6.00.00 Noodprocedures

1 Inleiding

Indien u voor het vervoer van goederen onder schorsing van accijns en veraccijnsd gebruik maakt van het Excise Movement Control System (EMCS) en er door automatiseringsproblemen geen communicatie mogelijk is met EMCS kunt u gebruik maken van een aantal verschillende noodprocedures.

Het is mogelijk om online na te gaan of er automatiseringsproblemen zijn bij het benaderen van EMCS in MijnDouane in relatie tot het accijnsgoederenvervoer.

In de volgende onderdelen wordt dit verder toegelicht.

Naar boven

1.1 Serviceberichten en verstoringen in EMCS of MijnDouane

1.1.1 Eigen software (S2S)

Indien u gebruik maakt van eigen software (S2S) en het niet lukt om rechtstreeks EMCS te benaderen dan kunt u controleren of het probleem wordt veroorzaakt door softwareproblemen bij de Overheid. U kunt u dit nagaan via de site van de Nationale Helpdesk Douane (NHD).

Via deze link ziet u het actuele overzicht van de NHD met als titel: “Beschikbaarheid en onderhoudsmomenten Douane processen”. Vervolgens kiest u voor het overzicht “Proces ‘vervoer van accijnsgoederen’ (EMCS)”. In dit scherm worden alle meldingen betreffende EMCS getoond. De meldingen zijn chronologisch gerangschikt en de nieuwste melding staat bovenaan.

 

Via het RSS-icoontje aan de rechterkant (laatste nieuws) kunt u zich abonneren op het laatste nieuws. U krijgt dan automatisch een e-mail als er voor EMCS iets te melden is qua beschikbaarheid en onderhoudsmomenten.

Indien blijkt dat er van de kant van de Overheid geen problemen zijn met het kunnen benaderen van EMCS zult u binnen uw eigen automatiseringssysteem moeten nagaan waardoor u EMCS niet kunt benaderen.

Naar boven

1.1.2 Mijn Douane

Indien u gebruik maakt van Mijn Douane en er sprake is van automatiseringsproblemen dan wordt dit op het inlogscherm van Mijn Douane gemeld via een specifiek servicebericht.

Naar boven

1.2 Noodprocedure bij vertrek

Naar boven

1.2.1 EMCS is niet beschikbaar

De noodprocedure bij vertrek mag worden toegepast wanneer EMCS door automatiseringsproblemen aan de kant van de Overheid (Douane) niet beschikbaar is voor aanvang van verzending van de accijnsgoederen.

U kunt de accijnsgoederen toch vervoeren als u gebruik maakt van een papieren nooddocument.

Naar boven

1.2.2 Automatiseringsproblemen bij de verzender

De noodprocedure bij vertrek mag ook worden toegepast indien er automatiseringsproblemen zijn bij de verzender. De verzender dient dit automatiseringsprobleem te melden bij de Douane met opgaaf van de technische oorzaak, onder bijvoeging van een kopie van het opgemaakte nooddocument. Deze melding stuurt u naar het volgende e-mailadres: cua@douane.nl.

U kunt, nadat u de gedane melding hebt gedaan, de accijnsgoederen onder schorsing van accijns of veraccijnsd laten vervoeren met een papieren nooddocument.

Naar boven

1.2.3 Nooddocument “Indiening e-(V)AD” (bij verzending)

Geadviseerd wordt om hiervoor het door de Europese Commissie gestandaardiseerde nooddocument te gebruiken. In de toelichting behorende bij dit nooddocument kunt u lezen welke informatie in welk vak dient te worden vermeld. Zie hoofdstuk 2 in dit onderdeel van het handboek.

U mag ook de te vermelden gegevens op een zelfgemaakt nooddocument zetten.

Het nooddocument “Indiening e-(V)AD” (bij verzending) dient:

• te worden voorzien van een door u aangemaakt uniek volgnummer (lokaal referentie nummer (LRN)). Met dit nummer kan de zending in uw administratie worden herkend;

• de gegevens te bevatten, zoals vermeld in het aanbevolen gestandaardiseerde document;

• tijdens het vervoer bij de accijnsgoederen aanwezig te zijn.

U dient een kopie van het nooddocument te bewaren in uw administratie. De Douane kan aan u een kopie van het nooddocument vragen.

Naar boven

1.2.4 Automatiseringsproblemen opgelost

Op het moment dat EMCS weer beschikbaar is en/of de automatiseringsproblemen bij u zijn opgelost moet u alsnog een e-(V)AD indienen. Hierbij geeft u aan dat de accijnsgoederen al zijn verzonden met een nooddocument en in het e-(V)AD vermeldt u het unieke lokale referentienummer (LRN) dat u op het nooddocument “Indiening e-AD” (bij verzending) hebt vermeld.

Naar boven

1.2.5 Ontvangst met een Nooddocument

Indien u de accijnsgoederen hebt ontvangen met een nooddocument “Indiening e-(V)AD” (bij verzending) dient u de goederen bij ontvangst onmiddellijk op te nemen in uw administratie. U hoeft geen noodbericht van ontvangst in te sturen. Als de verstoring is verholpen ontvangt u alsnog het bericht “Elektronisch Administratief Document” (IE 801) uit de lidstaat van verzending. Zie onderdeel 3.00.00 in dit handboek. Na ontvangst van dit bericht stuurt u direct het “Bericht van ontvangst” (IE 818) in. U dient het ontvangen nooddocument te bewaren in uw administratie. De Douane kan aan u een kopie van het nooddocument vragen.

Naar boven

1.3 Noodprocedure bij ontvangst

1.3.1 EMCS niet-beschikbaar

De noodprocedure bij ontvangst mag worden toegepast wanneer EMCS door automatiseringsproblemen aan de kant van de Overheid (Douane) niet beschikbaar is.

Naar boven

1.3.2 Automatiseringsproblemen bij de ontvanger

De noodprocedure bij ontvangst mag ook worden toegepast indien er automatiseringsproblemen zijn bij de ontvanger. De ontvanger dient dit automatiseringsprobleem te melden bij de Douane met opgaaf van de technische oorzaak, onder bijvoeging van een kopie van het opgemaakte nooddocument. Deze melding stuurt u naar het volgende e-mailadres: cua@douane.nl.

Naar boven

1.3.3 Nooddocument “Bericht van ontvangst/bericht van uitvoer”

Indien u de accijnsgoederen en het bijbehorende bericht “Elektronisch Administratief Document” (IE 801) hebt ontvangen met het (V)ARC-nummer en u kunt, omdat EMCS langer dan 5 werkdagen niet beschikbaar is, geen bericht van ontvangst indienen dan moet u de ontvangst melden met het nooddocument “Bericht van ontvangst”.

Geadviseerd wordt om hiervoor het door de Europese Commissie gestandaardiseerde nooddocument “Bericht van ontvangst” te gebruiken. In de toelichting behorende bij dit nooddocument kunt u lezen welke informatie in welk vak dient te worden vermeld. Zie hoofdstuk 2 in dit onderdeel van het handboek. U mag de te vermelden gegevens ook op een zelfgemaakt document zetten.

U dient een kopie van het nooddocument te bewaren in uw administratie. De Douane kan aan u een kopie van het nooddocument vragen.

Naar boven

1.3.4 Automatiseringsproblemen opgelost

Op het moment dat EMCS weer beschikbaar is en/of de automatiseringsproblemen bij u zijn opgelost moet u alsnog het “Bericht van ontvangst” (IE 818) indienen.

Naar boven

1.4 Noodprocedure bij wijziging bestemming in een e-(V)AD

1.4.1 Nooddocument “wijziging van bestemming”

Indien EMCS niet beschikbaar/benaderbaar is en u als verzender tijdens het vervoer van de accijnsgoederen met een e-(V)AD de bestemming gaat wijzigen dient u gebruik te maken van het nooddocument “Wijziging van bestemming”.

Geadviseerd wordt om hiervoor het door de Europese Commissie gestandaardiseerde nooddocument te gebruiken. In de toelichting behorende bij dit nooddocument kunt u lezen welke informatie in welk vak dient te worden vermeld. Zie hoofdstuk 2 in dit onderdeel van het handboek. U mag de te vermelden gegevens ook op een zelfgemaakt document zetten.

Het nooddocument “Wijziging van bestemming” dient:

• de gegevens te bevatten, zoals vermeld in het aanbevolen gestandaardiseerde document

• tijdens het vervoer bij de accijnsgoederen aanwezig te zijn.

U kunt de accijnsgoederen toch vervoeren als u gebruik maakt van een papieren nooddocument.

Een kopie stuurt u naar het volgende e-mailadres: cua@douane.nl.

De Douane kan bij een controle aan u een kopie van het nooddocument vragen.

U dient een kopie van de verstuurde e-mail en een kopie van het nooddocument te bewaren in uw administratie. De Douane kan hier naar vragen.

Naar boven

1.4.2 Automatiseringsproblemen opgelost

Op het moment dat EMCS weer beschikbaar is en/of de automatiseringsproblemen bij u zijn opgelost moet u alsnog het bericht “Wijziging bestemming” (IE 813) indienen.

Naar boven

1.5 Noodprocedure bij het splitsen van een e-AD

Deze noodprocedure kan alleen worden toegepast indien u gebruik maakt van eigen software en het betrekking heeft op het vervoer van minerale oliën. Zie punt 1.6. in onderdeel 2.00.00 in dit handboek.

Naar boven

1.5.1 EMCS niet beschikbaar

De noodprocedure mag worden toegepast wanneer EMCS door automatiseringsproblemen aan de kant van de Overheid (Douane) niet beschikbaar is.

U kunt de accijnsgoederen toch vervoeren als u gebruik maakt van een papieren nooddocument.

Naar boven

1.5.2 Automatiseringsproblemen bij de verzender

De noodprocedure mag ook worden toegepast indien er automatiseringsproblemen zijn bij de verzender. De verzender dient dit automatiseringsprobleem te melden in Apeldoorn met opgaaf van de technische oorzaak, onder bijvoeging van een kopie van het opgemaakte nooddocument. Deze melding stuurt u naar het volgende e-mailadres: Douane.DCP.Accijns@douane.nl.

U kunt, nadat u de gedane melding hebt gedaan, de accijnsgoederen onder schorsing van accijns laten vervoeren met een papieren nooddocument.

Naar boven

1.5.3 Automatiseringsproblemen bij de verzender

De noodprocedure mag ook worden toegepast indien er automatiseringsproblemen zijn bij de verzender. De verzender dient dit automatiseringsprobleem te melden in Apeldoorn met opgaaf van de technische oorzaak, onder bijvoeging van een kopie van het opgemaakte nooddocument. Deze melding stuurt u naar het volgende e-mailadres: Douane.DCP.Accijns@douane.nl.

U kunt, nadat u de gedane melding hebt gedaan, de accijnsgoederen onder schorsing van accijns laten vervoeren met een papieren nooddocument.

Naar boven

1.5.4 Automatiseringsproblemen opgelost

Op het moment dat EMCS weer beschikbaar is en/of de automatiseringsproblemen bij u zijn opgelost moet u alsnog het bericht “Concept splitsing van een e-AD” (IE825) indienen.

Naar boven

1.6 Noodprocedure bij annulering van een e-AD

Naar boven

1.6.1 EMCS niet beschikbaar

De noodprocedure mag worden toegepast wanneer EMCS door automatiseringsproblemen aan de kant van de Overheid (Douane) niet beschikbaar is voor aanvang van verzending van de accijnsgoederen en u een geregistreerd e-AD wilt annuleren.

Naar boven

1.6.2 Automatiseringsproblemen bij de verzender

De noodprocedure mag ook worden toegepast indien er automatiseringsproblemen zijn bij de verzender. De verzender dient dit automatiseringsprobleem te melden in Apeldoorn met opgaaf van de technische oorzaak, onder bijvoeging van een kopie van het opgemaakte nooddocument. Deze melding stuurt u naar het volgende e-mailadres: Douane.DCP.Accijns@douane.nl.

Naar boven

1.6.3 Nooddocument “Annulering”

Indien EMCS niet beschikbaar/benaderbaar is en u als verzender voor aanvang van het vervoer van de accijnsgoederen een geregistreerd e-AD wilt annuleren kan u gebruik maken van het nooddocument “Annulering”. Indien EMCS niet beschikbaar/benaderbaar is en u als verzender voor aanvang van het vervoer van de accijnsgoederen een geregistreerd e-AD wilt annuleren kan u gebruik maken van het nooddocument “Annulering”.
Geadviseerd wordt om hiervoor het door de Europese Commissie gestandaardiseerde nooddocument te gebruiken. In de toelichting behorende bij dit nooddocument kunt u lezen welke informatie in welk vak dient te worden vermeld. Zie hoofdstuk 2 in dit onderdeel van het handboek. U mag de te vermelden gegevens ook op een zelfgemaakt document zetten.

Het nooddocument “Annulering” dient de gegevens te bevatten, zoals vermeld in het aanbevolen gestandaardiseerde document.

U dient een kopie van het nooddocument te bewaren in uw administratie. De Douane kan aan u een kopie van het nooddocument vragen.