45.00.00 Samenwerking met OLAF

3 Deelname aan EU-missies

OLAF doet regelmatig een beroep op Nederlandse overheidsdiensten om deel te nemen aan communautaire onderzoeksmissies in derde landen. Diensten die met dergelijke verzoeken te maken krijgen, zijn onder meer:

• de Belastingdienst/Douane;

• de Belastingdienst/FIOD;

• de Algemene Inspectie Dienst (AID) van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

In dit hoofdstuk vindt u praktische aanwijzingen voor de betrokken diensten. Daarbij komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• rechtsgronden voor EU-missies in derde landen (paragraaf 3.1);

• procedure verzoek om deelname (paragraaf 3.2);

• voorbereiding van de missie (paragraaf 3.3);

• uitvoering van de missie (paragraaf 3.4);

• evaluatie en afhandeling van de missie (paragraaf 3.5).

Naar boven

3.1 Rechtsgronden voor EU-missies in derde landen

Voor EU-missies in derde landen bestaan de volgende rechtsgronden:

• Verordening (EG) nr. 515/97 (paragraaf 3.1.1);

• Associatieovereenkomsten (paragraaf 3.1.2).

Naar boven

3.1.1 Verordening (EG) nr. 515/97

Op basis van artikel 20 van Verordening (EG) nr. 515/97 van 13 maart 1997 kan OLAF communautaire missies voor administratieve samenwerking en onderzoek in derde landen organiseren. Dit gebeurt in coördinatie en in nauwe samenwerking met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten. Het doel van deze onderzoeken is na te gaan of de douane- en landbouwvoorschriften juist zijn toegepast. OLAF kan zelf het initiatief nemen tot een missie, maar ook de lidstaten kunnen dit doen. De Commissie wijst ambtenaren aan die deelnemen aan de missie. Meestal zijn dit OLAF-medewerkers. Daarnaast wijst ook de meest betrokken lidstaat (of lidstaten) deelnemers aan.

Naar boven

3.1.2 Associatieovereenkomsten

De Europese Unie heeft met veel landen of groepen van landen overeenkomsten gesloten voor het preferentiële handelsverkeer. In de bijlagen van die associatiebesluiten zijn regelingen voor administratieve samenwerking opgenomen.
Zo staat in de artikelen 32 van respectievelijk Besluit nr. 1/2000 van de ACS-EG-Comité en van Besluit nr. 2001/822/EG (LGO) de mogelijkheid voor OLAF om op verzoek van het betrokken ACS-land deel te nemen aan een onderzoek naar schending van de bepalingen van het protocol. Gebruikelijk is dan dat ambtenaren van de meest betrokken lidstaten deel uitmaken van de Commissie-delegatie.

De regelingen voor administratieve samenwerking bieden niet altijd de mogelijkheid om met deelname van de lidstaten en OLAF daadwerkelijk onderzoek in het betrokken land te doen. Om na te gaan of terecht gebruik is gemaakt van een preferentiële regeling, kan het echter noodzakelijk zijn dat zo’n onderzoek plaatsvindt. In die gevallen zal de Commissie proberen hierover bilaterale afspraken met het betrokken land te maken.

Naar boven

3.2 Procedure verzoek om deelname

In het verleden werden verzoeken van OLAF aan Nederland om deel te nemen aan onderzoeksmissies in derde landen op ad-hocbasis behandeld. OLAF weet namelijk niet altijd aan welke instantie zij zo’n verzoek moet richten. Ook komt het voor dat OLAF-ambtenaren rechtstreeks een verzoek richten aan Nederlandse ambtenaren. Dit is dan vaak een gevolg van bestaande contacten over een bepaald dossier, want een communautaire missie is meestal het sluitstuk van een al veel langer lopend administratief onderzoek. Er is dan al contact geweest tussen OLAF en de Nederlandse autoriteiten.

Het DIC is meestal al op de hoogte wanneer OLAF een communautaire missie voorbereidt en weet of OLAF een verzoek aan Nederland zal doen om deel te nemen. Het DIC zit ook het AM-overleg voor. In dit overleg tussen de Douane en de bijzondere opsporingsdiensten (FIOD en AID) komen de verzoeken van OLAF aan de orde. Ook coördineert het DIC de behandeling van de AM-meldingen en is zij in het bezit van de relevante dossiers.

In de diverse regelingen over wederzijdse bijstand is het DIC aangewezen als bevoegde autoriteit voor de uitvoerende werkzaamheden. Daarom richt OLAF het formele verzoek om Nederlandse deelname aan een communautaire missie aan het hoofd van het DIC. Het DIC toetst dit verzoek op douanetechnische aspecten. De volgende instanties toetsen het verzoek op beleidsmatige aspecten:

• directie Douane;

• DGBEL/Team Internationaal;

• DGBEL/Team Douane en Milieu.

De behandeling van een verzoek om deelname aan een EU-missie vindt als volgt plaats:

1. Het verzoek van de directeur OLAF om deelname komt binnen bij het hoofd DIC.

2. Het hoofd DIC bevestigt de ontvangst van het verzoek aan de directeur OLAF en stelt de directeur Douane op de hoogte. Het hoofd DIC geeft daarbij een advies over de deelname en meldt ook de naam van de deelnemer.

3. Er zijn dan twee mogelijkheden:

   • Als in het advies deelname van een medewerker van een douanedistrict is opgenomen, vraagt het hoofd DIC daarvoor toestemming aan het betrokken districtshoofd.

   • Als in het advies deelname van een medewerker van de FIOD is opgenomen, vraagt het hoofd DIC daarvoor toestemming aan de directeur FIOD.

4. De directeur Douane toetst het verzoek op beleidsmatige aspecten en stelt het hoofd DIC van zijn beslissing op de hoogte. Als het nodig is, raadpleegt de directeur de betrokken directies van het Ministerie van Financiën. Wanneer het gaat om een missie buiten Europa, legt de directeur Douane het verzoek voor aan de Directeur-Generaal.

5. Het hoofd DIC informeert de directeur OLAF en is bij een positieve beslissing verantwoordelijk voor de verdere afhandeling van het verzoek.

Naar boven

3.3 Voorbereiding van de missie

Verordening (EG) nr. 515/97 bevat het kader voor de administratieve samenwerking tussen OLAF en de lidstaten. De lidstaten zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de toepassing van communautaire wetgeving. Ook zijn zij verantwoordelijk voor onderzoek naar en vaststelling van onregelmatigheden in verband met die wetgeving. De rol van OLAF is beperkt tot die gevallen waar zij meer kan bieden dan de lidstaten, bijvoorbeeld omdat zij over meer informatie van andere lidstaten beschikt. De ambtenaren van de lidstaten die aan onderzoeksmissies deelnemen, voeren dus hun eigen taken uit. Zij doen niet "het werk van OLAF".

De Commissie zorgt, namens alle deelnemende lidstaten, voor regelingen met het betrokken derde land. Deze regelingen zijn op een van de volgende gronden gebaseerd:

• een algemene overeenkomst, besluit of protocol over wederzijdse bijstand op douanegebied;

• specifieke bepalingen voor administratieve samenwerking (bijvoorbeeld preferentiële oorsprongregels).

De regeling kan ook toegespitst zijn op een specifiek geval.

Voor de missie wordt een EU-team samengesteld. Dit team opereert namens de betrokken lidstaten als het gaat om het onderzoek zelf. Het opereert namens de EU als het gaat om de betrekkingen met het derde land in het kader van de overeenkomst of regeling.

Bij het voorbereiden van de missie hebben de deelnemende lidsta(a)t(en) en OLAF ieder hun eigen taken. Deze worden hierna behandeld:

• taken van de deelnemende lidsta(a)t(en) (paragraaf 3.3.1);

• taken van OLAF (paragraaf 3.3.2).

Naar boven

3.3.1 Taken van de deelnemende lidsta(a)t(en)

Een deelnemende lidstaat heeft de volgende taken:

• De lidstaat wijst een deelnemer aan die namens deze lidstaat deelneemt aan de EU-missie. De deelnemer beschikt over een goede kennis van het dossier en de onderliggende wetgeving. Eventuele andere benodigde kwaliteiten zijn afhankelijk van het te bezoeken derde land en het doel van het onderzoek. Daarnaast wijst de lidstaat een contactpersoon aan die tijdens de missie bepaalde werkzaamheden kan uitvoeren. In Nederland is dit een medewerker van het DIC, omdat het DIC snel toegang kan krijgen tot informatie (centraalloketfunctie).

• De lidstaat verzamelt alle relevante documentatie van de te onderzoeken transacties over de invoer in of de uitvoer uit de betrokken lidstaat (bijvoorbeeld een lijst met afschriften van te controleren oorsprongscertificaten). Mocht de deelname aan de missie al in een vroegtijdig stadium bekend zijn, dan kan de Nederlandse deelnemer hieraan een bijdrage leveren. In veel gevallen zal echter de AM-coördinator van het DIC de documentatie al verzameld hebben, waardoor de deelnemer tijd kan besteden aan gedetailleerder voorbereidend onderzoek naar betrokken ondernemingen in de lidstaten.

• De lidstaat stuurt de documentatie over het betreffende dossier naar OLAF als dit nog niet is gebeurd. In Nederland is het DIC hiervoor verantwoordelijk. OLAF kan deze documentatie (of delen daarvan) eventueel als voorbereiding op het eigenlijke onderzoek opsturen naar het derde land.

Naar boven

3.3.2 Taken van OLAF

OLAF heeft de volgende taken:

• OLAF zorgt ervoor dat het vooronderzoek (met name het verzamelen van de documentatie) in de belangrijkste betrokken lidstaten zover gevorderd is, dat de missie kan plaatsvinden.

• OLAF legt contacten met:

  • de autoriteiten van het derde land;

  • de plaatselijke delegatie van OLAF als die er is;

  • de ambassade van de lidstaat die het voorzitterschap van de Raad van de Europese Gemeenschappen uitoefent.

• OLAF vraagt toestemming aan de autoriteiten van het land waar het onderzoek plaatsvindt, voor de af te leggen bezoeken bij bedrijven en instanties. Deze bezoeken brengt OLAF vooraf in kaart.

• OLAF belegt een vergadering met de deelnemers aan de missie. In deze vergadering worden doel, omvang en strategie van het onderzoek vastgesteld. Daarnaast is het wenselijk dat de leden van de missie elkaar ten minste één keer voorafgaand aan de missie hebben ontmoet.

• OLAF regelt de praktische organisatie van de missie voor het vertrek. OLAF zorgt bijvoorbeeld voor:

  • boekingen;

  • uitreiking van reisdocumenten;

  • regeling voor onkostenvergoeding met inachtneming van de limieten die daarvoor gelden;

• autohuur.

• OLAF maakt een goede taakverdeling, zodat vooraf duidelijk is wat iedereen op de plaats van het onderzoek moet doen. De deelnemers aan de missie zullen als eenheid moeten opereren op basis van gelijkheid.

• OLAF probeert vanuit het te bezoeken land informatie te krijgen, zodat er al goed inzicht is in het douanesysteem, het certificaten- of vergunningensysteem et cetera. Dit betekent tijdwinst ter plaatse.

Naar boven

3.4 Uitvoering van de missie

In deze paragraaf komen de volgende onderwerpen aan bod:

• algemeen (paragraaf 3.4.1);

• onderzoek ter plaatse (paragraaf 3.4.2).

Naar boven

3.4.1 Algemeen

In de praktijk zal de case-officer (degene die binnen OLAF verantwoordelijk is voor het dossier) optreden als missieleider. Hij heeft de leiding bij het overleg met de autoriteiten van het derde land en is verantwoordelijk voor de logistiek van de missie. Daarnaast coördineert hij het onderzoek en draagt zorg voor de realisatie van de doelen van het onderzoek.

Uit ervaring is gebleken dat er tijdens de missies veel tijd gaat zitten in het administratief verwerken van de resultaten van het onderzoek. Een goede voorbereiding kan dit verbeteren. Een hulpmiddel bij de administratieve verwerking is een personal computer of een notebook. Deze computers moeten dan uitgerust zijn met tekstverwerkingsprogramma’s en databases waarmee alle missieleden kunnen werken.

Naar boven

3.4.2 Onderzoek ter plaatse

De leiding van het onderzoek is in handen van de (douane)autoriteiten van het betrokken land. Naast de douane kunnen ook andere instanties deel uitmaken van het onderzoek, bijvoorbeeld:

• Kamer van Koophandel;

• havenautoriteiten;

• een afdeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

Bijna altijd wordt onderzoek verricht in de administratie van betrokken bedrijven. Deelnemers aan communautaire missies moeten bij voorkeur ervaring hebben met dergelijk onderzoek. Voor allerlei praktische zaken kunnen deelnemers aan missies informatie inwinnen bij de afdeling AM van het DIC.