2.00.00 Recht van vertegenwoordiging

2 Vertegenwoordiging in douanezaken

In dit hoofdstuk leest u over de partijen die bij vertegenwoordiging zijn betrokken, over de verschillende vormen van vertegenwoordiging in douanezaken en de voorwaarden en bepalingen die daarbij gelden. Er wordt ook ingegaan op de verantwoordelijkheden die de partijen bij de verschillende vormen van vertegenwoordiging hebben met betrekking tot de handelingen en formaliteiten die in de douanewetgeving zijn voorgeschreven. Tenslotte worden een aantal situaties geschetst waarin geen sprake is van vertegenwoordiging.

Naar boven

2.1 Partijen bij vertegenwoordiging

Bij vertegenwoordiging zijn twee partijen betrokken: de vertegenwoordigde en de vertegenwoordiger.

Naar boven

2.1.1 De vertegenwoordigde

De vertegenwoordigde is de persoon die zeggenschap heeft en het initiatief neemt tot vertegenwoordiging. De vertegenwoordigde kan een importeur, een exporteur of de vergunninghouder voor een economische douaneregeling zijn. Hij is de opdrachtgever en machtigt een andere persoon om hem te vertegenwoordigen.

Naar boven

2.1.2 De vertegenwoordiger

De vertegenwoordiger is de persoon die door zijn opdrachtgever is gemachtigd om namens hem handelingen te verrichten. In Nederland kan in principe elke persoon als vertegenwoordiger optreden. In de meeste gevallen bezit hij expertise die zijn opdrachtgever niet heeft. De vertegenwoordiger is dan het aanspreekpunt voor de Douane.

Naar boven

2.2 Vormen van vertegenwoordiging

Elke persoon kan zich voor het verrichten van douanehandelingen of andere douaneformaliteiten bij de douaneautoriteiten door een andere persoon laten vertegenwoordigen.

Vertegenwoordiging is mogelijk bij alle douaneformaliteiten en -handelingen.

Bijvoorbeeld:

• bij het doen van aangiften;

• bij het aanvragen van vergunningen;

• in bezwaar- en beroepsprocedures;

• bij een verzoek om terugbetaling;

• bij het vragen van uitstel.

Het CDW kent twee vormen van vertegenwoordiging:

1. directe vertegenwoordiging (zie paragraaf 2.2.1.);

2. indirecte vertegenwoordiging (zie paragraaf 2.2.2.).

(artikel 5, lid 1 CDW)

Naar boven

2.2.1 Directe vertegenwoordiging

In Nederland is directe vertegenwoordiging mogelijk in alle douaneprocessen en (rechts)handelingen op grond van de douanewetgeving. Bij directe vertegenwoordiging handelt de vertegenwoordiger in naam en voor rekening van de vertegenwoordigde ("de verlengde arm"). In feite handelt de vertegenwoordigde, maar hij maakt gebruik van de arm van de vertegenwoordiger. Alleen de vertegenwoordigde is in principe verantwoordelijk voor de douane en / of fiscale gevolgen van de handeling. Zo bepaalt artikel 4, lid 18 CDW dat de vertegenwoordigde (en niet de direct vertegenwoordiger) aangever is. Als een aangifte tot een douaneschuld leidt (denk aan een aangifte voor het brengen in het vrije verkeer), dan is alleen de vertegenwoordigde de rechten bij invoer en andere belastingen bij invoer verschuldigd. Slechts in het geval beschreven in artikel 201, lid 3, tweede alinea CDW zijn andere personen eveneens schuldenaar.
(artikel 201 CDW).

Naar boven

2.2.2 Indirecte vertegenwoordiging

In Nederland is indirecte vertegenwoordiging mogelijk in alle douaneprocessen en (rechts)handelingen op grond van de douanewetgeving. Voorwaarde is wel dat de vertegenwoordiger is toegelaten als douane-expediteur (artikel 1:10 Algemene douanewet). Bij indirecte vertegenwoordiging handelt de vertegenwoordiger in eigen naam, doch voor rekening van de vertegenwoordigde. Zowel de vertegenwoordiger als de vertegenwoordigde zijn in principe verantwoordelijk voor de douane en / of fiscale gevolgen van de handeling. De primaire verantwoordelijkheid ligt bij de vertegenwoordiger. Zo bepaalt artikel 4, lid 18 CDW dat de vertegenwoordiger (en niet de indirect vertegenwoordigde) aangever is. Als een aangifte tot een douaneschuld leidt (denk aan een aangifte voor het brengen in het vrije verkeer), dan zijn echter zowel de vertegenwoordiger als de vertegenwoordigde de rechten bij invoer en andere belastingen bij invoer verschuldigd (artikel 201, lid 3 eerste alinea).

(artikel 201 CDW).

Schema Beperkingen bij vertegenwoordiging

Naar boven

2.3 Vertegenwoordigingsbevoegdheid

De vertegenwoordiger moet de bevoegdheid bezitten om als vertegenwoordiger op te treden, dat wil zeggen: hij moet zijn gemachtigd door zijn opdrachtgever. De vertegenwoordigde moet dan wel een persoon zijn die zelf de bevoegdheid bezit om de handeling of formaliteit op grond van de douanewetgeving te verrichten. Een persoon die geen bevoegdheid bezit voor het verrichten van een bepaalde handeling of formaliteit, kan een ander niet rechtsgeldig machtigen om die handeling of formaliteit in zijn naam en voor zijn rekening te verrichten.
Overigens vervalt een machtiging zodra de vertegenwoordigde niet meer bestaat, zoals bij ontbinding na een faillissement.
In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de machtiging, de reikwijdte van de machtiging, het kenbaarheidsvereiste en het achteraf bekrachtigen van de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid.

Naar boven

2.3.1 De machtiging

De machtiging bestaat uit een volmacht en een opdracht. Aan de vorm van de machtiging die een opdrachtgever aan zijn vertegenwoordiger verstrekt, zijn geen voorwaarden verbonden. Een machtiging kan zowel mondeling als schriftelijk worden gegeven. Meestal wordt een schriftelijke machtiging gebruikt. Een machtiging om als indirect vertegenwoordiger op te treden moet altijd schriftelijk zijn.
(artikel 1.10 Algemene douanewet)

Uit de machtiging moet steeds het volgende blijken c.q. een vertegenwoordiger moet zich altijd hebben overtuigd van het volgende:

1. wie de machtiging verstrekt;

2. of de (rechts)persoon die de machtiging verstrekt daadwerkelijk bestaat;

3. of deze (rechts)persoon binnen de Gemeenschap is gevestigd;

4. wie de machtiging ondertekent namens deze (rechts)persoon;

5. of de persoon /medewerker van de (rechts)persoon bevoegd is om de machtiging namens die (rechts) persoon te verstrekken.

Indien bij controle van de Douane blijkt dat aan één van deze voorwaarden niet wordt voldaan, dan kan dat leiden tot de conclusie dat de vertegenwoordiger zonder vertegenwoordigingsbevoegdheid optreedt. Het gevolg is dat hij wordt geacht in eigen naam en voor eigen rekening te hebben gehandeld.
(artikel 5, lid 4 CDW)

Brancheorganisaties hebben standaardmachtigingen ontwikkeld die door opdrachtgevers en vertegenwoordigers kunnen worden gebruikt voor het machtigen tot het indienen van aangiften en onder bepaalde voorwaarden tot het indienen van verzoeken om terugbetaling, bezwaarschriften, etc. Dit standaardmodel is feitelijk een volmacht. De volmacht kan eenmalig zijn of voor een langere periode gelden. De opdrachtgever geeft de vertegenwoordiger per keer een opdracht. Hij verstrekt dan de benodigde informatie en bescheiden zodat de vertegenwoordiger bijvoorbeeld een douaneaangifte kan verzorgen of een bezwaarschrift kan indienen. Deze nadere informatie per zending kan worden aangemerkt als de opdracht.

Naar boven

2.3.2 Reikwijdte en controle van de machtiging

Als een vertegenwoordiger een douaneaangifte verzorgt, neemt de Douane aan dat hij beschikt over een toereikende machtiging van zijn opdrachtgever. De machtiging is een civiele overeenkomst tussen de opdrachtgever en de vertegenwoordiger. De Douane beoordeelt machtigingen in principe niet op juistheid en volledigheid. Als een douaneagent een aangifte indient als vertegenwoordiger gaat de Douane er in principe van uit dat de douaneagent over een toereikende machtiging beschikt om voor zijn opdrachtgever alle in de douanewetgeving voorgeschreven handelingen en formaliteiten te verrichten. In het geval van een douaneaangifte zijn dit alle handelingen en communicaties die in het kader van de behandeling van die aangifte op grond van de artikelen 62 tot en met 75 van het CDW plaatsvinden.

Bij verzoeken om terugbetaling en bezwaar- en beroepschriften moet de vertegenwoordiger altijd de machtiging overleggen.

In de aangiftebehandeling wordt een machtiging in principe niet opgevraagd door de Douane, tenzij gerede twijfels zijn gerezen over het bestaan van een machtiging of de persoon van de vertegenwoordiger onbekend is. De douaneagent wordt dan gevraagd om de machtiging te overleggen.

Bij controles na de invoer en andere administratieve controles wordt de machtiging alleen door de Douane opgevraagd als dat nodig is. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als de douaneagent en de belanghebbende van mening verschillen over het bestaan, de omvang en/of de inhoud van de machtiging. De Douane moet dan de machtiging inzien om te kunnen beoordelen welke persoon aangever is.

Voorbeeld:

De Douane controleert de administratie van een belanghebbende op basis van aangiften die door een douaneagent als direct vertegenwoordiger zijn ingediend (dus in naam en voor rekening van de belanghebbende). De belanghebbende is dan aangever. Als de belanghebbende stelt dat hij nooit een dergelijke machtiging aan de betreffende douaneagent heeft verstrekt, zal de Douane de douaneagent vragen de machtiging te overleggen. Als de douaneagent geen machtiging kan overleggen, zal de Douane oordelen dat de machtiging niet bestaat. De douaneagent wordt dan geacht in eigen naam en voor eigen rekening te hebben gehandeld en is dan aangever. Hetzelfde gevolg treedt op als blijkt dat de machtiging niet toereikend is of door een onbevoegde is verstrekt.
(artikel 5, lid 4, CDW)

Naar boven

2.3.3 Kenbaarheidvereiste

De douanewetgeving stelt bij vertegenwoordiging de voorwaarde dat de douaneagent bij elke handeling die hij als vertegenwoordiger verricht, moet uitdrukkelijk verklaren dat hij dit als vertegenwoordiger doet. Hij moet daarbij ook aangeven of hij als direct of indirect vertegenwoordiger optreedt en voor welke belanghebbende hij handelt. De gegevens van deze (rechts)persoon (vertegenwoordigde) moeten op de voorgeschreven wijze bekend worden gemaakt.
(artikel 5, lid 4, eerste alinea CDW)

Voorbeeld:

Als een belanghebbende een verzoek om terugbetaling wil doen of een bezwaarschrift wil indienen, kan hij zich laten vertegenwoordigen door een fiscaal adviseur. Deze persoon stelt dan het dossier samen, stelt het verzoek- of bezwaarschrift op en dient dat in bij de douaneautoriteiten. De fiscaal adviseur vermeldt in zijn verzoek- of bezwaarschrift namens welke (rechts)persoon hij optreedt. De daartoe strekkende machtiging moet daarbij worden overgelegd. Uit de machtiging moet ook blijken of een eventuele terugbetaling die uit de behandeling van het verzoek om terugbetaling of het bezwaarschrift voortvloeit aan de vertegenwoordiger mag worden gedaan. Is hierover niets in de machtiging vastgelegd dan doet de Douane de terugbetaling aan de rechthebbende - de vertegenwoordigde. Zie over terugbetalingen ook paragraaf 3.4.
(Zie onderdeel Terugbetaling, nummer 31.00.00 en onderdeel Bezwaar en beroep, nummer 32.00.00 van dit Handboek)

Als een douaneagent niet aan het kenbaarheidvereiste voldoet - hij vermeldt bijvoorbeeld niet uitdrukkelijk dat hij optreedt als vertegenwoordiger ten behoeve van een andere (rechts)persoon - dan wordt hij geacht in eigen naam en voor eigen rekening te handelen.
(artikel 5, lid 4, tweede alinea CDW)

Voorbeeld:

Een douaneagent dient een aangifte in maar vermeldt daarin niet op de voorgeschreven wijze, bijvoorbeeld volgens de codes zoals opgenomen in de Algemene douaneregeling, dat hij deze indient als direct vertegenwoordiger. Hij wordt dan geacht de aangifte in eigen naam en voor eigen rekening te hebben gedaan. Het gevolg daarvan kan zijn dat hij zelf als aangever en schuldenaar wordt aangemerkt.

 

Naar boven

2.3.4 Bekrachtiging van schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid

Als een douaneagent een aangifte indient als vertegenwoordiger, zonder dat hij ten tijde van het indienen van de aangifte over de vereiste machtiging beschikt, kan een belanghebbende alsnog de bevoegdheid van vertegenwoordiging bekrachtigen. Dit kan bijvoorbeeld door betaling van de douane- en/of belastingschuld die uit de aanvaarding van de aangifte voortvloeit. Als de belanghebbende de douaneschuld die voortvloeit uit de aanvaarding van een aangifte voor het plaatsen onder de regeling brengen in het vrije verkeer voldoet, kan hij achteraf niet meer stellen dat de vertegenwoordiger niet bevoegd was (zie ook paragraaf 1.2).
Als een douaneagent een aangifte indient als vertegenwoordiger, zonder dat hij ten tijde van het indienen van de aangifte over de vereiste machtiging beschikt, kan er toch sprake van zijn van het opwekken van de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid, wanneer sprake is van een verklaring of gedraging waaruit de Douane onder de gegeven omstandigheden redelijkerwijs mocht aannemen dat een toereikende machtiging is verleend.