties van sfeerovergang aan de OLAF-controleurs duidelijk gemaakt (zie paragraaf 4.2.5). Omdat het begrip "sfeerovergang" in de verschillende lidstaten verschillend geïnterpreteerd kan worden, moet dit bij elke missie opnieuw gebeuren.

De voorschriften voor sfeerovergang zijn opgenomen in hoofdstuk 14 van onderdeel 5.00.00, Overige bepalingen, van dit Handboek, en in onderdeel 4.00.00, Bijzondere onderwerpen, van het Handboek Controle.

Naar boven

4.3.6 Bescherming van de gecontroleerde gegevens en personen

Artikel 8 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 waarborgt dat OLAF en de medewerkers van de lidstaten de gegevens die zij tijdens de controle hebben verkregen, vertrouwelijk behandelen. Ook de persoonsgegevens van de gecontroleerde vallen op grond van hetzelfde artikel onder de geheimhoudingsbepalingen.

In de volgende tabel is voor de verschillende personen die bij het onderzoek betrokken zijn, aangegeven welke verplichtingen uit Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 voor hen gelden.

Daarnaast moeten de controleurs zich volgens artikel 8 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 houden aan de nationale bepalingen die van belang zijn voor de bescherming van verkregen informatie en gecontroleerde personen. Deze bepalingen zijn in de wetgeving opgenomen in artikel 67 Algemene wet inzake rijksbelastingen. Het beleid is uitgewerkt in:

• hoofdstuk 13 van onderdeel 5.00.00, Overige bepalingen, van dit Handboek;

• het Voorschrift Informatieverstrekking 1993;

• onderdeel 3.00.00, Het controleproces, van het Handboek Controle.

Naar boven

4.4 Evaluatie en afhandeling van de controle

Bij de evaluatie en afhandeling van de controle komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• eigen verslag voor de dossiervorming (paragraaf 4.4.1);

• controleverslag van OLAF (paragraaf 4.4.2);

• evaluatie van de controle met OLAF(paragraaf 4.4.3);

• ondertekening van het controleverslag (paragraaf 4.4.4);

• in kennis stellen van het gecontroleerde bedrijf (paragraaf 4.4.5).

Naar boven

4.4.1 Eigen verslag voor de dossiervorming

De nationale controleur maakt een verslag van de controle en stuurt een kopie hiervan aan het DIC. Dit verslag bevat in elk geval:

• een kort overzicht van het verloop van de controle;

• een weergave van de feitelijke bevindingen van de controle (voorzover het verslag van de geconstateerde feiten dat OLAF tijdens de evaluatie van de controle uitreikt, niet voldoende is of als OLAF tijdens de evaluatie geen verslag uitreikt);

• (als bijlage) het schaduwdossier (zie paragraaf 4.3.3).

Naar boven

4.4.2 Controleverslag van OLAF

Artikel 8 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 verplicht de controleurs van OLAF om de lidstaat waar de controle is uitgevoerd, zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van elke onregelmatigheid of elk vermoeden daarvan. Vaak stelt OLAF een verslag op van de geconstateerde feiten, voordat de evaluatie met de medewerkers van de controle (het eindgesprek) plaatsvindt. OLAF reikt dit verslag uit tijdens de evaluatie. Bij eenvoudige onderzoeken kan dit verslag als eindverslag dienen. Bij ingewikkelde onderzoeken heeft dit verslag een voorlopig karakter. Op een later tijdstip volgt dan het syntheseverslag, waarin alle gegevens die nodig zijn voor een volledig inzicht in de geconstateerde onregelmatigheid, bijeen zijn gebracht.

Als onduidelijkheid bestaat over de status van het verslag, informeert het DIC hiernaar bij de controleurs van OLAF tijdens de evaluatie.

Het verslag moet volgens Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 aan drie vereisten voldoen:

• Bij het opstellen van het verslag moet OLAF rekening houden met de nationale procedurevoorschriften. Met name de verklaringen over de vastgestelde feiten moeten zo zijn geformuleerd, dat zij voldoen aan deze voorschriften. In hoofdstuk 7 van onderdeel 3.00.00, Het controleproces, van het Handboek Controle, zijn richtlijnen opgenomen waaraan het verslag (controlerapport) moet voldoen. Deze richtlijnen zijn aan OLAF bekendgemaakt. Met name het onderscheid tussen het openbare en het niet-openbare gedeelte van het rapport (het zogenaamde "interne memo") is belangrijk vanwege de Wet openbaarheid van bestuur (WOB).

• De gegevens en bescheiden die OLAF heeft verzameld, moeten als bijlage bij het verslag worden gevoegd. Op deze manier kan OLAF de resultaten die in het controleverslag genoemd worden, onderbouwen.

• De verslagen moeten zo zijn opgesteld, dat zij als bewijs in Nederland kunnen dienen.

Let op

Het verslag dat aan deze vereisten voldoet, vormt volgens artikel 8 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 toelaatbaar bewijsmateriaal in administratieve of gerechtelijke procedures "op dezelfde wijze en onder dezelfde voorwaarden als de door de nationale controleurs opgestelde administratieve verslagen".

Ook als er tijdens de controle geen onregelmatigheden zijn geconstateerd, is OLAF op grond van artikel 8 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 verplicht een controleverslag te maken.

Naar boven

4.4.3 Evaluatie van de controle met OLAF

Nadat de controle heeft plaatsgevonden, vindt op initiatief van het DIC een evaluatie van de controle plaats met OLAF: het eindgesprek. Bij deze evaluatie zijn de nationale controleur en een vertegenwoordiger van het DIC aanwezig. Daarnaast kan de evaluatie door andere medewerkers die bij de controle betrokken waren (bijvoorbeeld de boete-fraudecoördinator), worden bijgewoond. De evaluatie vindt plaats aan de hand van het controleverslag van OLAF.

Naar boven

4.4.4 Ondertekening van het controleverslag

De nationale controleur die aan de controle heeft deelgenomen, wordt verzocht, volgens artikel 8 van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96, het controleverslag mede te ondertekenen. OLAF zal dit tijdens de evaluatie vragen. De Commissie beschouwt de medeondertekening door de nationale controleur niet als formele goedkeuring van de inhoud van het verslag, maar als teken dat de controleur heeft kennisgenomen van de bevindingen van OLAF.

Let op

In Nederland ondertekent de nationale controleur het verslag alleen als hij het eens is met de inhoud, de strekking en het resultaat van de controle. Als de nationale controleur weigert het verslag te ondertekenen, legt het DIC dit onder vermelding van de redenen vast in het dossier.

Als in het verslag de medeondertekening van de nationale controleur ontbreekt, is dit volgens de Commissie niet van invloed op de toelaatbaarheid van het verslag als bewijsmateriaal.

Naar boven

4.4.5 In kennis stellen van het gecontroleerde bedrijf

Omdat op de controle de nationale voorschriften van toepassing zijn, moet OLAF de bevindingen van de controle volgens deze voorschriften aan de gecontroleerde meedelen. In onderdeel 3.00.00, Het controleproces, van het Handboek Controle is voorgeschreven dat OLAF het openbare gedeelte van het rapport met een begeleidend schrijven aan de gecontroleerde moet sturen. Dit rapport is voor de gecontroleerde van belang, omdat hierin de uitkomsten van de controle zijn vermeld.

Naar boven

4.5 Afronding van de controle

In de afrondingsfase komen onder meer de volgende zaken aan de orde:

• nasturen van informatie (paragraaf 4.5.1);

• correspondentie (paragraaf 4.5.2);

• dossiervorming (paragraaf 4.5.3);

• voorstel tot aanpassing van regelgeving en/of beleid (paragraaf 4.5.4).

Naar boven

4.5.1 Nasturen van informatie

Tijdens een controle kan het voorkomen dat niet alle informatie direct beschikbaar is voor de controleurs of dat de informatie te uitgebreid is om tijdens de controle te kopiëren. In dit soort gevallen kan OLAF het DIC vragen de informatie na de controle toe te sturen.

Naar boven

4.5.2 Correspondentie

Als het rapport dat OLAF tijdens de evaluatie (zie paragraaf 4.4.3) heeft uitgereikt, niet voldoende is, stuurt OLAF na de totstandkoming van het syntheserapport een exemplaar aan het DIC. Om de fiscale afhandeling mogelijk te maken, stuurt het DIC zo snel mogelijk een kopie van het rapport aan het plaatsvervangend hoofd van de eenheid.

Het douanedistrict is zelf verantwoordelijk voor het eventueel navorderen van verschuldigde rechten bij invoer. Als de controle fiscale consequenties heeft en de termijn voor navordering binnenkort verstrijkt, kan het douanedistrict de ontvangst van het syntheserapport van OLAF niet afwachten en moet het douanedistrict op basis van het eigen verslag (zie paragraaf 4.4.1) de nodige maatregelen treffen.

Het voorlopige of definitieve verslag (controleverslag) van OLAF kan aanleiding zijn voor opmerkingen van de medewerkers van de eenheid waar de controle heeft plaatsgevonden, of van het DIC. Het DIC stuurt de opmerkingen naar OLAF.

Het verslag kan ook aanleiding geven tot het ondernemen van acties door het douanedistrict waaronder het gecontroleerde bedrijf valt. Dit kan bijvoorbeeld het instellen van een navordering zijn of het verbeteren van bepaalde aspecten van de reguliere controle van het bedrijf, zodat geconstateerde afwijkingen bij toekomstige controles eerder aan het licht komen.

Naar boven

4.5.3 Dossiervorming

In deze fase moet het DIC het dossier van de controle aanvullen met alle correspondentie, geformuleerde antwoorden, ondernomen acties enzovoort. Het DIC archiveert het dossier.