Lees voor

Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor uw belastingzaken. U vult uw belastingaangiften in op basis van uw administratie. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren.

Administratie opzetten en gegevens bewaren

Op Ondernemersplein vindt u algemene informatie over het opzetten van uw administratie.

Hier leest u hoe u uw administratie inricht zodat u op tijd en correct belastingaangifte kunt doen. U krijgt antwoord op de volgende vragen:

Op de pagina Gemakkelijk administreren, aangifte doen en betalen vindt u manieren die het makkelijker maken om uw administratie bij te houden, belastingaangifte te doen of btw te betalen.

Waarom is het belangrijk dat u gegevens goed bewaart?

Is uw administratie niet volledig? Of bewaart u uw administratie niet lang genoeg? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.

Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en uw aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen. Zoals de kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.

Welke gegevens moet u bewaren?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda's en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden
  • gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie

Tip!

Houd bij hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. U vindt meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek bij Ondernemersaftrek.

Hoe moet u gegevens bewaren?

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Zorg er wel voor dat wij uw administratie binnen een redelijke termijn kunnen controleren.

U kunt met ons afspraken maken over:

  • de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
  • het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Neem daarvoor contact op met uw belastingkantoor.

Let op!

Maak regelmatig op papier berekeningen om de aansluiting tussen uw administratie, uw aangiften en de jaarrekening te controleren. Bewaar deze (klad)berekeningen bij uw administratie. Wij zullen u daarnaar vragen.

Computerprogramma’s en bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.

Conversie

Wanneer u een scan maakt van een papieren factuur, dan noemen we dat conversie. Hetzelfde geldt voor het uitprinten van een digitale factuur. Bij conversie zet u dus bepaalde gegevens uit uw administratie over van de ene naar de andere gegevensdrager.

Om aan uw bewaarplicht te voldoen, is het belangrijk dat u de geconverteerde gegevens ook in de originele vorm bewaart. Na het inscannen bewaart u bijvoorbeeld ook de originele papieren facturen.

Wilt u papieren gegevens uit uw administratie na het digitaliseren toch weggooien? Bijvoorbeeld vanwege ruimtegebrek? Dan mag dat alleen onder bepaalde voorwaarden:

  • De gegevens moeten volledig en juist worden overgezet. Zoals de voor- en achterkant van een factuur of eventuele watermerken.
  • De op de nieuwe gegevensdrager vastgelegde gegevens moeten de hele bewaarperiode beschikbaar blijven.
  • De bewaarde gegevens moeten binnen een redelijke termijn (re-)produceerbaar en leesbaar gemaakt kunnen worden. Zodat deze bij een eventuele controle binnen een redelijke termijn overgelegd kunnen worden.

Twijfelt u of u aan bovenstaande voorwaarden hebt voldaan? Neem dan contact op met uw belastingkantoor.

Administratieve verplichtingen voor de btw

Voor uw btw-aangifte moet u nog met een aantal andere zaken rekening houden. Daarover leest u meer bij Btw/Administratie bijhouden.

Administratieve verplichtingen voor de loonheffingen

Ook voor uw aangifte loonheffingen zijn er nog andere zaken waar u op moet letten. Over de loonadministratie leest u meer in het Handboek Loonheffingen. U vindt dit handboek op de pagina Loonheffingen.

Keurmerk

Er is een keurmerk voor rittenregistratie.

Maakt u gebruik van een systeem met dit keurmerk, dan gaan wij ervan uit dat uw gegevens betrouwbaar zijn.

Hoelang moet u gegevens bewaren?

Dat hangt van het soort gegevens af:

Overzicht bewaartermijnen administratieve gegevens
Soort gegevens Hoe lang bewaren?
Basisgegevens 7 jaar
Gegevens onroerende zaken 10 jaar
Gegevens éénloketsysteem (One Stop Shop) 10 jaar
Andere gegevens 7 jaar, of korter als u hierover met ons afspraken maakt

Let op!

Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn. Bijvoorbeeld: een leasecontract dat 4 jaar loopt, bewaart u gedurende deze periode van 4 jaar in uw administratie. Pas na deze periode begint de bewaartermijn van 7 jaar.

Wat zijn basisgegevens?

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie
  • gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden

Hoe maakt u afspraken met ons over een kortere bewaartermijn?

Neem daarvoor contact op met uw belastingkantoor.

Heeft deze informatie u geholpen?