Aangifte loonheffingen (loonaangifte) - hoe doe ik dat?

Als u personeel in dienst hebt, moet u elke maand of elke 4 weken loonaangifte doen. Hoe u aangifte doet, hangt af van het aantal werknemers dat u in dienst hebt.

• U hebt 10 of minder werknemers

  Als u 10 of minder werknemers hebt, kunt u aangifte doen met onze aangiftesoftware via Mijn Belastingdienst Zakelijk. U moet dan wel u in Nederland zijn gevestigd. U logt in met DigiD als u een eenmanszaak, een vof of een maatschappij hebt, anders met eHerkenning. Hebt u nog geen eHerkenning? Op Zo werkt eHerkenning vindt u meer informatie.

  Na het inloggen gaat u naar 'Loonheffingen'. Daar start u de loonaangifte van het tijdvak waarover u aangifte wilt doen. U beantwoordt alle vragen. Uw antwoorden worden bij de volgende aangifte automatisch ingevuld. De volgende keer hoeft u dus alleen nog de gegevens aan te passen die zijn veranderd in het betreffende tijdvak. Alle aangiften die u hebt gedaan, vindt u onder 'Ingestuurde aangiften'.

  U kunt ook aangifte doen met commerciële software. Onder 'U hebt meer dan 10 werknemers' leest u hier meer over.

  Als u in het buitenland bent gevestigd

  Bent u niet in Nederland gevestigd, dan moet u aangifte doen met commerciële software. Onder 'U hebt meer dan 10 werknemers' leest u hier meer over. Of u kunt uw aangifte laten doen door een intermediair.

• U hebt meer dan 10 werknemers

  Als u meer dan 10 werknemers hebt, moet u aangifte doen met commerciële software. Daarvoor geldt:

  • De software moet geschikt zijn voor Digipoort.
  • U moet een PKIoverheid services servercertificaat hebben.
  • Als u berichten verstuurt die groter zijn dan 80 MB, moet u een FTP-account bij Logius hebben.

  Meer hierover leest u in hoofdstuk 13 van het 'Handboek Loonheffingen'. U vindt het handboek op belastingdienst.nl/loonheffingen.

Wat u nodig hebt voor de aangifte loonheffingen

U moet als werkgever een loonadministratie bijhouden. Het is van belang dat u deze op orde hebt, want de gegevens uit de loonadministratie zijn leidend voor de aangifte. Daarnaast is het belangrijk dat uw loonstaten zijn bijgewerkt. De loonstaten zijn onderdeel van uw loonadministratie. Meer over de loonadministratie leest u in hoofdstuk 3 van het 'Handboek Loonheffingen'. Meer over de loonstaten leest u in hoofdstuk 11 van het 'Handboek Loonheffingen'. U vindt het handboek op belastingdienst.nl/loonheffingen.

Doe ook aangifte als u geen loon en loonheffingen hebt aan te geven

Ook in deze situaties doet u aangifte loonheffingen:

• U hebt in een aangiftetijdvak geen werknemers in dienst. In dat geval doet u een zogenoemde nihilaangifte.
• U hebt in een aangiftetijdvak wel werknemers in dienst, maar u hebt geen loon uitbetaald. In dat geval doet u een zogenoemde nulaangifte.

Meer over de nihilaangifte en nulaangifte leest u in hoofdstuk 13 van het 'Handboek Loonheffingen'. U vindt het handboek op belastingdienst.nl/loonheffingen.

Hebt u een fout gemaakt?

Dan kunt u de fout herstellen en de aangifte opnieuw versturen. Behalve als de aangiftetermijn al voorbij is op het moment dat u de fout wilt herstellen. Dan kunt u bij de eerstvolgende aangifte een correctie versturen. Hoe u dit doet, leest u in hoofdstuk 14 van het 'Handboek Loonheffingen'. U vindt het handboek op belastingdienst.nl/loonheffingen.

U kunt de aangifte ook laten doen door een intermediair

Uw aangifte uitbesteden aan een intermediair kost geld, maar het biedt ook veel gemak en voorkomt mogelijk fouten in uw loonaangifte. Maak wel goede afspraken. Want u blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de aangifte.

De verplichting om loonaangifte te doen eindigt pas als u zich afmeldt als werkgever

U kunt zich afmelden als werkgever met het formulier 'Melding Loonheffingen Afmelding werkgever'. U krijgt dan van ons een brief waarin staat vanaf wanneer u geen aangifte loonheffingen meer hoeft te doen. Zolang u die brief niet hebt gekregen, blijft u aangifte loonheffingen doen.